Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner:
Contents
- Info til oss som arrangerer måndlige presentasjoner
Info til oss som arrangerer måndlige presentasjoner
NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også aktiviteter/Sjekkliste og Kalender.
http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers
Tilganger som kreves for å publisere
Tilgang til geekbay
Kontakt drift@nuug.no for å opprette bruker
Tilgang til gitlab
Kontakt drift@nuug.no for tilgang og videre instrukser
Tilgang til meetup
Lag en meetup-bruker om du ikke har det: https://www.meetup.com/register/
Kontakt en som har organiser eller co-organiser-rolle i NUUGS gruppe på meetup. Krever egen meetup-konto
Tilgang til facebook
Lag deg en facebook-bruker om du ikke har det: https://www.facebook.com/
- Kontakt en admin på NUUGs facebook-gruppe og spør om tilgang til å poste events
Kontakt rette vedkommene. Krever egen facebook-bruker. Lag evt. en anonym om du ikke ønsker en privat bruker
Ser at vi trenger en enkel måte å skaffe tilganger til alle disse mediene på
Se tilganger for informasjon
Annonserings-prosedyre for NUUG-arrangementer
Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer.
Publisering bør skje i god tid før arrangementet, ideelt 6-8 uker
Påminnelse bør sendes X dager før arrangementet
NUUGs meetup-side
- Legg til relevante topics for foredraget, det er en begrensning på 5
- Trykk announce-knappen for å annonsere, rød knapp oppe i høyre hjørne
Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no
NUUGs Facebook-side
- Legg inn til link til meetup-arrangementet i external links (tror jeg)
- Er det medarrangør, legg denne inn i egen rubrikk i facebook
- Har du mange data-venner på facebook, eller andre potensielt interesserte, send de en invite (Er mulig å organisere venner i grupper og bulk-sende dem)
NUUGs Kalender
Se adict for steg- for steginstruksjoner. Krever tilgang til geekbay.nuug.no med ssh
Legg ut info om møtet på nuug.no
https://nuug.no med hjelp av cvs.
Se cvs for steg for steg. Krever tilgang til geekbay.nuug.no med ssh
Se arrangements-publisering-med-git for steg for steg-instruksjoner (Info kommer). (Krever tilgang til gitlab og geekbay.nuug.no)
Send ut e-post
send ut e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no og interesserte@nuug.no
Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no om du ikke allerede har gjort dette
Publiser på IRC
Legg ut nuug-url for møtet på NUUGs IRC-kanal
- Legg gjerne ut url på andre IRC-kanaler du er på, og mener kan være interessert i arrangementet
* Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt. plakat plakat-veiviser
* Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.
* "Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin Facebook-side
Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.
Huskeliste for de som arrangerer møter
Pass på at minst én person med adgangskort er med på møtet
- Pr. august 2022 er dette: trench, bfg, knuty og xenadu
Forsikre seg at det er oppmøte i fra grupper/video. Se RT sak.(Hva er RT-sak?)
Send e-post til video@nuug.no med forespørsel om de kan ta opp møtet på video
- Om videogruppa kan ta opptak, oppdater invitasjonene med link til live-streamen (Her må vi legge inn url til linken)
- Om videogruppa ikke kan ta opptak, så gjør foredragsgruppa dette selv
Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som postscript og OOo-fil.
Sett opp NUUG-banneret (rollup) i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset sammen med noen andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: Det video-utstyret som brukes mest bor der hvor David Noble jobber.
- Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introduser foredragsholder.
Ta med og gi gave (glass-isbjørn) til foredragsholder. Noen få lagres i NUUG sitt skap på Teknologihuset; fylles på fra NUUG sitt lager på Majorstua. (Skal vi fortsette med dette?
- Takk av foredragsholder etter foredraget
- Informer om at man kan melde seg inn i NUUG
Fortell at de som ønsker det kan bli med på Skråplanet i Kjelleren på Rebel, for sosialt samvær
Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på epostlisten interesserte@nuug.
Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.
Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.
Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset 2.0
- Adresse: Universitetsgata 2, Oslo
Kart: Kart
- Tlf: (Usikker på hva det er, dette må vi få inn)
e-post: vert@teknologihuset.no
Mer informasjon: Rebel
Etter møtet / etterarbeid
* Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på interesserte@nuug.
Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.
* Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister)
Rutiner for avlysning
Av og til blir foredrag avlyst av ulike årssaker. Det blir da NUUG-bar på skråplanet i stedet
- Gi beskjed til alle steder der foredraget er publisert
- Skriv at Foredragsholder er blitt forhindret fra å holde foredraget
For detaljer, se på avlysning
== Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset ==
* Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413 / vert (at) teknologihuset.no. * Nettsted med kart, kontakt-info etc.: Teknologihuset.no * Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe. * Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.
* Det kan komme mye støy fra 2.etasje opp til den store salen i 3.etasje, her er noen mulige tiltak mot støy: * Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy * Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig
* Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.
* Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.
* Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. banner/rollup som skal plasseres i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset.