Forslag til ny styreinstruks
Styremøter
Styremøter i NUUG arrangeres helst hver måned. De annonseres på NUUGs webside og en påminnelse bør sendes til styrets medlemmer ca en uke i forveien.
Agenda skal være fastsatt 24 timer før møtet starter. Kun saker på agenda kan vedtas.
Møtet bør ikke vare lenger enn 1.5 time, styret bør heller vurdere å splitte det opp i flere møter, tettere sammen enn normalt om de trenger mer tid.
Dersom referenten ønsker kan det gjøres opptak av styremøter, disse opptakene er kun til bruk for referatføring. Etter at godkjent referat er utsendt skal opptak slettes.
Referat godkjennes via epost til styret. Utkast til referat sendes styret per epost så snart det er klart, og styret har så 14 dager fra mottakelsen av utkastet til å komme med rettelser til referenten. Når 14 dager er gått, så skal eventuelt oppdatert referat sendes styret per epost. De som sendte inn kommentarer er ansvarlig for å kontrollere at det korrigerte referatet er akseptabelt. Når 14 dager fra første utsending er gått anses referatet som godkjent med de kommentarene som er kommet inn.
Godkjente referater legges ut fortløpende på NUUGs hjemmesider, samt sendes på epost til en epost-liste med spesielt aktive medlemmer.
Rollebeskrivelser/ansvarsområder
Leder
Leder styremøtene. Skriver årsrapport til årsmøtet. Godkjenner utbetalinger i samarbeid med kasserer. Attesterer fakturaer.
Sekretær
Innkaller til styremøter. Sørger for at referater fra styremøter og årsmøter legges ut på web. Holder kontakt med sekretariatet ved behov.
Kasserer
Attesterer og registrerer utbetalinger i nettbank. Godkjenner utbetalinger i samarbeid med leder. Oppdaterer økonomioversikten på web. Legger fram økonomistatus på hvert styremøte.
Holder kontakt med sekretariatet/regnskapsfører/revisor etter behov. Kontakt med NUUG's bankforbindelse. Kontakt med Usenix angående medlemmer (rapport om nye medlemmer og adresse-endringer sendes hvert kvartal). Utarbeide og følge opp budsjett i samråd med det øvrige styret.
Detaljert saksgang for utbetalinger: En kopi/bilde av faktura eller kvittering sendes til kasserer, som attesterer, registrerer på web og i nettbank. Kopien beholdes av sekretariatet for å bli attestert av leder/nestleder og deretter arkivert i regnskapet.
Lenkesamling
Styrewebben: https://www.nuug.no/styre
Styremøter - agenda + referat: https://wiki.nuug.no/styre/