Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner:

Info til oss som arrangerer månedlige presentasjoner

NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også aktiviteter/Sjekkliste og Kalender.

http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers

Tilganger som kreves for å publisere

Tilgang til geekbay

• Kontakt drift@nuug.no for å opprette bruker

Tilgang til git.nuug.no

• Kontakt drift@nuug.no for tilgang og videre instrukser

Tilgang til meetup

• Lag en meetup-bruker om du ikke har det: https://www.meetup.com/register/

• Kontakt en som har organiser eller co-organiser-rolle i NUUGS gruppe på meetup. Krever egen meetup-konto

Tilgang til facebook

• Lag deg en facebook-bruker om du ikke har det: https://www.facebook.com/

• Kontakt en admin på NUUGs facebook-gruppe og spør om tilgang til å poste events

Tilgang til youtube

• Kontakt video@nuug.no

• Dette trengs om videogruppa ikke selv har anledning til å ta opptak og vi i arrangement selv må gjøre opptaket

Annonserings-prosedyre for NUUG-arrangementer

Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer.

Publisering bør skje i god tid før arrangementet, ideelt 6-8 uker

Påminnelse bør sendes X dager før arrangementet

NUUGs meetup-side

• Meetup-side

  • Legg til relevante topics for foredraget, det er en begrensning på 5
  • Trykk announce-knappen for å annonsere, rød knapp oppe i høyre hjørne

  • Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no

NUUGs Facebook-side

• Facebookside.

  • Legg inn til link til meetup-arrangementet i external links (tror jeg)
  • Er det medarrangør, legg denne inn i egen rubrikk i facebook
  • Har du mange data-venner på facebook, eller andre potensielt interesserte, send de en invite (Er mulig å organisere venner i grupper og bulk-sende dem)

Legg ut info om møtet på nuug.no

• https://nuug.no med hjelp av git.

• Se git (Krever bruker på https://git.nuug.no)

NUUGs Kalender

• Legg ut info om møtetet i nuugs Kalenderadict.

• Se git

Send ut e-post

• send ut e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no og interesserte@nuug.no

• Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no om du ikke allerede har gjort dette

Publiser på IRC

• Legg ut nuug-url for møtet på NUUGs IRC-kanal

• Legg gjerne ut url på andre IRC-kanaler du er på, og mener kan være interessert i arrangementet

* Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt. plakat plakat-veiviser

* Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.

* "Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin Facebook-side

• Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.

Huskeliste for de som arrangerer møter

Minst én person med [[Rebel-adgangskort|adgangskort]] er med på møtet

• Pr. august 2022 er dette: trench, bfg, knuty og xenadu

Forsikre seg at det er oppmøte i fra [[grupper/video]]. Se RT sak.(Hva er RT-sak?)

Send e-post til video@nuug.no med forespørsel om de kan ta opp møtet på video

• Om videogruppa kan ta opptak, oppdater invitasjonene med link til live-streamen (Her må vi legge inn url til linken)
• Om videogruppa ikke kan ta opptak, så gjør foredragsgruppa dette selv

• Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som postscript og OOo-fil.

• Sett opp NUUG-banneret (rollup) i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset sammen med noen andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: Det video-utstyret som brukes mest bor der hvor David Noble jobber.

• Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introduser foredragsholder.

  • Ta med og gi gave (glass-isbjørn) til foredragsholder. Noen få lagres i NUUG sitt skap på Teknologihuset; fylles på fra NUUG sitt lager på Majorstua. (Skal vi fortsette med dette?

  • Takk av foredragsholder etter foredraget
    • Informer om at man kan melde seg inn i NUUG

    • Fortell at de som ønsker det kan bli med på Skråplanet i Kjelleren på Rebel, for sosialt samvær

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på epostlisten interesserte@nuug.

• Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.

• Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.

Kontaktinfo for NUUGs lokaler i Teknologihuset 2.0/Rebel

• Adresse: Universitetsgata 2, Oslo

• Kart: [https://www.openstreetmap.org/node/9306426022| Kart]]

• Tlf: (Usikker på hva det er, dette må vi få inn)

• e-post: vert@teknologihuset.no

• Mer informasjon, se: Rebel

Etter møtet / etterarbeid

• * Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på interesserte@nuug.

Publisere video-opptak innen rimelig tid

• Gjøres om aktivitetsgruppa selv har tatt opp video:

• Se rutinene for videogruppa.

• Send video-filen med f.eks. transfer.sh om du ikke selv skal redigere og legge ut videoen

• lag en forside som legges på starten av videoen med makefront.sh [https://wiki.nuug.no/grupper/video/intro] (kommer med mer detaljer og ny høyoppløselig bakgrunn etterhvert)

• rediger videoen med f.eks. kdenlive eller noe du er komfortabel med
• render prosjektet til en video-fil i h.264 og last opp til youtube-kanalen til nuug
• last opp til nuugs youtube-kanal
  • Velg create oppe i høyre hjørne
  • velg upload video
  • Legg inn tittel: "NUUG Medlemsmøte YYYY.MM.DD: Tittel på foredraget"
  • Legg inn Description: Ta gjerne inn teksten fra adict, eller i allefall en kort beskrivelse av hva det handler om
  • klikk på next
  • klikk på next igjen
  • Klikk nok en gang på next
  • Pass på at Visibility står på Public
  • Trykk på publish

  • Meldingen "The standard definition (SD) version of your video needs to finish processing before your video is public on YouTube"

  • Trykk på close, og videoen er public når prosesseringen er ferdig
• send video-filen til frikanalen

Oppdater de ulike invitasjonene med link til videoen

• Legg vidoen inn i kommentarfeletet under arrangementet på FB
• last opp videoen til NUUGS side på FB
  • Skriv en kommentar til vidoen, f.eks. bruk noe fra invitasjonen

• Last opp videoen til NUUGS archive.org side https://archive.org/search.php?query=creator%3A%22Norwegian+UNIX+User+Group%22

* Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister)

Rutiner for avlysning

Av og til blir foredrag avlyst av ulike årssaker. Det blir da NUUG-bar på skråplanet i stedet

Gi beskjed til alle steder der foredraget er publisert

Skriv at Foredragsholder er blitt forhindret fra å holde foredraget, uansett årssak

• For detaljer, se på avlysning

== Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset ==

• * Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413 / vert (at) teknologihuset.no. * Nettsted med kart, kontakt-info etc.: Teknologihuset.no * Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe. * Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.

* Det kan komme mye støy fra 2.etasje opp til den store salen i 3.etasje, her er noen mulige tiltak mot støy: * Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy * Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig

• * Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.

* Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.

• * Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. banner/rollup som skal plasseres i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset.