Sekretariatrutiner

Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.

1. Ta imot papirpost (håndteres av Thomas), minst en gang i uken, skannes inn og plasseres i det digitale bilagsarkivet.
2. Svare på telefon (håndteres av telefonsvarer som sender epost til RT).

3. Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på request-tracker (RT).

4. Vedlikeholde/oppdatere medlemsregister fortløpende, basert på henvendelsene i de to RT-køene, inkludert registrere kontingentinnbetalinger.
5. Følge opp nyinnmeldinger innen en uke.
6. Bistå ved organisering av medlemsmøter, gjøres i dag mest av aktive-gruppen.
7. Delta på styremøter, referere.
8. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc).
9. Vedlikeholde og strukturere det fysiske arkivet (plassert på lageret), dvs. få bilagpermer og slikt organisert på plass der.
10. Følge opp utlegging av nyheter på hjemmesiden (purre hvis noe mangler).

11. Gå innom og sjekke lageret minst noen ganger i året (det blir færre regelmessige ærend i lageret etterhvert som arkivet blir mer og mer digitalt).

12. (Sende et testbrev med Posten til postboksen to ganger i året, for å sjekke at brev faktisk kommer frem. Dette fordi vi har hatt en del problemer med post som ikke kommer frem -- forhåpentligvis fikset etter at vi har rettet/oppdatert et par småfeil i postadressen etter Postens instruksjoner. OBS: Korreksjon 2018/2019: Det er ikke lenger nødvendig med testbrev, postadresse er nå riktig oppført, se f eks brreg.no.)
13. Fra høst 2019: En del driftsoppgaver er lagt inn under sekretariatet ved Thomas, ref styremøtereferat fra 2019-08-05: opprette, endre tilganger, eller slette brukere på geekbay og noen andre NUUG-maskiner, vedlikeholde epostaliaser, drift av epostlister, gå gjennom og vedlikeholde driftsmeldinger eller innloggingsmeldinger til brukerne osv., samt oppdatering og vedlikehold av spamfiltre på portal. I tillegg også dokumentasjon av rutiner for drift og vedlikehold på NUUGs wiki og/eller websider.

Forslag til avtale for administrativ sekretær.

Noen viktige datoer

(*) Brevet ligger i styre-repoet i gitlabben vår: mal-aarlig-studentbrev.txt

Ta imot papirpost

Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå.

1. Tømme postboksen minimum en gang i uken.
2. Posten åpnes.

3. Scannes til PDF. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. Et nyttig verktøy på geekbay: grupper/sysadmin/tips/pdftk. Et annet PDF-verktøy som også lar deg rotere, redigere osv. sider i et enkelt og intuitivt grensesnitt er pdfshuffler.

4. Endre navn på filen til <år>-<måned>-<dag>-<inn/ut>-<type>-<avsender>-<kort-beskrivelse-eller-fakturanummer>.pdf

   • cat filen /home/httpd/nuug-arkiv/README for mer informasjon.

5. Lastes opp til NUUGs elektroniske arkiv på geekbay.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/yyyy/

   • Du må være med i gruppen arkiv, for å gjøre dette.

   • Husk å endre grupperettigheter på filen(e) med: chown brukernavn:arkiv fil.pdf

6. Send e-post til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. Dette lager en RT-sak.

7. RT fungerer som postjournal, og styret mottar kopi av papirposten via RT. (Den gamle postjournalen føres ikke lenger.)

8. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
9. Perm flyttes til arkivet (lageret) når den er full.
10. For hvert nye år opprettes på geekbay en ny katalog med årstallet som navn under /home/httpd/nuug-arkiv (f.eks. /home/httpd/nuug-arkiv/2014 ), og filer/skannet post for det året legges i den katalogen. NB: Husk " chmod g+w " på den nye katalogen (f.eks. " chmod g+w 2014 ").

Følge opp nyinnmeldinger

Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, som behandles av sekretariatet.

1. Den som behandler saken "tar" (take) saken i RT. Evt. gi saken til rett person, velges under "People" i RT-menyen.
2. Registrer innmeldingen i medlemsregisteret:

   1. rediger medlemsliste.csv.

      • Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme. (som i '\t\t').

   2. kontroller endringen med git diff medlemsliste.csv og ../nuug-web/tools/medlemsliste-check -w

   3. sjekk inn endringen med

           git add medlemsliste.csv 
           git commit -m "Nytt medlem per #<nummer på RT-saken>"
           git push 

   4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon.
3. Send infopakken (se innhold nedenfor) via vanlig epost.

4. Send faktura for medlemskontingenten, helst epost, via sendregning.no (NB: Ikke send faktura til nytt medlem innmeldt mellom 1. september og hovedfakturering i slutten av oktober - disse skal bare med i hovedfaktureringen og får gratis medlemskap ut året.).

5. Send internkommentar i RT hva som er gjort ift. innmeldingen, f.eks. noe slik: "Registrert i medlemsliste.csv, sendt infopakke, generert og sendt kontingentfaktura. Sjekket at kundenummer og faktura er opprettet i SendRegning, og at medlemsliste.csv er oppdatert med fakturadato. Avventer betaling."

   1. RT-saken lukkes etter at betaling er mottatt.
6. Registrer kontingentbetaling i medlemsregisteret ved betaling.
7. Hva skal infopakken til nye medlemmer inneholde?
   1. Velkomstmelding, ca. slik: "Hei, og velkommen som medlem i NUUG! Du vil motta noen velkomstdokumenter i en separat melding. Du vil også motta kontingentfaktura i en egen melding. Du finner info om aktiviteter i NUUG på www.nuug.no. Med vennlig hilsen for NUUGs sekretariat,"

   2. Lenke til gjeldende Vedtekter for NUUG. (Send lenke til gjeldende versjon, ikke send en gammel PDF.)

   3. Folder og brosjyre: De ligger i gitlabben vår: dokumenter/folder-friprogramvare.pdf og dokumenter/brosjyre2020.pdf

Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:

Firmamedlemmer med fakturaadresse

Noen firmamedlemmer har en egen fakturaadresse. Denne registreres da på firmamedlemskapet, mens personlig (privat) postadresse (og personlig epostadresse) registreres på hvert enkelt personmedlem. (Ved fravær av personlig postadresse bruk firmaets postadresse på personmedlemmet.) Eventuell bestillerkode e.l. registreres under ZUsrFakturaReferanse. Firma som skal ha faktura på papir skal ha 1 i feltet Informasjon, 0 for å få epost. (1 har den bivirkning at oppgitt epostadresse blir med på medlemmer@nuug.no , men dette har ingen effekt hvis samme epostadresse også er registrert på en person.)

Utmelding

Sett medlemskapstype (ZUsrMedlemstatusNo) til 0 og blank ut feltet XUsrMedlemstatus. ZUsrUtmeldtdato settes til dato for utmeldingen (f.eks. mail fra arbeisgiver eller dato i RT-sak). ZBetaltTil beholdes, så blir vedkommende med på Usenix-listene ut året. Ved utmelding blir det automatisk sendt ut en epost til epostadressen som er registrert i medlemsregisteret, med informasjon til medlemmet om utmeldingen og tips om hvordan en kan fortsette medlemskapet. Ved utmelding sendes kredittnota på sist utsendte kontingentfaktura, hvis denne ikke allerede er betalt. Det gis ikke refundering for allerede betalt kontingent ved utmelding midt i året.

Sende ut halvårlige eposter til medlemmer for infosjekk

Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar.

Skriptet ligger i git som tools/medlemsliste-review. Det bør kjøres fra gitrepoet styre-web for å finne medlemslisten (medlemsliste.csv), og må kjøre på geekbay for å finne informasjon om hvilke epostlister medlemmene abonnerer på.

Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret.

• Dersom noe må endres, f.eks styreleder, må scriptet medlemsliste-review i tools-katalogen redigeres.
• Sjekken som sjekker om et medlem har betalt årets regning benytter seg av current_membership_period i tools/medlemsliste.pm. Denne må oppdateres etter utsending av årskontingent.

Merk: Det følgende utføres i din lokale kopi av git-repoet til styre-web på geekbay.

Se om innholdet i teksten (brevet) ser fornuftig ut:  ../nuug-web/tools/medlemsliste-review | less

Send ut eposten til alle medlemmer:  ../nuug-web/tools/medlemsliste-review -s

Hovedfakturering

I god tid før nyttår sendes kontingentfaktura for neste år ut. Det bør gjøres i starten av oktober for å gi medlemmene god tid til å få på plass alle endringer og betale fakturaen før medlemslisten sendes til USENIX i romjula. Prosedyren er delvis manuell, men grunnstrukturen i prosedyren kan ses i scriptet tools/medlemsliste-sendinvoices. Dette scriptet sender inn nye medlemmer, og for å lage fakturagrunnlag for alle medlemmer må argumentet -i fjernes fra kallet til medlemsliste-makeinvoices.

Før hovedfaktureringen sendes ut må perl-modulen tools/medlemsliste.pm oppdateres slik at funksjonen current_membership_period() returnerer slutten på neste års fakturaperiode. En må også sjekke kontingentsatsene og varenummerne i medlemsliste-makeinvoces. Varenummerne med tekst og priser må opprettes i sendregning. Kontingentsatsene på https://www.nuug.no/info.shtml må oppdateres.

Sende inn oppdatert liste til USENIX
Last ned liste fra http://nuug.no/styre/usenixdump.cgi (bruk brukernavn og passord for styreweb) Enten send hele denne listen til USENIX, eller oppdatert eventuell liste sendt fra USENIX til oss.

Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene

I styre-mappa i git:

Første avsnitt:

../nuug-web/tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv -s (eventuelt uten -s for tabelloppstilling)

Eller, for å begrense informasjonen til å gjelde medlemmer som har betalt for inneværende år: ../nuug-web/tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv -s -p

Andre avsnitt skrives på grunnlag av output fra:

(ååååmmdd er datoen for uthenting av bakgrunnsinformasjon for siste vedtak om opptak/endringer av medlemmer)

Denne kommandoen er utdatert. Vi må finne ut hva tilsvarende git-kommando er.
cvs update -A -D ååååmmdd -p medlemsliste.csv > medlemsliste-old.csv

../nuug-web/tools/medlemsliste-compare -f medlemsliste.csv -p medlemsliste-old.csv

Detaljert informasjon med navn på medlemmer legges som PDF i bilagsarkivet. Sammendraget limes inn i agendaen.

Detaljert statistikk over medlemmene

For å lage en statistikk som f.eks. denne i bilagsarkivet, kan programmet statistikk.bash benyttes:

1. Logg inn på geekbay. Kjør git pull som vanlig.

2. I din lokale kopi av git på geekbay: Gå til styre-web-katalogen.
3. Kjør ../nuug-web/tools/statistikk.bash. Scriptet sjekker ut 3 versjoner pr måned av medlemsliste.csv og kjører automatisk ../tools/medlemsliste-stats -c -p -y xxxx på fila. Filene slettes etter hvert.
4. Output fra medlemsliste-stats sorteres, dupliserte headere lukes ut, noen linjer med åpenbare feil lukes ut, filnavnene trunkeres til en dato. Resultatet i CSV form kommer på stdout. Kan enten kopieres direkte fra putty, eller redirigeres til en tekstfil.
5. Resultatet fra kjøringen limes inn eller importes i et regneark (komma er skilletegn)
6. I regnearket kan man lage en fin graf
7. PDF-en som er referert ovenfor er resultatet av en pdf-utskrift (eksport) fra regnearket.

Statistikken går fra 2008 og fram til og med 2017 (scriptet bør oppdateres med nytt år mot slutten av året etter at kontingentene har begynt å bli registrert som betalt). Før 2008 hadde medlemslisten et annet format og programmene finner ikke riktig informasjon.

Legge ut nyheter på hjemmesiden

Denne er ikke korrekt. Vi bruker chronicle til RSS-generering og manuell kopiering til news.shtml nå. Det bør gjøres bedre.

1. rediger nuug/index.shtml med følgende

   • <h3>yyyy-mm-dd Overskrift</h3> <p>tekst</p>

2. sjekk inn nyheten med

   git add index.shtml
   git commit -m "beskrivelse"
   git push