Forrige styremøte 2008-12-08.

Agenda for styremøte i NUUG 2009-01-21

(Tidspunktet ble flyttet fra 2009-01-19 pga. kollisjon)

Tid: Onsdag 2009-01-21 kl. 17:00 - 18:00
Sted: USIT, Informatikkbygget, Gaustadalléen 23, Oslo

Inviterte:

• Styremedlemmer:
  • Petter Reinholdtsen (skype: petterreinholdtsen)
  • Jon Petter Bjerke (skype: jonpetter)
  • Ole Kristian Lien (skype: oklien)
  • Peter N. M. Hansteen (skype: pitrh00)
  • Håvard Fosseng
• Varamedlemmer:
  • Gaute Nessan
  • Runar Ingebrigtsen (skype: ireallyreallydontlikeskype)

Forfall:

• Ingen så langt

Vi satser på skype som konferansetelefonsystem. Hvem tar med seg det som trengs, dvs. bærbar med veltestet skype-instans? Det står mikrofon og høyttalere på kontoret til Petter Reinholdtsen på USIT. Petter Reinholdtsen har endel erfaring som kan deles med de som setter opp skype. Vi har fått tilbud om å teste Asterisk, så det kan testes hvis noen stiller opp i forkant av møtet (ca. 30 minutter før holder nok).

Frist for innlevering av å komme med nye saker, skriftlig orienteringer og saksframlegg er kl. 24:00 tre dager før møtet. Dvs. fredag 16. januar 2009. Se ellers styreinstruksen.

2009-01 Godkjenning av referat (Håvard) [1 min]

Referatet fra styremøtet 8. desember ble sendt ut til styret 9. desember og er å regne som automatisk godkjent.

2009-02 Opptak og endringer av medlemmer (Petter) [5 min]

I følge medlemsregisteret 2009-01-19 20:00+0200 har vi 63 firma og 337 personer som medlem. Fordelingen i kategorier er 252 medlemmer under bedrift, 57 personlig medlemmer, 13 personlige medlemmer uten USENIX, 13 studenter, 1 studentmedlem uten USENIX og 1 æresmedlem. 55 medlemmer er også SAGE-medlem. Gjennomsnittlig medlemstid er 4.1 år og vi mangler epostadresse for 4 personmedlemmer.

Den samme fila viser 1 ny person under firma, 2 nye personlige medlemer, og 1 nytt studentmedlem. Det er utmeldt 2 firma, 6 personer under firma 8 personlige medlemmer og 8 studenter siden eksporten datert 2008-12-05 15:00+0200. De fleste av utmeldingene er ryddet ut av Jon Petter pga. manglende kontingentinnbetaling de siste 2 årene. 1 person har endret medlemstype, til personlig medlem uten USENIX. I tillegg er det endret 3 epostadresser og 8 postadresser. Navnene er sendt ut i epost i styret.

Det ligger endel oppdateringssaker i RT som ikke er behandlet ennå. Godkjenning av disse tas på neste styremøte.

Forslag til vedtak:

• Styret godkjenner de nye medlemmene og tar utmeldingene til etterretning.

Orienteringer

2009-03 Økonomistatus (Jon Petter) [2 min]

Kontingentinntektene er nå beregnet. For 2008 ble det 393.112,50 og hittil for 2009 er det blitt 377.297,50. Da er kun betalte fakturaer medregnet, og kreditnotaer er trukket fra. Disse tallene er tatt direkte fra sendregning da de ikke er lett tilgjengelige i Lodo foreløpig. 2008 brukte vi 100000 kroner "for lite" og går dermed med et kjempe-overskudd. (Se budsjett-redegjørelsen.) Arbeidet med 2008 regnskapet er i rute og ventes avsluttet rundt første helgen i februar. Foreløpige tall finnes i budsjettforslaget.

Oppfølging av tidligere saker

Vedtakssaker

2009-04 Penger til replikatorprosjektet (Petter/Ole Kristian) [2 min]

Noen av oss er i gang med å lage reprap 3D-skrivere i regi av NUUG. Dette koster endel penger til utstyr etc. Behovet ble diskutert 15. til 17. januar på styrelisten, og da ingen protesterte bestemte leder at det skal brukes 10 000,- på dette prosjektet. Denne saken er i hovedsak for å bekrefte dette vedtaket og få det med i styrereferatet.

Mer informasjon om prosjektet finnes på wikisiden http://wiki.nuug.no/grupper/replikator .

Forslag til vedtak:

• NUUG setter av 10 000,- til bygging av selv-reproduserende 3D-skriver-prosjektet.

2009-05 Budsjett for 2009 og 2010 (Jon Petter) [15 min]

Foreløpig budsjettforslag: Budsjett-2009-2010.pdf Budsjett som vedtatt av styret: Budsjett-2009-2010-som-vedtatt.pdf

Regnskapstallene viser at inntektene i 2008 ble omtrent de samme som i 2007. Usenix-utgiftene ble noe høyere mens øvrige driftsutgifter ble mer enn 50000 kroner lavere.

Inntekter: Satsen for rabatt og tap er økt fra 3% til 7% basert på sammenlingning med regnskapstallene fra 2008. Reelle 2008-inntekter er regnet ut ved å summere de faktiske fakturaene som dreier seg om 2008-kontingenter, og trekke fra kreditnotaer (feil og utmeldinger). Fakturaer som ikke er betalt pr. Januar 2009 er ikke medregnet og må regnes som tapt. Usenix-satsene er økt med ca. 5%; dette var allerede forutsett i det opprinnelige 2009-budsjettet.

Utgifter: Regnskapet for 2008 viser at foreningen har brukt 100000 kroner mindre enn budsjettert. Dette skyldes følgende: 45000 spart ved å gjøre sekretariat-arbeidet på dugnad 20000 mindre brukt enn budsjettert på medlemsmøter 10000 spart på markedsføring 10000 spart på andre arrangmenter 9000 spart på årsmøte (ingen papirer sendt i posten)

Endringer (både revidert 2009 og 2010): Noen endringer foreslås som tilpasning til realiteter og et lavere innteksanslag: Budsjettpost for årsmøte er fjernet Sekretariat/assistanse arrangement halvert fra 12000 til 6000 (ikke benyttet de senere årene) Revisjon øket fra 15000 til 20000, basert på erfaring. Sekretariat beholdt på 40000 (redusert fra 50000) for å muliggjøre utsetting av tjenesten. Porto reduseres fra 3500 til 500. Andre arrangement reduseres fra 10000 til 5000. Gaver reduseres fra 1500 til 500. Video-posten er ekstraordinært øket til 25000 for 2009 (mot reduksjon i de to sekretariatspostene)

Kontingent: Det foreslås ingen endringer i kontingentsatsene for 2010.

2009-06 Ny spørreundersøkelse blant medlemmene og andre? (Petter) [5 min]

I fjor og i forfjor gjennomførte NUUG en spørreunderøkelse blant medlemmer og andre, for å lære litt mer om hva folk er interessert i og driver med. Skal vi gjenta dette i år?

Eventuelt

• Utsending av friprog-magasinet? (Runar)
• Sekretariatstelefonen (Peter)
• Sekretariat?