Tid: mandag 08 juni 2026 kl 20:00 - 21:30

Sted: Jitsi: https://meet.redpill-linpro.com/NUUGMeeting
Referat-Pad: https://pad.efn.no/p/20260513-Referat_NUUG_styrem0te

Inviterte:

• Styremedlemmer:
  • Thomas Hansen (leder)
  • Harold Gutch (nestleder)
  • Francisco Javier Velazquez-Garcia
  • Jon Petter Bjerke
  • Knut Yrvin

• Varamedlemmer
  • Anatolii Pylypenko (vara 1)
  • Johnny A. Solbu (vara 2)

• Sekretariatet
  • Thomas Gramstad
  • Jon Petter Bjerke

Forfall:

Vårt fastrenteinnskudd på 600 000 fra 2025 er nylig utgått. Vi får samme rente som på plaseringskontoen, 3,2%. Nytt fastrenteinnskudd med 1 års binding gir nå 4,7%. Vi har nå 900 000 i banken. Forslag: Tegne nytt fastrenteinnskudd på 700 000 nå.

Komiteen som ble oppnevnt av styret i sak 2025-80 den 2025-12-08 har arbeidet hardt med evaluering og valg av system. Komiteen har bestått av Hans-Petter Fjeld, Thomas Gramstad og Jon Petter Bjerke. Innstillingen som er ført i pennen av Hans-Petter er nå klar (se vedlegg 1). Innstillingen inneholder også personvern-vurderingene som må gjøres av styret.

Det ble tidlig konkludert at å drifte et system på egen infrastruktur ikke er aktuelt, både fordi det ikke finnes mange slike systemer og i alle fall ville det kreve stor innsats med tilpasning og drift. Det ble derfor fokusert på nettbaserte systemer som har mange brukere i Norge. Det må bemerkes at å gå for en ekstern løsning ikke er noe nytt for NUUG - de siste 20 årene har alle medlemmene vært registrert både i Sendregning (faktura) og i Lodo (regnskap).

Valget falt på Zubarus https://home.zubarus.com/. Kostnadene framgår av vedlegg 2, side 6. Det er en fast pris på 395 + mva per måned for vår størrelse. Når vi får flere enn 520 medlemmer blir prisen høyere med 0,76 per medlem. Faller vi under 200 blir prisen 199. Årspris for oss blir 5 925 med mva. Denne kostnaden er allerede avsatt i budsjettforslaget for 2026 og 2027. I tillegg kommer kostnad for hver enkelt faktura og hver innbetaling, helt på linje med nåværende kostnad hos Sendregning.

Forslaget er å tegne abonnement hos Zubarus med oppstart 1. juli og så ta systemet i bruk så snart det er ferdig konfigurert og testet, i god tid før neste hovedfakturering i januar 2027. Sendregning tas ut av bruk så snart erstatningen er på plass (ingen fast avgift, så det haster ikke). Letsreg fases ut umiddelbart, og innmeldinger mottas via e-post og behandles i RT i mellomtiden.

Som nevnt i (1) så avventes valg av nytt regnskapssystem til senere på året, siden 2026 uansett må sluttføres i Lodo.

Vedlegg:
1. https://nuug.no/dokumenter/2026-06-08-styresak-valg-av-medlemslosning-Zubarus.pdf
2. https://nuug.no/dokumenter/2026-06-08-Zubarus-Databehandleravtale-2026.pdf

Forslag til vedtak:
Styret i NUUG vedtar å tegne abonnement på Zubarus og går god for personvern-vurderingene som framgår av innstillingen.

Forslag: mandag 13 juli 2026 kl 20:00 - 21:30 på Jitsi

Les igjennom og godkjenn referatet før møtet avsluttes.