NUUG årsmøte 2007

Tidsplan

• 2007-01-17 Styremøte for å godkjenne årsmelding og regnskap
• 2007-02-14 Styremøtet godkjenner alle årsmøtepapirer
• 2007-02-20 Årsmøteinnkalling må være sendt til medlemmene for å rekke 3-ukersfristen.
• 2007-03-13 Årsmøte arrangeres i Oslo

Dagsorden i henhold til vedtektene

1. Valg av møteleder og referent
2. Valg av to medlemmer til å undertegne protokollen
3. Innkallelsens lovlighet
4. Forslag til årsberetning
5. Godkjenning av regnskap
6. Valg av nytt styre og andre tillitsmenn:
   • Formann
   • 2 av 4 styremedlemmer
   • 2 varamenn
   • 2 revisorer eller 1 autorisert revisor
   • Valgkomité på 3 medlemmer
7. Forslag til ny medlemskategori uten USENIX-tilknytning
8. Fastsettelse av kontingenten for 2008
9. Forslag til revider budsjett for 2007 og budsjett for 2008
10. Eventuelt

Styret foreslår XXXX som møteleder og XXXX som referent.

Vedlegg

1. Sak 4: Forslag til årsberetning ([http://www.nuug.no/dokumenter/aarsberetting-2006.pdf PDF] og [:årsmøte2007/beretning:HTML])

2. Sak 5: Forslag til regnskap, balanse attachment:REGNSKAP-BALANSE-2006.pdf og rapport fra revisor for 2006
3. Sak 6: Forslag til nytt styre og andre tillitsmenn
4. Sak 7: Forslag til kontingentsatser for 2008
5. Sak 8: Forslag til revidert budsjett for 2007 og budsjett for 2008 attachment:budsjett2008.pdf
6. sak X: Forslag til nye medlemskategorier (i tillegg til de eksisterende)

<Hvilke saker skal vi ta opp, utenom det vanlige?>

Forslag til nye medlemskategorier (i tillegg til de eksisterende)

[:årsmøte2007/utenusenix-kommentar:Kommentarer fra medlemmer om ny medlemskategori].

De siste årene har det vært diskutert om det bør være mulig å være NUUG-medlem uten å være medlem i USENIX. Bakgrunnen er at noen ikke ser seg råd til eller tjent med kostnaden knyttet til et Usenix-medlemskap. En annen gruppe er folk som allerede er direkte USENIX-medlemmer, og som ikke blir medlem i NUUG for å unngå dobbeltmedlemskap. En bekymring har vært at NUUG kan miste status som undergruppe av USENIX hvis færrre enn 100 medlemmer ønsker å være USENIX-medlem. En annen er at profilen på foreningen vil endre seg hvis ikke samtlige medlemmer har USENIX-tilknytning. Det antas dog at flere vil ønske å bli medlem i NUUG med en lavere kontingent, og det har også vært ideer om å la lokale brukergrupper få tilknytning til NUUG uten USENIX-medlemskap.

I januar 2007 gjennomførte NUUG en medlemsundersøkelse der vi blant annet spurte hvem som ønsket å være medlem av USENIX via NUUG selv om det ble valgfritt. Det var 247 bevarelser, hvorav 139 sa de var medlem, 92 sa de ikke var medlem og 16 ikke visste om de var medlem. 139 utgjør 45% av medlemsmassen i NUUG ved utgangen av undersøkelsesperioden, og det anses å være en høy svarprosent. Når det gjelder spørsmålet om en ønsker å være USENIX-medlem hvis det ble valgfritt, så fordeler svarene seg slik:

På bakgrunn av dette foreslås det å opprette noen nye medlemskategorier. Det foreslås ikke å tilby en tilsvarende kategori for bedrifter. Bakgrunnen for ikke å inkludere bedriftsmedlemmene er at ordningen ses på som en inngangsbillett for personlige medlemmer som synes den totale kontingenten blir for høy. Det er viktig å holde på at det normale NUUG-medlemskapet skal inkludere USENIX. I tillegg kommer at det ville blitt svært tungt å administrere bedriftsmedlemmer med forskjellige antall medlemmer med og uten USENIX, samt å sette kontingentsatsene.

Kategoriene foreslås innført fra og med medlemsåret 2008, for å sikre oss tid på å tilpasse medlemsregister og utarbeide regler og rutiner for disse nye kategoriene. Kategorier og kontingensatser

Det må bestemmes hva de nye kategoriene skal hete. Styrets forslag er "... medlem uten USENIX". Andre forslag som har vært vurdert er NUUG-aspirant, NUUG-tilknyttet, assosiert medlem, støttemedlem og lokalmedlem. Etter styrets oppfatning kan disse medlemskategoriene innføres uten vedtektsendringer.

Forslag til kontingentsatser for 2008

Kontingentsatsene foreslås uendret i 2008, men med tillegg av kontingentsatser for de nye foreslåtte medlemskategoriene.

Forslag til revidert budsjett for 2007 og budsjett for 2008

Oppdatert budsjett: Microsoft Excel format attachment:budsjett2008.XLS PDF-format attachment:budsjett2008.pdf

Ved sammenligning med regnskapet er det viktig å merke seg at budsjettet ikke tar hensyn til verken inntekter eller utgifter knyttet til abonnement på Linux-magasinet, SAGE-medlemskap eller arrangementer som sommerfesten, som alle er aktiviteter som skal være "selv-finansierende", mens de er inkludert i regnskapet som derfor får litt høyere inntekter og utgifter på grunn av dette.

I det reviderte 2007-budsjettet foreslås følgende endringer: En reduksjon på ca. 12.000 kroner i kontigentinntekter basert på faktisk medlemstall ved slutten av 2006. En mindre reduksjon i Usenix-kontingent på grunn av uteblitt kontingentøkning, mens antall USENIX-medlemmer er tilnærmet uendret på grunn av at flere bedrifter har vist seg å utnytte "kvoten" på 3 personmedlemmer. Kostnader årsmøte er øket fra 6000 til 9000 basert på 2006-tallene (det vesentlige er portokostnader). Kostnad medlemsmøter er halvert til 15000. Kostnad video-opptak er foreslått doblet til 12000 fordi vi ønsker å innføre dette som en fast ordning og kan ikke i like stor grad basere oss på frivillig innsats og lånt utstyr. Kostnad arrangementer er en redusert da det ikke foreligger planer om større arrangementer som vil kreve utlegg (eller riskio for underskudd). Postene for sekretariat og regnskap er øket basert på erfaringene fra siste år, men posten for arrangement er fjernet da det ikke foreligger planer om større arrangementer som krever innsats fra sekretariatets side. Andre adminstrative kostnader er også redusert (den ble høyere i 2006 på grunn av enkelte feilposteringer i regnskapet). Med disse justeringene så ender budsjettet med et underskudd på 1003 kroner før finansposter. Det er et relativt stramt budsjett, noe som delvis skyldes høy dollarkurs på beløpet som i sin tid ble innkjøpt for å dekke USENIX-kontingenten.

Forslaget til budsjett for 2008 følger stort sett det reviderte 2007-budsjettet, men det er tatt inn mulighet for større arrangementer. For 2008 er dollar innkjøpt rimelig, noe som gir større spillerom i budsjettet. I budsjettet er også tatt inn de nye medlemskategoriene med relativt beskjedne tall, men en viss overgang fra de eksisterende er forutsatt. (Om de nye kategoriene ikke skulle bli vedtatt, kan budsjettet benyttes likevel, men overskuddet vil bli vesentlig mindre på grunn av lavere forventet medlemstall.)

Det er grunn til å håpe på vesentlig lavere sekretariat- og regnskapskostnader framover som følge av flytting og ny arbeidsfordeling mellom styre og sekretariat, men dette er ikke tatt inn i budsjettene fordi planene ikke er klare ennå, og vi må påregne ekstraordinære omstillingskostnader i 2007 og kanskje også i 2008.