Dette er et forslag til nytt opplegg (Petter)

Oppdatering av mailinglister fra medlemsregisteret

Bakgrunn

For å forenkle utsending av informasjon til medlemmene i NUUG, og sikre at kun medlemmer får passord etc. til bruk med medlemsrabatter og annet, er det hensiktsmessig å ha en mailingliste som kun når medlemmene. Det er naturlig at medlemmer@nuug er denne listen.

Pr. 2007-02-04 består medlemmer@nuug av 433 adresser, hvorav 292 er adresser som finnes på medlemmer i medlemsregisteret, 94 er på personer i medlemsregisteret som ikke er registrert som medlemmer og 47 er adresser som ikke finnes i medlemsregisteret i det hele tatt.

Mailinglisten annonsering@nuug brukes til å annonsere nuug-aktivitet til folk også utenfor NUUG, og den når medlemmer@nuug, endel likesinnede foreninger i Oslo-området og endel enkeltpersoner (nå 47 stykker) som har bedt om å få informasjon om NUUG-aktivitet. Det er litt mindre aktivitet på annonsering@nuug enner det er på medlemmer@nuug.

Det er en del av adressene på medlemmer@ som ser ut til å være fellesadresser for firmamedlemmer, for eksempel adresser som sendes inn til interne NEWS-servere eller bedriftsinterne annonseringslister. Disse adressene er ikke i medlemsregisteret i dag.

Forslag

Mailinglisten medlemmer@nuug reserveres for medlemmer med de adressene som finnes i medlemsregisteret, og alle de øvrige adressene flyttes til annonsering@nuug. Når folk blir medlemmer flyttes de automatisk fra annonsering@nuug til medlemmer@nuug, og når de ikke lenger er registrert som medlemmer flyttes adressen til annonsering@nuug.

Hvert medlem gis mulighet til å reservere seg mot å motta mail via mailinglistene ved at eksporten fra medlemsregisteret inneholder et flagg (info-flagget) som settes til 'false' for alle som ikke ønsker epost.

Firma som ønsker en fellesadresse i tillegg til de personlige adressene kan knytte denne adressen tilfirmaoppføringen i medlemsregisteret. Rutinen for å oppdatere dette feltet må sekretariatet få på plass.

Gjennomføring

1. Sekretariatet får flagget alle adressene som skal motta mail med info-flagget. (RT [https://rt.nuug.no:443/Ticket/Display.html?id=177 #177])

2. Endringen annonseres på medlemmer@, slik at alle er klar over at de må ta framtidige endringer i mailinglistestatus via medlemsregisteret
3. Alle websider som forteller hvordan en melder seg av og på medlemmer@ oppdateres til å forklare det nye opplegget.
4. Adressene flyttes fra medlemmer@ til annonsering@
5. Script for å automatisk oppdatere medlemmer@ og annonsering@ setter i produksjon. En start ligger som tools/update-mailinglists i CVS.