NUUGs sekretariat

Tilleggsinfo til dagens medlemsregister

• [:medlemsregister/ikkeinfo:Liste over medlems-ID for personer som ikke vil ha info fra NUUG].
• [:medlemsregister/sagemedlemmer:Liste over medlems-ID for SAGE-medlemmer].

Informasjon om regnskapet

• [http://www.nuug.no/styre/regnskap/ Skyggeregnskap på web]

Alternativer til DND-sekretariatet

Fredag 2007-02-09 kom det brev fra sekretariatet om oppsigelse av avtalen om sekretærtjenester, og at avtalen avsluttes fredag 2007-03-09 etter en måneds avtalefestet oppsigelsestid. Vi bør derfor se på alternativer.

DND-sekretariatet fører regnskapet, vedlikeholder medlemsregisteret, organiserer fakturering av kontingent og annet, er sentralbord og tar imot papirpost. Sekretariatet har også referert fra styremøtene. De har også NUUGs arkiv, som består av flere kubikkmeter med papirer og annet.

Medlemsregister

Medlemsregisteret bør være tilgjengelig på web for å la medlemmer justere kontaktinformasjon direkte. Det må kunne eksportere til fakturasystemet, og lage rapporter over medlemsmassen.

[http://www.techsoup.org/learningcenter/databases/page4804.cfm Choosing a Membership Database That Works For You Examining the options]

Det beste var om vi fant et fritt tilgjengelig system som vi kunne adoptere. Her er noen ideer:

• [http://www.flamingspork.com/projects/memberdb/ memberdb], i bruk av linux australia

Regnskapsføring

Det kan være lurt om vi finner et regnskapsopplegg der bilag og regnskap legges tilgjengelig på web, slik at regnskapsfører i tyskland og revisor i norge kan få enklere tilgang. Det finnes endel slike.

• [http://www.lodo.no Konsulent Vikaren m/Lodo]

• [http://www.xservices.no X services] ([http://www.xledger.no/Docs/XLEDGER.pdf PDF-presentasjonn])

Vi kan også vurdere å gjøre dette selv med et at de fritt tilgjengelige regnskapssystemene som [http://www.lodo.no Lodo], [http://www.ledgersmb.org/ LedgerSMB] eller [http:/www.sql-ledger.org SQL-Ledger].

Oppfølging av fakturering av kontingent etc

Det finnes selskaper som gjør dette, der fakturagrunnlaget kan leveres elektronisk via web, og oppfølging av innbetaling og eventuell purring gjøres av selskapet. Et eksempel er X services nevnt over, et annet er [https://www.sendregning.no/ SendRegning.no].

Sentralbord

Hvor mye blir sentralbordtjenesten brukt? Regnskapsavdelingene til firmamedlemmene setter kanskje pris på å ha noen å ringe for å diskutere fakturaen, og det er folk som tar kontakt via webskjemaet som ønsker å bli kontaktet på telefon. Det kan derfor være hensiktsmessig å ha noen som kan ta imot telefonsamtaler. Hvilke alternativer har vi?

Det finnes kommersielle som tilbyr sentralbordtjenester.

• [http://www.bellcom.no/sitemap.htm Telefonsekretæren]

• [http://www.regus.no/ Regus]

Motta papirpost

Vi kan forsøke å skaffe en postboks. Det er ikke mye post som kommer, og det som er relevant bør scannes og legges ut elektronisk.

Lagerplass

Vi mottar ikke mye papirpost, men det er endel andre papirer som det kan være ønskelig å ta vare på. NUUG har et ganske stort arkiv etter over 20 år i aktivitet. Det kan f.eks. leies lager for å putte det som ikke brukes ofte.

Praktisk rundt overgang

• Arkivet må flyttes
• Alle kontakter må få beskjed om ny postadresse
• Post må omadresseres, i hvert fall i et år
• Alle data fra medlemsregister og regnskapssystem må kopieres over til NUUG
• Kontorrekvisita og slikt (konvolutter, brevpapir, reklamemateriell, etc) må få nytt hjem.