Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner og foredrag:

Info til oss som arrangerer månedlige presentasjoner

NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også aktiviteter/Sjekkliste og Kalender.

Relaterte sider

• Hvordan skaffe flere medlemmer:
  https://docs.google.com/presentation/d/1a2VGYvy4j2rs9yw2O6EkzqiMCKR9h5Fy7Joyn9OGSjI/edit#slide=id.p

• Kontakt med foredragsholder:
  https://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/foredrag

• Tips til foredragsholder:
  http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers

Tilganger som kreves for å publisere arrangementer

=== Tilgang til geekbay ===

• Kontakt drift@nuug.no for å opprette bruker

Tilgang til git.nuug.no

• Kontakt drift@nuug.no for tilgang og videre instrukser

Klargjøring for bruk av git.nuug.no

Hvordan man lager ssh-nøkkel:

Når du har fått tilgang, kan du logge inn på nettsiden git.nuug.no
Her må du legge inn ssh-nøkkelen din. Trykk på ikonet oppe i høyre hjørne -->> preferences -->> SSH Keys
Lim inn din offentlige ssh-nøkkel (.ssh/id_rsa.pub) i key-feltet

Trykk så på PGP Keys i venstre-menyen.
Lag en gpg-nøkkel https://git.nuug.no/help/user/project/repository/gpg_signed_commits/index.md
Lim inn din offentlige gpg-nøkkel i gpg-key-feltet

Tilgang til meetup

• Lag en meetup-bruker om du ikke har det: https://www.meetup.com/register/

• Kontakt en som har organizer eller co-organizer-rolle i NUUGs gruppe på meetup. Krever egen meetup-konto.

Tilgang til Facebook

• Lag deg en Facebook-bruker om du ikke har det: https://www.facebook.com/

• Kontakt admin for NUUGs Facebook-side og spør om tilgang til å poste events

Tilgang til Twitter

• Spør Malin Bruland på 91759019 eller malin.bruland@pm.me

Tilganger som kreves for publisering av video

• Disse punktene er aktuelle når videogruppa selv ikke har anledning til å ta opp video

Tilgang til Youtube

• Kontakt video@nuug.no

Tilgang til archive.org

• Kontakt (den som skal kontaktes)

Tilgang til video@nuug.no

• Spør video@nuug.no

• ssh-tilgang samt kjennskap til bash og wget og rsync
• trengs for å lagre eller hente video i NUUGs video-arkiv

Tilgang til Frikanalen

• Kontakt video@nuug.no

• trengs for å sende video til Frikanalen

Annonserings-prosedyre for NUUG-arrangementer

Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer.

Publisering bør skje i god tid før arrangementet, ideelt sett 6-8 uker før.

Hvordan en invitasjon bør se ut

En invitasjon bør inneholde disse punktene:

• Beskrivende tittel med dato og tittel på foredraget
• Tid og sted
• Beskrivelse av hvordan finne frem
• Link til kart for hvor foredraget/møtet skal være
• Bilde av foredragsholder om dette foreligger
• Beskrivelse av hvilken videoløsning som benyttes
• Kort presentasjon av foredragsholder og foredraget
• Innmeldingsinfo, kontakt-info osv

Legg inn iCal-link http://icalgen.yc.sg/

Se også invitasjonsmalen:

• txt-format: foredrag-invitasjonsmal.txt

• google docs: https://docs.google.com/document/d/1k3FbP8SYbyZSr8Nz_Vo1DkDsYimPSXuo48LO5D0OGW8/edit?usp=sharing

• odt-format: Invitasjonsmal foredrag og medlemsmøter.odt

Korrektur av invitasjonsteksten

• Send teksten til Thomas via https://pad.efn.no/p/NUUG_korrektur_til_Thomas

• Send Thomas varsel om ny korrektur på SMS til 48176875
• Vent i 2 arbeidsdager på korrekturlest versjon
  • Om det ikke er mottatt noe innen 2 arbeidsdager, ta en titt over selv
• Gå videre med publiseringen av invitasjonen til foredraget

NUUGs meetup-side

• Meetup-side

  • Legg til relevante topics for foredraget, det er en begrensning på 5
  • Trykk announce-knappen for å annonsere, rød knapp oppe i høyre hjørne

Rebel teknologihuset

• Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no (Rebel)

  • Gi informasjon om Tittel + undertittel, så kommer dette med på Rebels annonseringsskjerm
  • Be om hjelp til å slippe folk inn om man vurderer at det er behov for dette

internett

• Send også e-post til hakon@rebel.no for samtidig be om tilgang til internett i venstre internettkontaktpunkt (gjelder Finn-salen), for kablet internett (Ethernett) fra 1 time før meetup starter

Skråplanet

• Send e-post til: booking@skraplanet.no at det kommer NUUG-folk innom etter foredraget (angi ca tid for når vi kommer) så holder de kjøkkenet åpent for oss

NUUGs Facebook-side

• Facebookside.

  • Legg inn til link til meetup-arrangementet i external links (tror jeg)
  • Er det medarrangør, legg denne inn i eget felt i Facebook-eventet (under Edit i eventet)
  • Del med data-venner, og andre interesserte på facebook, send dem en invite (Det er mulig å organisere venner i grupper og bulk-sende til dem)

NUUGs twitter

• Twitter

• Kort tekst om arrangementet og link til invitasjonen

Legg ut info om møtet på nuug.no

• https://nuug.no ved hjelp av git.

• Se git (Krever bruker på https://git.nuug.no)

NUUGs Kalender

• Legg ut info om møtet i NUUGs Kalenderadict.

• Se git

kode24.no Kalender

• Legg ut info om møtet i kode24.no Kalenderhttp://www.kode24.no/kalender/.

Send ut e-post

• send ut e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no og interesserte@nuug.no

• Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no om du ikke allerede har gjort det

Publisér på IRC

• Legg ut NUUG-url for møtet på NUUGs IRC-kanal

• Legg gjerne ut url på andre IRC-kanaler du er på, og mener kan være interessert i arrangementet

Youtube

Om du har fått bekreftet at videogruppen kan strømme direkte på youtube:

• Opprett en direktestrøm på NUUGs youtube-kanal ved å klikke på kameraet med pluss øverst til høyre
• Klikk på 'go live'
• Trykk på 'schedule stream'
• Trykk 'reuse settings' og oppdater teksten så den passer med bekrivelsen av den kommende videoen
• Scroll ned til 'Upload thumbnail' og hent plakaten. Se punktet start-plakt under for hvordan man gjør dette.
• Sett opp dato for når strømmen skal strømmes direkte og bruk linken til strømmen i markedsføringen

start-plakat

• Lag en startplakat ved å laste ned video-master.zip

• pakk ut zip-arikivet og åpne opp xfc-filen i gimp
• Rediger teks-layerene slik at de gjenspeiler korrekt navn på foredragsholder, tittel, dato og sted
• exporter som png

Påminnelse

Før arrangementet

Påminnelse bør sendes X dager før arrangementet.

• Send påminnelse på e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no, interesserte@nuug.no og efn-listen@mailman.efn.no

• Legg ved link til arrangementet på NUUGs nettside
• Legg ved link til Youtube-video av forrige arrangement som folk kan se mens de venter

• se påminnelsesmal: https://docs.google.com/document/d/1dLkitDF1NdgJwEdz5elWXo_U_pf2s8eqAaoEodoX-PE/edit

Etter arrangementet

Et par dager etter arrangementet, gjør følgende:

• Send ut video av foredraget som nettopp har vært på e-post-lister og egen Facebook-post på NUUGs Facebook-side
• Ha med tre elementer:
• 1) Referer til foredraget og ha med link til video
• 2) Ha med meld deg inn-info
• 3) Info om neste foredrag med link til arrangementet om dette foreligger.

• Se denne malen for eksempel: https://docs.google.com/document/d/1sJ8X1ABbIH4-CWQw3Mecpm2sdxVFxPMHOIL5Hg5JmeQ/edit?usp=sharing

* Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt. plakat plakat-veiviser

* Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.

• "Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin Facebook-side

• Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.

Huskeliste for de som arrangerer møter

Minst én person med adgangskort til Rebel er med på møtet

• Liste over personer med NUUG-nøkkelkort: Rebel-adgangskort

Forsikre seg om at det kommer noen fra Videogruppa.

Send e-post til video@nuug.no med forespørsel om de kan ta opp møtet på video

• Følg opp aktive videopersoner direkte ved behov/manglende svar
• Om videogruppa kan ta opptak, oppdater invitasjonene med link til live-streamen (Her må vi legge inn url til linken)
• Om videogruppa ikke kan ta opptak, så gjør foredragsgruppa dette selv

• Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som pdf, postscript og OOo-fil.

• Sett opp NUUG-banneret (rollup) i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt lager på Majorstua sammen med en del andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: NUUGs videorigg lagres i kjelleren på Rebel hos Redpill Linpro. Noe video-utstyr kan være hos David Noble.

• Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introdusér foredragsholder.

  • Ta med og gi gave (GlassBjørn) til foredragsholder. De lagres i NUUG sitt lager på Majorstua. (Skal vi fortsette med dette? Vanskelig logistikk å få hentet til Rebel.)

  • Takk av foredragsholder etter foredraget
    • Informér om at man kan melde seg inn i NUUG

    • Fortell at de som ønsker det kan bli med på Skråplanet i Kjelleren på Rebel, for sosialt samvær

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på epostlisten interesserte@nuug.

• Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.

• Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.

Kontaktinfo for NUUGs lokaler i Teknologihuset 2.0/Rebel

• e-post: vert@teknologihuset.no

• Mer informasjon, se: Rebel

Etter møtet / etterarbeid

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på interesserte@nuug.

Publisere video-opptak innen rimelig tid

• Gjøres om aktivitetsgruppa selv har tatt opp video:

• Se Rutinene for videogruppa.

• Send video-filen med f.eks. transfer.sh om du ikke selv skal redigere og legge ut videoen
• lag en forside som legges på starten av videoen med makefront.sh

• grupper/video/intro (kommer med mer detaljer og ny høyoppløselig bakgrunn etterhvert)

• rediger videoen med f.eks. kdenlive eller noe du er komfortabel med. Her er en oversikt over ulike alternativer for linux: https://alternativeto.net/software/openshot/?platform=linux

• rendre prosjektet til en video-fil i h.264 og last opp til youtube-kanalen til nuug

• last opp til NUUGs Youtube-kanal, https://youtube.no/@nuug

  • Velg create oppe i høyre hjørne
  • velg upload video
  • Legg inn tittel: "NUUG Medlemsmøte YYYY.MM.DD: Tittel på foredraget"
  • Legg inn Description: Ta gjerne inn teksten fra adict, eller i allefall en kort beskrivelse av hva det handler om
  • klikk på next
  • klikk på next igjen
  • Klikk nok en gang på next
  • Pass på at Visibility står på Public
  • Trykk på publish

  • Meldingen "The standard definition (SD) version of your video needs to finish processing before your video is public on YouTube"

  • Trykk på close, og videoen er public når prosesseringen er ferdig
• send video-filen til frikanalen

Oppdater de ulike invitasjonene med link til videoen

• Legg inn lenke til videoen på nuug.no-siden om det møtet (se eksempel: https://nuug.no/aktiviteter/20220607-fabrication/ )

• Legg gjerne også inn lenke til lysark på nuug.no-siden; lysarkene bør være en lokal kopi på nuug-web
• Legg videoen inn i kommentarfeltet under arrangementet på FB
• last opp videoen til NUUGs side på FB
  • Skriv en kommentar til videoen, f.eks. bruk noe fra invitasjonen
  • legg inn Collaborator, f.eks. om den som har hatt foredraget har en FB-side

• Last opp videoen til NUUGs archive.org side https://archive.org/search.php?query=creator%3A%22Norwegian+UNIX+User+Group%22

• Lim inn link til videoen i kommentarfeltet under Meetup-posten

* Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister)

Rutiner for avlysning

Av og til blir foredrag avlyst av ulike årsaker. Det blir da NUUG-bar på skråplanet i stedet.

Gi beskjed til alle steder der foredraget er publisert

Skriv at foredragsholder er blitt forhindret fra å holde foredraget, uansett årsak

• For detaljer, se på Avlysning

== Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset ==

• * Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413 / vert (at) teknologihuset.no. * Nettsted med kart, kontakt-info etc.: Teknologihuset.no * Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe. * Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.

* Det kan komme mye støy fra 2.etasje opp til den store salen i 3.etasje, her er noen mulige tiltak mot støy: * Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy * Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig

• * Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.

* Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.

• * Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. banner/rollup som skal plasseres i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset.