Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner

NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også aktiviteter/Sjekkliste og Kalender.

http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers

Tilganger som kreves for å publisere

Se tilganger for informasjon

Huskeliste for den som annonserer et NUUG-arrangement

Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer.

Publisering bør skje i god tid før arrangementet, ideelt 6-8 uker

Påminnelse bør sendes X dager før arrangementet

Legge ut info om møtet i Kalender på adict. Se adict for steg- for steginstruksjoner. Krever tilgang til geekbay.nuug.no med ssh
Legg ut info om møtet på https://nuug.no med hjelp av cvs. Se cvs for steg for steg. Krever tilgang til geekbay.nuug.no med ssh
Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt. plakat plakat-veiviser
Send ut e-post til aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no og interesserte@nuug.no
Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.
"Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin Facebook-side
Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.
Legg ut nuug-url for møtet på NUUGs IRC-kanal
Annonser møtet som eget Facebook-event som opprettes under NUUGs Facebookside.
- Har du mange data-venner på facebook, eller andre potensielt interesserte, send de en invite (Er mulig å organisere venner i grupper og bulk-sende dem)
Annonser møtet på NUUGs meetup-side Meetup-side (Trykk announce-knappen for å annonsere, rød knapp oppe i høyre hjørne)
- Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no

Huskeliste for de som arrangerer møter

Pass på at minst én person med adgangskort er med på møtet
- Pr. august 2022 er dette: trench, bfg, knuty og xenadu
Forsikre seg at det er oppmøte i fra grupper/video. Se RT sak.(Hva er RT-sak?)
Send e-post til video@nuug.no med forespørsel om de kan ta opp møtet på video
- Om videogruppa kan ta opptak, oppdater invitasjonene med link til live-streamen (Her må vi legge inn url til linken)
- Om videogruppa ikke kan ta opptak, så gjør foredragsgruppa dette selv
Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som postscript og OOo-fil.
Sett opp NUUG-banneret (rollup) i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset sammen med noen andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: Det video-utstyret som brukes mest bor der hvor David Noble jobber.
Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introduser foredragsholder.
- Ta med og gi gave (glass-isbjørn) til foredragsholder. Noen få lagres i NUUG sitt skap på Teknologihuset; fylles på fra NUUG sitt lager på Majorstua. (Skal vi fortsette med dette?
- Takk av foredragsholder etter foredraget
  - Informer om at man kan melde seg inn i NUUG
  - Fortell at de som ønsker det kan bli med på Skråplanet i Kjelleren på Rebel, for sosialt samvær
Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på epostlisten interesserte@nuug.
Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.
Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.

Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset 2.0

Adresse: Universitetsgata 2, Oslo
Kart: Kart
Tlf: (Usikker på hva det er, dette må vi få inn)
e-post: vert@teknologihuset.no
Mer informasjon: Rebel

Etter møtet / etterarbeid

* Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på interesserte@nuug.
Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.

* Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister)

Rutiner for avlysning

Av og til blir foredrag avlyst av ulike årssaker. Det blir da NUUG-bar på skråplanet i stedet

Gi beskjed til alle steder der foredraget er publisert
Skriv at Foredragsholder er blitt forhindret fra å holde foredraget
For detaljer, se på avlysning

== Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset ==

* Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413 / vert (at) teknologihuset.no. * Nettsted med kart, kontakt-info etc.: Teknologihuset.no * Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe. * Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.

* Det kan komme mye støy fra 2.etasje opp til den store salen i 3.etasje, her er noen mulige tiltak mot støy: * Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy * Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig

* Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.

* Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.

* Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. banner/rollup som skal plasseres i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset.