Kassererens oppgaver og rutiner

Av Jon Petter Bjerke, 2010-06-16

De konkrete teknikkene som beskrives er slik som jeg har gjort det, med min plattform basert på Windows i samspill med FreeBsd på nerdhaven.nuug.no. Så lenge resultatet er det samme, kan man benytte mange andre teknikker for å nå målet.

Nyttige hjelpemidler

• SSH Secure Shell 3.2.9 (Build 283) http://www.ssh.com/ For innlogging og SCP filoverføring til/fra arkivet.

• Sist jeg sjekket var det ikke mulig å finne gratisversjonen for nedlasting på ssh.com lenger.

• PDF "printer": PDF Factory fra http://www.fineprint.com/ (shareware). Gratis alternativ: http://www.cutepdf.com/

Inngående faktura

• Hvis fakuraen ikke allerede finnes som en RT-sak i sekretariat-køen, så sørg for at den blir det, med selve fakturaen som PDF-vedlegg.
• Lagre vedlegget i arkivet.
• Jeg har laget meg en kopi av arkivet (/home/httpd/nuug-arkiv/2010) på lokal disk, og så bruker jeg Secure File Transfer delen av SSH til å laste opp/ned etter behov.
• Noen innkommende bilag vil allerede være i arkivet. Filnavn må konstrueres i henhold til standarden (ref?).
• Oppdater arkiv-indeksen (trenger ikke gjøres for hvert bilag, en gang pr. sesjon holder):

• $ cd <lokalt cvs-område>

• $ cvs update -d ; sørg for at du har oppdaterte filer
• $ cd nuug/styre/bilag
• $ sh update.sh ; oppdater fila mapping.txt
• $ cvs commit ; sjekk inn den oppdaterte mapping.txt (dette kan også vente til Lodo er ført)
• Skriv ut fakturaen for å lette behandlingen og til eget arkiv
• Notér RT-saksnummeret på utskriften (f.eks. #3111)
• Før bilaget i Lodo
• * gå til www.lodo.no
• * logg inn
• * trykk på "Faktura inngående" (knapp øverst i midten)
• * nytt bilagsnummer kommer opp automatisk
• * legg inn riktig bilagsdato, trykk TAB og sjekk at neste felt får riktig periode (år-måned) - hvis det ikke går, så er det noe feil med åpning/lukking av perioder
• * velg riktig leverandør fra nedtrekksmenyen. Leverandører skal begynne med 200. Hvis bilaget er en reiseregning fra et medlem, så ikke bruk medlemmet direkte som leverandør, men bruk "Leverandører diverse".
• * legg inn totalbeløpet som skal betales under Kredit/Ut.
• * Skriv inn forfallsdato (format yyyy-mm-dd), KID og Fakturanummer. Som tekst en beskrivelse av hva det er (inntil 20-30 tegn).
• * Trykk grønn knapp "Lagre". En ny linje kommer opp, med en passende motkonto. Ofte vil den være korrekt. Trykk så Lagre på den nye linja, og føringen er ferdig.
• * Noen få fakturaer skal føres mot forskjellige kontoer. Rett da beløpet på Debet siden og det vil dukke opp nye linjer. Merk at alle beløp føres inklusive MVA.
• Noter Lodo bilagsnummeret på utskriften (f.eks. U7154)
• Åpne fila mapping.txt med en passende teksteditor (vi) og legg inn Lodo bilagsnummeret bak riktig filnavn. Lagre og exit editor.
• Sjekke inn endringene: cvs commit
• * De to siste punktene gjøres normalt samlet som avslutning på en sesjon.
• Gå til DNBNOR nettbank og legg inn betaling(ene) (kan gjøres av jonp inntil nettbanktilgang er ordnet)
• Skriv hva som er gjort så langt som kommentar på saken i RT og oversend saken til neste saksbehandler (jonp eller pere)
• Følg opp at nettbank og godkjenning blir utført i rimelig tid.

Andre oppgaver