Agenda for styremøte i NUUG 2018-12-10

Tid: Mandag 10 desember 2018 kl: 20:00

Sted: Mumble, video.nuug.no

Inviterte:

Styremedlemmer:
- Martin Langsjøen (leder)
- Thomas Gramstad (nestleder)
- Johnny A. Solbu
- Jon Petter Bjerke
Varamedlemmer
- Petter Reinholdtsen (vara 1)
- Hans-Petter Fjeld (vara 2)
Sekretariatet
- Thomas Gramstad
- Jon Petter Bjerke

Forfall:

Nye saker

2018-45 Godkjenning av referat fra styremøtet 2018-11-05

2018-46 Medlemsstatistikk og nye medlemmer (Jon Petter)

$ date; ../tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv
Sun Dec  9 14:54:53 CET 2018
Oversikt over medlemmer, også uten betalt kontingent
Fordeling i medlemskategorier

   27       FIRMAMEDLEM
  125 55.1% Medlem under bedrift
   49 21.6% Personlig medlem
   45 19.8% Personlig medlem uten USENIX
    4  1.8% Studenter
    2  0.9% Studentmedlem uten USENIX
    2  0.9% Æresmedlem

   12 Medlem under bedrift (1-2), 8 bedrifter
   39 Medlem under bedrift (3), 13 bedrifter
   74 Medlem under bedrift (4->), 6 bedrifter, 56 ekstra medlemmer

Totalt 227 personer er medlem.
Mangler emailadresse for 1 personmedlemmer.
51 personer (20 medlemmer) har unix-brukernavn hos NUUG.
Gjennomsnittlig medlemstid: 8.3 år

$ date; ../tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv -p -y 2018
Sun Dec  9 14:59:40 CET 2018
Oversikt over medlemmer med betalt kontingent til og med 2018-12-31
Fordeling i medlemskategorier

   26       FIRMAMEDLEM
  122 55.7% Medlem under bedrift
   47 21.5% Personlig medlem
   42 19.2% Personlig medlem uten USENIX
    4  1.8% Studenter
    2  0.9% Studentmedlem uten USENIX
    2  0.9% Æresmedlem

   12 Medlem under bedrift (1-2), 8 bedrifter
   36 Medlem under bedrift (3), 12 bedrifter
   74 Medlem under bedrift (4->), 6 bedrifter, 56 ekstra medlemmer

Totalt 219 personer er medlem.
Mangler emailadresse for 1 personmedlemmer.
51 personer (20 medlemmer) har unix-brukernavn hos NUUG.
Gjennomsnittlig medlemstid: 8.5 år

NB. Medlemmer som har meldt seg ut i løpet av 2018 er ikke med i disse tallene.

$ date; ../tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv -p -y 2019
Sun Dec  9 14:58:52 CET 2018
Oversikt over medlemmer med betalt kontingent til og med 2019-12-31
Fordeling i medlemskategorier

   23       FIRMAMEDLEM
  109 63.4% Medlem under bedrift
   32 18.6% Personlig medlem
   25 14.5% Personlig medlem uten USENIX
    3  1.7% Studenter
    1  0.6% Studentmedlem uten USENIX
    2  1.2% Æresmedlem

   10 Medlem under bedrift (1-2), 7 bedrifter
   33 Medlem under bedrift (3), 11 bedrifter
   66 Medlem under bedrift (4->), 5 bedrifter, 51 ekstra medlemmer

Totalt 172 personer er medlem.
Mangler emailadresse for 1 personmedlemmer.
51 personer (17 medlemmer) har unix-brukernavn hos NUUG.
Gjennomsnittlig medlemstid: 8.8 år

Rapport om endringer i medlemslisten siden 2018-11-04. Detaljer finnes i bilagsarkivet (tilgang med styrepassord).

5 innmeldinger (4 medlem under bedrift, 1 personlig medlem)
11 utmeldt (2 firmamedlemmer, 7 medlem under bedrift, 1 personlig medlem).
1 endret medlemskategori til studentmedlem uten Usenix.
2 endret e-post. 5 endret postadresse.

Forslag til vedtak: Tallene og endringene tas til orientering. De nyinnmeldte tas opp som medlemmer når kontingent er betalt.

2018-47 Økonomistatus (Jon Petter)

Regnskapet er ikke oppdatert siden sist. Kontoutdrag for november er lagt i bilagsarkivet.

Hovedfakturering for 2019 ble sendt ut den 2018-10-22 med forfall 2018-11-05, pluss noen senere.

Rapport fra Sendregning

Måned       Totalsum    Utestående
2017/01      512,60          0
2017/02      898,75          0
2017/03    1 980,00          0
2017/04   -2 525,00          0
2017/05      200,00     200,00
2017/07   -3 408,75          0
2017/09    2 500,00          0
2017/10  284 890,00   3 805,00
2017/11   49 875,00          0
2017/12   -7 730,00          0
Sum      327 192,60   4 005,00

2018/01      307,50          0
2018/02   -1 467,50          0
2018/03   -5 000,00          0
2018/06    1 275,00          0
2018/08      785,00     341,25
2018/10  247 785,00  40 790,00
2018/11   50 915,00   5 000,00
2018/12   -1 365,00          0
Sum      293 235,00  46 131,25

2018-48 Revisjonskostnader (Jon Petter)

For å følge opp vedtaket fra årsmøtet har det blitt tatt kontakt med revisor, som var imøtekommende og har tilbudt å redusere prisen så mye at vi bør akseptere dette. Reduksjonen forutsetter at regnskapet leveres fullstendig med tilleggsdokumentasjon uten behov for korreksjoner og at alle attesteringer er på plass og forøvrig at dokumentasjonen, i tråd med hva som har vært situasjonen de siste par årene. Dette setter store krav til kasserer, regnskapsfører og styret forøvrig til å følge opp saker løpende. Med felles innsats så klarer vi dette.

2018-49 Vurdere om NUUG kan og bør ta i bruk AvtaleGiro og/eller eFaktura (Thomas)

Kommentar fra Jon Petter: Dette har vært vurdert tidligere. Sendregning støtter avtalegiro og Vipps-betaling, men ikke eFaktura. Det kreves uansett en avtale med banken og en aksept i nettbanken fra hver enkelt medlem (unntatt for Vipps). Vipps ble ved siste korsvei funnet å være krevende å gjennomføre, blant annet fordi vi ikke har oppdatert mobilnummer på medlemmene, og ville bety å gjøre medlemslisten tilgjengelig for banken, noe som ble avvist av styret. Avtalegiro fungerer på denne måten:

Hvordan fungerer AvtaleGiro?

Med AvtaleGiro inngår kunden din en avtale med banken sin om at du kan trekke et visst beløp fra kundens konto. Det betyr at du med AvtaleGiro kan sende regninger som trekkes automatisk fra mottakers konto. AvtaleGiro skiller seg fra eFaktura ved at mottakeren ikke får noen regning som må godkjennes i nettbanken.

Utsending av AvtaleGiro

Ved utsending av regning med AvtaleGiro, lager du først regningen slik du ellers ville gjort. Når du kommer til valg av forsendelsesmåte, så velger du AvtaleGiro.

Dersom du bruker Masseutsendelse, Fast Oppdrag, eller et system som er integrert via SWS, vil regninger automatisk sendes på AvtaleGiro til alle kunder som har valgt å inngå AvtaleGiro-avtaler.

Send kopi på e-post

Fordi en AvtaleGiro kun er en avtale med banken om automatisk kontotrekk, så vil ikke regningen kunne vises i nettbanken til mottaker.
Vi anbefaler derfor å sende kopi av regningen på e-post, slik at mottaker får bedre oversikt over hva de belastes for, og misforståelser unngås.

Det mistenkes at det må programmering til for å få til å sende kopi på epost.

Eventuelt

"Urunde" medlemskontingenter (Thomas)
Juletreff med NUUG F (Thomas/Jon Petter)
Dato for neste styremøte
- Forslag: Mandag 7 januar kl 20:00 Mumble

==============================================================================================

Referat fra dette møtet: http://www.nuug.no/dokumenter/2018-12-10-inn-styre-referat.pdf