Kassererens oppgaver og rutiner

Av Jon Petter Bjerke, 2010-06-16, sist oppdatert 2010-08-30

De konkrete teknikkene som beskrives er slik som jeg har gjort det, med min plattform basert på Windows i samspill med FreeBsd på nerdhaven.nuug.no. Så lenge resultatet er det samme, kan man benytte mange andre teknikker for å nå målet.

Nyttige hjelpemidler

Inngående faktura

Inngående faktura fra Usenix

Behandles i store trekk som andre innngående fakturaer, men med noen særtrekk fordi den er i dollar og ikke i kroner.

Fakturabilaget (Uxxxx) legges inn i Lodo i NORSKE KRONER. Omregning må gjøres manuelt basert på dollarkursen som det ble kjøpt dollar for to år tidligere (for 2010 er det kursen 5,886 fra 2008 som gjelder, se bilag U7141.) Knappen VALUTA i Lodo benyttes ikke.

Betalingen gjøres i nettbanken i dollar fra dollarkontoen. Føringen i Lodo blir litt spesiell. For komplett eksempel se U7129 og B1419 fra 2009. På konto 1941 (bankkonto i dollar) føres dollarbeløpet. På leverandørkontoen (2004100) føres kronebeløpet tilsvarende summen fra bilag U7129. Differensen mellom de to tallene kalles kursdifferense og føres på konto 1942.

Dagens aktuelle dollarkurs kommer altså ikke til syne i det hele tatt.

Liste til Usenix

I henhold til avtalen med Usenix skal vi sende dem komplett medlemsliste innen utgangen av året, for det kommende året. I tillegg skal vi sende oppdateringer, dvs. nyinnmeldinger og adresseendringer, hvert kvartal, innen 1. april, 1. juli og 1. oktober. I praksis har vi i samråd med Usenix kommet til at det enkleste er å sende over komplett medlemsliste hver gang, 4 ganger i året. Listen genereres av et script, http://www.nuug.no/styre/usenixdump.cgi (link finnes på http://www.nuug.no/styre/), og sendes over som den er, i CSV format. Det er viktig at medlemsregisteret et mest mulig oppdatert når listen genereres, spesielt med innbetalinger av kontingent, da kun betalte medlemskap skal være med til Usenix. Samtidig logges alle mailer i RT, eksempel kan være RT#2968. Tilbakmeldinger fra Usenix logges i samme sak, og medlemsregisteret oppdateres med nye Usenix-medlemsnumre. Vår hovedkontakt i usenix er "Toni Veglia" <toni@usenix.org>, og medlemsregisteret vedlikeholdes av "Jim Lawson" <jrl@usenix.org>. Oppdateringene sendes derfor til begge disse.

Kriterier for medlemskap

Se dokumentet http://www.nuug.no/styre/medlemskap.txt som er en slags betenkning skrevet av undertegnede i 2006. Det er ikke formelt vedtatt av styret og har aldri vært praktisert til 100%, men ligger til grunn for behandligen av blant annet medlemsregisteret.

Årsoppgjøret

Fylles inn i løpet av prosessen med oppgjøret for 2010 (2011-01-13)

Andre oppgaver

Fylles inn etter behov.

sekretariat/kasserer (last edited 2015-11-29 21:27:02 by localhost)