Rutiner for refundering av NUUG-relaterte utgifter
NUUG dekker normalt utgifter i ettertid basert på forespørsel om refundering, reiseregning ol. Dette gir minst ekstraarbeid for kasserer, styre og revisor.
Forespørsel om refundering sendes som epost til NUUG-sekretariatet [http://www.nuug.no/kontakt.shtml NUUGs kontaktinformasjon]. Etter nye regler fra 2014 er det ikke lenger nødvendig å bevare eller sende inn papir-originaler. Arkivet kan altså være heldigitalt.
Forespørselen må inneholde
- Ditt navn og adresse
- Beskrivelse av hva det gjelder
- Opplisting av utgifter med sluttsum
- Bankkontonummer som skal brukes ved utbetaling
- Kvitteringer
- Dato og underskrift
Forespørselen håndteres av sekretariat og kasserer.
Tips.
Putt/lim alle bilag på hvite ark, skann dette og lagre som et PDF-dokument. Forsiden må også skannes, med underskriften. Legg dette ved i eposten til sekretariatet.
Procedures for reimbursement of NUUG-related expenses
NUUG normally covers expenses in retrospect based on a request for reimbursement, travel, etc. This provides minimum additional work for the treasurer, board and auditors.
Send your requests for refunds to the Secretariat [http://www.nuug.no/kontakt.shtml NUUG contact information]. No paper originals need to be sent, according to new accounting rules from 2014.
The request must contain:
- Your address
- Description of what this is about
- Enumerating the cost, including the total amount
- The Norwegian bank account number to be used for payment, or IBAN/BIC for international payments.
- Receipts for all expenses
- Date and signature
The request is handled by the Secretariat and Treasurer.
Hint: Place / glue all documents on a white sheet of paper, scan this and save as a pdf document. The front page with signature need to be scanned as well. Include this in the mail to the Secretariat.