sekretariat:fakturering
Forskjeller
Her vises forskjeller mellom den valgte versjonen og den nåværende versjonen av dokumentet.
Begge sider forrige revisjonForrige revisjonNeste revisjon | Forrige revisjon | ||
sekretariat:fakturering [2025/02/10 17:17] – fjernet - ekstern redigering (Unknown date) 127.0.0.1 | sekretariat:fakturering [2025/03/09 20:19] (nåværende versjon) – jonpetterbjerke | ||
---|---|---|---|
Linje 1: | Linje 1: | ||
+ | ====== Litt om NUUGs rutiner for fakturering av kontingent etc ====== | ||
+ | Kopiert fra '' | ||
+ | |||
+ | NUUG bruker sendregning.no til å sende ut fakturaer. De har et webgrensesnitt og et grensesnitt basert på web services der XML brukes som utvekslingsformat. | ||
+ | |||
+ | Formatet er dokumentert [[https:// | ||
+ | |||
+ | For å snakke med web services-grensesnittet til sendregning.no er [[https:// | ||
+ | |||
+ | * generering av fakturagrunnlag | ||
+ | * mer? | ||
+ | |||
+ | ===== Utsending av fakturaer ===== | ||
+ | |||
+ | Utsending av faktura via sendregning.no kan gjøres automatisk basert på innholdet i medlemsregisteret. Tilgangsparameter (brukernavn og passord) må legges i '' | ||
+ | |||
+ | Prosedyren for å sende ut faktura er dermed nå følgende to steg (obs, bør testes godt første gang den brukes): | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Oppdatere medlemsregisteret ==== | ||
+ | |||
+ | Først redigeres informasjonen i medlemsregisteret, | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | cd nuug/styre/ | ||
+ | cvs up medlemsliste.csv | ||
+ | vi eller emacs medlemsliste.csv | ||
+ | ../ | ||
+ | cvs commit -m " | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | Deretter sendes fakturainformasjon til sendregning.no via webservices-grensesnittet, | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | cd nuug/styre/ | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | Det er viktig å sjekke at XML-filen ser bra ut. Det må gjøres manuelt ved å sammenligne med spesifikasjonen. Det er sjekket for alle medlemstyper, | ||
+ | |||
+ | For å sende fakturaer uten rabatt, bruk opsjon -F til medlemsliste-makeinvoices, | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | cd nuug/styre/ | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | Folk i utlandet fungerer ikke alltid. Firma med mer enn ca. 15 medlemmer fungerer heller ikke. Årsaken er at det blir for mange linjer på fakturaen. Disse utfordringene bør vi finne en løsning på før faktureringen automatiseres enda mer, og f.eks. å opprette en cronjobb som sender ut fakturaer. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Når vi får inn endringsønsker etter at faktura/ | ||
+ | |||
+ | - Kjør ut en kreditnota i sendregning, | ||
+ | - Endre i medlemsregisteret til å si at den nye fakturaen ikke er laget, på bedriften og samtlige medlemmer tilnyttet den aktuelle bedriften. | ||
+ | - Legg inn endringene (utmelding/ | ||
+ | - Kjør fakturering på nytt. | ||
+ | |||
+ | Når endringsønsker kommer etter at faktura er betalt så er det bedre å sende tilleggsfaktura på den/de nye medlemmene. | ||
+ | |||
+ | Usenix-medlemskap kan ikke annulleres etter at det er betalt og rapportert. Send derfor ikke kreditnota på utmeldinger som kommer etter at faktura er betalt. | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Utmelding ==== | ||
+ | |||
+ | Ved utmelding sendes kreditnota på inneværende års kontingentfaktura, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Hvordan sende ut faktura manuelt og ignorere rabatten? ==== | ||
+ | |||
+ | Skriptet sendinvoices kan også brukes til dette (se ovenfor). | ||
+ | |||
+ | Alternativt kan man bruke den manuelle prosessen nedenfor. | ||
+ | |||
+ | Dette brukes når du vil generere innmelding.xml uten å ta hensyn til rabatten. Dette er nyttig for de som skal faktureres på slutten av inneværende år. Da vil normalt rabatt på 25% inntre da de ikke normalt vil bli med på USENIX før i april. | ||
+ | |||
+ | Dette er også nyttig med sene medlemmer som ikke får gjennomført fornyelse av kontingent før nyttår, og/eller trenger ny faktura eller medlemskategori etc. etter nyttår. | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | Alternativt kan du editere innmelding.xml manuelt. Dette gjør du også hvis du må legge til en ekstra linje med info. | ||
+ | Opsjon -i angir å lage faktura bare for medlemmer som ikke har fått faktura allerede. | ||
+ | |||
+ | Før innsending må det rettes i innmelding.xml: | ||
+ | |||
+ | På linjen < | ||
+ | |||
+ | Send faktura manuelt slik: | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | Oppdater fakturaperiode i medlemsliste og sjekk inn. | ||
+ | |||
+ | Ferdig! | ||
+ | NB: Husk å oppdatere manuelt i medlemsliste.csv at faktura er sendt! (Legg inn dato for utløp av fakturert medlemsår.) Hvis ikke, så tror skriptene makeinvoices (og sendinvoices) ved neste normale kjøring at de skal sende enda en faktura til medlemmet! Ved bedriftsmedlem skal denne datoen settes for både bedriften og alle de tilknyttende personene. | ||
+ | |||
+ | Mulig feil med xml i sws-test: Hvis sws-test feiler med melding "HTTP post returned failure - 409 Conflict", | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | -d betyr debug. Denne versjonen av kommandoen sender altså ikke faktura til medlemmet, men brukes for å få info om hva som gikk galt med kjøringen av skriptet. Hvis feilen er knyttet til Batch-ID så må denne rettes i xml-filen, og sws-test kjøres igjen med "-a send" opsjon. (Foregående setning er " | ||
+ | |||
+ | **Merknad: | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== Sende ut purring ==== | ||
+ | |||
+ | Påminnelse om manglende faktura ved hovedforfall. Dette gjøres i god tid før jul!!! | ||
+ | |||
+ | Forslag til faktura- og purrerutine: | ||
+ | |||
+ | Hovedfakturering kjøres i slutten av oktober med 30 dagers betalingsfrist. | ||
+ | Første purring kjøres ca. 1 uke etter forfall, etter at alle innbetalinger på forfall er registrert i medlemsregisteret. | ||
+ | Ny purring ca 1 uke før rapporten til Usenix skal sendes (dvs. ca 20. desember). | ||
+ | Siste purring kjøres i midten av januar. | ||
+ | Senere purringer sendes etter behov, for å fange opp ubetalte fakturaer som er utsendt gjennom året. | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | cd nuug/styre | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | ==== Purring fra Sendregning ==== | ||
+ | |||
+ | En gang i året, når det er et lite antall ubetalte fakturaer, bør det sendes purring fra Sendregning. Denne går ut på papir og koster deretter (32 kroner per stykk), men betyr at man når medlemmer som av en eller annen grunn ikke mottar epost fra sendregning (spamfilter o.l.) | ||
+ | |||
+ | Oppskrift: | ||
+ | |||
+ | - Logg inn på sendregning.no. | ||
+ | - Velg " | ||
+ | - Trykk på knappen " | ||
+ | - Velg år og måned for hovedfaktureringen (se at antallet oppdateres - bør være under 30). | ||
+ | - Velg alle fakturaene (huk av til venstre for " | ||
+ | - Velg evt. bort de som ikke skal ha purring. | ||
+ | - Fyll inn en passende tekst i feltet nederst. For eksempel "Har du glemt å betale kontingenten for 2016? Gi oss beskjed hvis du ikke ønsker å være medlem." | ||
+ | - Ikke velg " | ||
+ | - Trykk på knappen "Send purringer" | ||
+ | - Sjekk tilbakemelding, | ||
+ | |||
+ | Hente ut PDF-utgaver av fakturaen til arkivet | ||
+ | |||
+ | for n in $(seq 2739 2912) ; do | ||
+ | mv output.pdf 2007-ut-faktura$n.pdf done | ||
+ | |||
+ | ==== Hente informasjon om betalte fakturaer ==== | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | cd nuug/styre/ | ||
+ | ../ | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | ==== Registrer innbetalinger i medlemsregisteret ==== | ||
+ | |||
+ | :!: Denne metoden er ikke trygg, da den registrerte fakturaer som er trukket tilbake (med kredittnota) som om de er betalt. | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | cd nuug/styre/ | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | ../ | ||
+ | cvs commit -m " | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | Et script som er litt sikrere og som slår opp fakturanummer kan brukes slik: | ||
+ | |||
+ | < | ||
+ | $ cd ~/ | ||
+ | $ git pull | ||
+ | $ ../ | ||
+ | $ git commit -m " | ||
+ | $ git pull | ||
+ | $ git push | ||
+ | </ | ||
+ | |||
+ | * Funket ikke på UIO 101073 november 2012. Den ser ut til å sette _alle_ bedriftsmedlemmer betalt, selv om de er utmeldt. Den vil ikke sjekke | ||
+ | * Forutsetter at innbetalingen allerede er registrert i Sendregning. Ved innbetalinger uten KID må de registreres manuelt i Sendregning først. |