Sekretariatrutiner
Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.
- Ta imot papirpost
- Svare på telefon
- Svare på henvendelser i request-tracker
- Følge opp nyinnmeldinger
- Bistå ved organisering av medlemsmøter
- Delta på styremøter, referere
- Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
- Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].
Ta imot papirpost
- Åpnes
- Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev
- Lastes opp til dertil egnet sted (NUUGs server, RT, noen annet?)
- Føres inn i postjournal
- (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
Svare på telefon
Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.
- Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
- RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
- Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .
- Ta imot bestillingen via RT.
- Fakturere ut abonnementet
- Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.
- I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.
- Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.