Huskeliste/sjekkliste for arrangementer/medlemsmøter i NUUG
Denne siden prøver å gå gjennom stegene for å arrangere et typisk NUUG medlemsmøte. Se også aktiviteter/presentasjoner.
Dette forutsetter at lokale er booket på forhånd.
- Finn en person som kan presentere noe, avtal en ledig dato i henhold til gjeldende adict-kalender på nuug.no
- Inkluder aktive-mailinglisten som CC på aktuelle mailtråder
- Få 2 linjer om presentasjoner og 2 linjer om personens bakgrunn.
- Informer vedkommende om møtets format, sted, tidsrammer, typisk antall oppmøtte
- Informer om at presentasjonen vil bli filmet, streamet live og vil bli publisert under en fri lisens.
- Avtal å møtes senest 30 minutter før arrangementet starter, oppgi gjerne et telefonnummer man kan nåes på for hurtig og spontan kommunikasjon
- Avtal med NUUGs videogruppe at noen derfra kommer og filmer og strømmer møtet.
Så fort dato er avtalt, oppdater localevents-filen i adict-mappen i Git slik at andre kan se at datoen er opptatt
- Lag en side for arrangementet under aktiviteter-mappen i Git følg tidligere navngivningsstandard (YYYYMMDD-tema)
Lag et arrangement på www.meetup.com/nuug-no/
- Send ut en invitasjon per epost til annonsering at nuug.
Denne invitasjonen trenges å godkjennes via approve.nuug.no.
- Dersom denne invitasjonen sendes 3 uker eller mer i forveien, send en påminnelse igjen 2 uker før arrangementet
- Send en påminnelse om arrangementet ca dagen før arrangementet
- Dukk opp senest 30 minutter før arrangementet starter, hjelp foredragsholder med å gjøre seg klar
- Forklar at mikrofonen trenges for video-opptak, men at den ikke gir lyd i høyttalere i rommet (for å unngå misforståelser)
- Forklar at spørsmål fra salen enten må stilles inn i en trådløs mikrofon som sendes rundt i salen, eller at spørsmål må gjentas av foredragsholder
- Hjelp til med å sende rundt mikrofon til salen
- Ønsk velkommen, gjerne presis
- Ønsk velkommen
- Introduser foredragsholderen ved navn, tittel og tema
- Dersom det ønskes å introdusere mer nøye kan dette være lurt å avtale med foredragsholder på forhånd, det hender foredragsholdere ønsker å gjøre dette selv
- Informer om at det sendes rundt deltakerliste (dvs. liste der man kan skrive seg på med navn og epostadresse)
- Informer om at det er sosialt opplegg etter presentasjonen
- Informer om at det trenges å sendes rundt en mikrofon for å få med spørsmål fra salen på video-opptak, slik at spørsmål må stilles inn i mikrofonen
- Send rundt deltakerliste litt etter møtestart, slik at også etternølere kan få skrive seg på lista.
Huskeliste ved avlysning/utsettelse av møte eller event
Det hender dessverre at et event må avlyses eller utsettes, f eks pga sykdom.
Se huskeliste for slike situasjoner her: aktiviteter/avlysning