NUUGs sekretariat

Forslag til sekretariatoppgaver og rutiner

Informasjon angående refundering av utgifter

Kassererens oppgaver og rutiner

Wikisider relatert til NUUGs sekretariat

Informasjon om regnskapet

Alternativer til DND-sekretariatet

Fredag 2007-02-09 kom det brev fra sekretariatet om oppsigelse av avtalen om sekretærtjenester, og at avtalen avsluttes fredag 2007-03-09 etter en måneds avtalefestet oppsigelsestid. Svarbrev er skrevet og sendt. Vi bør derfor se på alternativer. Se også styreinstruksens del om sekretariatets oppgaver.

DND-sekretariatet fører regnskapet, vedlikeholder medlemsregisteret, organiserer fakturering av kontingent og annet, er sentralbord og tar imot papirpost. Sekretariatet har også referert fra styremøtene. De har også NUUGs arkiv, som består av flere kubikkmeter med papirer og annet.

Sekretærtjenester

Det finnes kommersielle sekretærtjenster å få kjøpt. Her er noen eksempel vi kan vurdere.

Medlemsregister

Medlemsregisteret bør være tilgjengelig på web for å la medlemmer justere kontaktinformasjon direkte. Det må kunne eksportere til fakturasystemet, og lage rapporter over medlemsmassen.

Choosing a Membership Database That Works For You Examining the options

Det beste var om vi fant et fritt tilgjengelig system som vi kunne adoptere. Her er noen ideer:

Noen krav til medlemsregisterer ligger på wikien, og det pågår et forsøk på å overføre medlemsregisteret til en SQL-database.

Regnskapsføring

Vi ønsker et regnskapsopplegg der bilag og regnskap gjøres tilgjengelig for styret og revisor på web, i og med at vi har folk i Tyskland og hele norge. Etter å ha vurdert alternativer velger vi å gå videre med m/Lodo og Arnt Telhaug eller Konsulent Vikaren Marit Telhaug som regnskapsfører.

Her er noen notater

Lodo ble presentert for OLUG høsten 2006.

Vi kan også vurdere å gjøre dette selv med et at de fritt tilgjengelige regnskapssystemene som LedgerSMB eller SQL-Ledger.

Jon Petter: Jeg har sett på begge (lodo og xservices) og det ser ut som begge kan være gode løsninger for vårt formål. Viktige spørsmål i valget vil være: Hvilken assistanse kan de utføre ut over å stille et program til rådighet. Hvordan kan vi få til integrasjon med medlemsregisteret? Kan de også hjelpe oss med basis sekretariatsfunksjoner? Hva koster de? Kan vi få en god og hyggelig dialog med dem?

Jeg hadde en samtale med Espen Hasner (vår revisor) om dette. Han kjenner ikke personlig verken Lodo eller Xservices, men etter hva han kunne finne på nettet og litt undersøkelser, så virker Xservices å ha det mest seriøse tilbudet, med et registert aksjeselskap bak det hele. Lobo ser ut til å drives av en privatperson og websidene inneholder ingen firmainformasjon. Lobo yter ikke selve regnskapstjenesten selv og vi vil der være avhengige av kvaliteten til et annet selskap (f.eks. Konsulent Vikaren) i tillegg.

Etter dette synes Xservices å være den mest åpenbare kandidaten for vårt behov, men Lodo har også fortrinn som gjør at vi bør se nærmere på dem også. Hasner kunne også anbefale å snakke med Procurator, som også kan tilby sekretariat-tjenester. Dog ser det ikke ut til at Procurator kan tilby regnskap på web på samme måte som Xservices. Han anbefaler oss å ta en prat med det eller de aktuelle selskapene og sørge for å få et par referanser.

Oppfølging av fakturering av kontingent etc

Det finnes selskaper som gjør dette, der fakturagrunnlaget kan leveres elektronisk via web, og oppfølging av innbetaling og eventuell purring gjøres av selskapet. Et eksempel er X services nevnt over, et annet er SendRegning.no. NUUG har valgt å ta i bruk sendregning.no.

Anne hos DND-sekretariatet forteller 2007-03-05 at siste brukte fakturanummer for NUUG var 989.

Jon Petter har registrert NUUG hos sendregning.no og er igang med å sende ut de første fakturaene. Dette som en midlertidig ordning inntil nytt sekretariat og regnskapsfører er på plass. Bruken av sendregning.no kan evt. videreføres også etter dette. Fakturaer sender på epost til personlige medlemmer og på papir til bedriftsmedlemmer inntil vi får på plass en ordning med å registere ønsket fakturaform i registeret.

sendregning.no har et system med web services som skal kunne gjøre det mulig for oss å integrere med vårt medlemsregister og/eller regnskapssystem. De har også en mulighet for "husleie", som kanskje kunne brukes som medlemsregister, men jeg tviler på om vi kan få til strukturen vi ønsker med det.

sendregning.no har mulighet for å sjekke direkte med banken om fakturaer er betalt. Det bør vi undersøke hva koster.

litt om fakturering (gammel forklaring - er ikke lenger gyldig

hvordan oppdatere medlemsregisteret og sende ut faktura til nye medlemmer

Sentralbord / telefonløsning

Hvor mye blir telefontjenesten brukt? Regnskapsavdelingene til firmamedlemmene setter kanskje pris på å ha noen å ringe for å diskutere fakturaen, og det er folk som tar kontakt via webskjemaet som ønsker å bli kontaktet på telefon. Det kan derfor være hensiktsmessig å ha noen som kan ta imot telefonsamtaler. Hvilke alternativer har vi?

Det finnes kommersielle som tilbyr sentralbordtjenester.

Vi kan forsøke å se om noen av IP-telefonleverandørene vil sponse NUUG. Ideer til hva vi ønsker:

Avtale er inngått med Voop, detaljene utarbeides fortsatt

Motta papirpost

Vi har anskaffet postboks hos City Self Storage på Majorstua (samme sted som vi har lager/arkiv, men i et annet bygg). Det er ikke mye post som kommer, og det som er relevant skannes og legges ut elektronisk. Det elektroniske arkivet inneholder både innkommende og utgående brev. Opprettet på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/ .

Et slikt arkiv trenger webbasert opplasting, informasjon om dokumentet skal gjøres offentlig eller ikke, dato, etc.

På nittitallet hadde NUUG i flere år en postboksadresse på Torshov. Jeg hadde ansvaret for å tømme den ukentlig i en periode. Det var sjelden noe annet enn regninger og bankpost i den ("jeg" er Jon Petter).

Lagerplass

Vi mottar ikke mye papirpost, men det er endel andre papirer som det kan være ønskelig å ta vare på. NUUG har et ganske stort arkiv etter over 20 år i aktivitet. Det kan f.eks. leies lager for å putte det som ikke brukes ofte. (Lager leies nå på City Self Storage på Majorstua, se nedenfor.)

Det fins flere tilbydere av "minilager" i Oslo og omegn (et søk etter "minilager, oslo" på www.gulesider.no gir en oversikt. En av de mest lovende kan være http://www.lagerboks.no/For_bedrifter.htm . De tilbyr en skreddersydd arkivløsning med hyller til kr 5962 + moms per år, med plass til 112 store arkivkartonger. Antagelig i overkant av hva vi trenger de nærmeste 100 årene ;-)

En annen ting er at NUUG har et "bibliotek" - endel bøker og tidsskrifter som ideelt sett burde være tilgjengelig for medlemmene. Om dette kunne vært samlet et sted i tiknytning til møtelokalene, hadde nok vært en god ide, men er neppe mulig med nåværende ordning for møtelokaler.

Håvard valgte City Self Storage som lagerleverandør, og arkivet ble flyttet 2007-03-09 til lokalene på majorstuen. Petter og Thomas har nøkler til dette lageret.

Praktisk rundt overgang

Resurspersoner

Petter Reinholdtsen koordinerer og planlegger. Han kan også stille med noen esker til flyttingen.

Håvard Fosseng ser på flere ting, blant annet nytt arkiv.

Jon Petter Bjerke ser på regnskapstjenester etc.

Gaute Nessan ser på medlemsregisteralternativer, og tester memberdb.

Morten Kjelkenes har tilbudt seg å bistå ved uthenting av data fra DND, og kan også stille med liten varebil for flytting av arkiv og slikt (helst fredag ettermiddag/helg). Morten kan ikke kjøre selv, så noen andre må være sjåfør.

Michael Fogeborg kan stille med bil for flytting.

Vidar Bakke kan ta telefon og stille med sekretariattjeneste i en overgangsfase.

Roger Grotle kan stille som bærehjelp, så sant ting ikkje kolliderar med jobb.

Knut Arne Bjørndal kan stille med en liten varebil og evt. en tilhenger med overbygg for flytting utenom arbeidstid.

Ideer til nytt sekretariatopplegg

Sekretariatet er ansvarlig for å håndtere utsending av infopakke til nye medlemmer, inkludert fakturering, samt mottak av post og telefon. Post scannes og gjøres tilgjengelig for styret. Alle telefonsamtaler loggføres i request-tracker (rt.nuug.no), og eventuelt følges opp av andre i NUUG. Sekretariatet tar seg av booking av reiser og hotell for medlemsmøter og reiser, samt utgående post. Inngående telefon organiseres via IP-telefoni slik at alle i styret kan være tilgjengelig via softphone hvis de ønsker det.

Regnskap føres av regnskapkontor som enten tar imot fakturaer og gjør den tilgjengelig for kasserer og leder for godkjenning og utbetaling via web, eller så tar sekretariatet seg av scanning inn mot regnskapssystemet. Medlemsregister vedlikeholdes på web, og hovedregelen er at medlemmene oppdaterer registeret selv. Nyinnmeldinger varsles til sekretariatet som sender ut infopakke og eventuell faktura. Faktura kan muligens også sendes elektronisk på epost.

Status uthenting av data og regnskapstall

Jeg (Morten Kjelkenes) var innom og hentet dataene fra meldemsregisteret: De er i flere formater (mssql dump, CSV filer). Det enkleste er et antall CSV filer som er en eksport av hver tabell slik de var i meldemsregistert med en enkel beskrivelse av feltene og deres relasjon.

Regnskapsdata: Eksport og påfølgene import av regnskapsdata er så langt min erfaring (20 talls forsøk) dømt nord og ned. jeg har derfor bedt om å få alle transaksjoner på papir og pdf dette gjelder 2007 og 2006; alt annet leveres til Håvard Fosseng for arkivering i egnet sted; sammen med resten.

sekretariat (last edited 2015-11-29 21:27:03 by localhost)