Referat fra styremøte i NUUG 2013-03-13

Tid: Onsdag 2013-03-13 kl. 20:00 - 21:45
Sted: Skype

Tilstede:

• Petter Reinholdtsen (leder)
• Hans-Petter Fjeld
• Jan Hoiberg
• Anders Einar Hilden (referent)

Forfall:

• Sturle Sunde
• Harald Holone

Nye saker

2013-14 Godkjenning av referat (Hans-Petter) [10 min]

Referatene fra de to foregående møtene er ferdige og på wiki. Anders Einar lenker dem inn fra dokumentsida. (nuug.no/dokumenter) E-post bør sendes styret med referatutkast slik at de husker å lese det. Ellers ingen kommentarer.

2013-15 Økonomistatus (Hans-Petter)

Sekreteriatet ved Jon Egil estimerer nå søndag 17. mars 2013 som ny dato for ferdig regnskap (klart for revisjon) grunnet sykdom. Hans-Petter mener regnskap bør føres på månedsbasis for å minske jobben ved årsslutt. Anders Einar bør gå over rutiner for å sende eventuelle spørsmål til Jon Egil før han slutter.

Skal NUUG beynne å legge ut regnskap månedlig på web? Petter og Hans-Petter er for. Dette krever regnskap som journalføres månedbasis. Eventuelt en oppdatering månedskiftet etter at det har skjedd noe. Anders Einar skal se på om dette er gjennomførbart.

Hans-Petter har sett litt mer på hledger, og har en plan om hvordan dette kan gjennomføres uten at det krever for mye endringer: De samme kontoer som er i LODO overføres direkte til ledger. Føringen burde bli så og si lik. Sekretæriatet har hittil begynt å føre i LODO. Ledger bør ta over så fort som mulig.

Nettbanktilgang: Det skal finnes en RT-sak om inneholder info om tilgangsendringer.

• Jon Petter -> Hans Petter

• Jon Egil -> Anders Einar

Vedtakssaker

2013-16 Årsmøtet til frikanalen (Hans-Petter)

Utsatt til mai. Ingen ny dato. Frikanalen ønsker å prøve å komme i mål med utgifter / gjeld før de har årsmøte.Hans-Petter har foreløpig kommet med er forslag om en medlemskontigent på 12 000,-. Etter vurdering var dette litt høyt, da vi pr. nå betaler 1k i året. Usikkert hva vi får igjen.

Føringer til møte: Reklame er en utrolig dårlig ide. Tillater konsesjonen i det hele tatt reklame?

2013-17 Årsmøteforberedelser [30 min]

Godkjenning av styrets forslag til årsberetning

• Hans Petter trenger hjelp, skal be om hjelp fra grupper for data.

Hans Petter ønsker oversikt over medlemmer og aktivetet på lister. Noe statistikk som trengs til årsberetningen ligger på munin. Årsberetning klar om to uker ? (starten av april) Godkjenning av styrets forslag til regnskap

• Ikke klart.

Godkjenning av styrets forslag til nytt styre

• Rekruttere - masterstudenter i starten av 20-åra. (Janhoiberg) Det var mange masterstudenter på Stallman-foredrag, vi mistet en sjanse til rekruttering der. Data i sleksforsnkinga har et websystem der medlemmer registerer seg selv. De kan for eksempel hake av for at de kunne tenkt seg å være i styret. Medlemsregisteret vårt er under pari, dette bør vurderes når det oppdateres.

Godkjenning av styrets forslag til kontingentsatser for neste år

• Ingen endringer.

Godkjenning av styrets forslag til budsjett

• Forslag fra Hans-Petter om å budsjettere litt til årsmøte. Fortsatt usikker på hvor mye, men antagelig proposjonal med antall deltagere. Forlag til å leie inn noe som kan være sosial smøring: konkret tanke fra HP var ølsmaking på tirsdag kveld. - Ikke direkte relatert til IT-verdenen, men anderledes/sosialt. Årsmøte på cruse? Teknisk museum?

  GeekGirlDinner har hatt IT-turer med presentasjon hos bedrifter og så mat+drikke. Hans-Petter: Besøk av Norwegian air-shuttle. Hans-Petter følger opp med teknsik museum, Norwegian air-shuttle, og ølsmaking.

Godkjenning av styrets forslag til vedtektsendringer

• Ingen endringer er foreslått.

Dato for årsmøte

• Vi bør ha årsmøte en annen dag enn medlemsmøte. (dvs ikke 9. april) Petter forslår slutten av april, f.eks slutten av uke 17, 22 - 28 april, før mai (månedsskiftet) Alle sakspapirer til årsmøtet må i henhold til vedtektene sendes ut minst tre uker før møtet, og godkjennes av styret før de sendes ut. Dette innebærerer at sakspapirene må ut 1 - 6 april.
• april passet for flere, men dagen må tilpasset hva slags sosial smørning som velges.

Eventuelt

Sekretæriat

• Sekretæriatet bør kompletteres med en person i Oslo for posthenting m.m. Hvis ikke kan Anders Einar hente post for 360,- pr posthenting. Post bør hentes hver 14 dag, og skal scannes og arkiveres. Hans-Petter kan takle å hente post hver 14. dag i en periode. Anders Einar purrer Hans-Petter på dette. Det er også et alternativ å spørre om noen i medlemsmassen om de kan ta seg av post. Fremtidige innkallinger bør utbroderes med å rekruttere en ny sekretæriatperson.

Rekruttering av nye medlemmer

• Sende e-post til interesserte - fiske etter flere medlemmer. Janhoiberg sender e-post til Harald og minner ham på å sende e-post.

Rop om hjelp-epost

• RT# XXXX - Kan denne sendes til alle medlemmer? Ingen innvendinger mot å sende denne til @medlemmer.

Neste styremøte:

• AEH sender ut innkalling. Onsdag 03. april. 1950 (for oppsett av mumble)

Mumble

• Mumble ble testet etter styremøtet for å finne et fritt alternativ til skype. Resultatet var positivt, og neste styremøte er satt opp på Mumble med fallback til Skype.