Sekretariatrutiner
Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.
- Ta imot papirpost
- Svare på telefon
- Svare på henvendelser i request-tracker
- Følge opp nyinnmeldinger
- Bistå ved organisering av medlemsmøter
- Delta på styremøter, referere
Ta imot papirpost
- Åpnes
- Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev
- Lastes opp til dertil egnet sted (NUUGs server, RT, noen annet?)
- Føres inn i postjournal
- (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
Svare på telefon
Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.
- Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
- RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
- Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.