Agenda for styremøte i NUUG 2007-03-22

Tid: Torsdag 2007-03-22 kl. 17:00 - 18:00
Sted: USIT, Informatikkbygget, Gaustadalléen 23, Oslo

Inviterte:

• Styremedlemmer:
  • Petter Reinholdtsen (skype: petterreinholdtsen)
  • Jon Petter Bjerke (skype: jonpetter)
  • Ole Kristian Lien (skype: oklien)
  • Peter N. M. Hansteen (skype: pitrh00, pitr_h)
  • Håvard Fosseng
• Varamedlemmer:
  • Gaute Nessan
  • Runar Ingebrigtsen (skype: ireallyreallydontlikeskype)

Forfall:

Vi satser på skype som konferansetelefonsystem. Hvem tar med seg det som trengs, dvs. bærbar med veltestet skype-instans? Det står mikrofon og høytalere i arkivet på Majorstuen. Petter Reinholdtsen har endel erfaring som kan deles med de som setter opp skype. Vi har fått tilbud om å teste Asterisk, så det kan testes hvis noen stiller opp i forkant av møtet (ca. 30 minutter før holder nok).

Saksliste

• 2007-23 Konstituering av nytt styre (Petter) [10 min]
• 2007-24 Fastsetting av datoer for vårens styremøter (Petter) [10 min]
• 2007-25 Godkjenning av referater (Håvard) [2 min]
• 2007-26 Opptak og endringer av medlemmer (Petter) [2 min]
• Orienteringer
  • 2007-27 Mottatt post, postliste (Petter) [1 min]
  • 2007-28 Økonomistatus (Jon Petter) [4 min]
• Oppfølging av tidligere saker
  • 2007-29 Framtidige sekrariat- og regnskapstjenester (Petter) [10 min]
• Vedtakssaker
  • 2007-30 Prisutdeling for 2007 - søknad og jury (Petter/Håvard) [10 min]
• Eventuelt

Fjernet fra sakslisten grunnet manglende skriftlig framlegg eller andre årsaker:

• Ingen, foreløbig

Frist for innlevering av å komme med nye saker, skriftlig orienteringer og saksframlegg er kl. 24:00 tre dager før møtet. Dvs. mandag 19. mars 2007. Se ellers styreinstruksen.

Fremlegg

2007-23 Konstituering av styret

Vi må bli enige om hvem som skal ha i alle fall følgende ansvarsområder:

'*' markerer de som er sluttet i styret, og som derfor må erstattes. De andre må erstattes i den grad dagens ansvarlige ønsker å skifte ansvarsområde.

Sekretæren bør være eller bli CVS-kyndig for å kunne legge ut informasjon på web. Kasserer følger opp regnskap og betaler ut penger i samråd med leder. Nestleder tar over for leder i hans fravær. Kontaktperson for likesinnede foreninger skal holde oversikt over slike, samt jobbe for å bedre NUUGs kontakt med disse. Kontaktpersonen mot Høgskolen i Oslo bestiller rom til møtene i Oslo to ganger i året, holde kontakt med våre kontaktpersoner på HiO og bistå i forbindelse med prisutdelingen som foregår i HiOs lokaler.

På grunn av endret styresammensetning og ny adresse (som ennå ikke er på plass(?)) må vi så snart som mulig rapportere dette til Enhets- registeret i Brønnøysund og deretter informere våre forbindelser, spesielt banken, om vårt nye navn og adresse.

2007-24 Fastsetting av datoer for vårens styremøter

Vi må bli enige om datoer for vårens styremøter. Alle bør ta med seg sin kalender. Jeg vet ikke om noen eksterne faktorer som påvirker når vi bør avholde styremøter denne våren. Vi må bli enig om ukedag og tidspunkt for møtene. Vi må også diskutere framtidig møteform, når vi nå har nytt opplegg rundt sekretariatet.

2007-25 Godkjenning av referater

Referatet fra 2007-02-14 foreslås godkjent slik det foreligger etter korreksjoner innkommet per e-post.

2007-26 Opptak og endringer av medlemmer

I følge medlemsregisteret 2007-03-19T22:05+0200 har vi 64 firma og 311 personer som medlem. Gjennomsnittelig medlemstid er 4.1 år og vi mangler mailadresse for 7 personmedlemmer. Fordelingen i kategorier er 232 medlemmer under bedrift, 52 personlig medlemmer, 25 studenter og 2 æresmedlemmer.

Den samme fila viser 1 nytt firmamedlemmer, 8 nye personer under firma og 3 nye personmedlem og 1 nytt studentmedlem, samt 4 utmeldte personer under firma siden eksporten datert 2007-02-11T00:05+0200. Et medlem har endret kategori fra personlig medlem til medlem under bedrift. I tillegg er det endret 11 epostadresser og 41 postadresser. Navnene er sendt ut i mail i styret.

Forslag til vedtak:

• Styret godkjenner de nye medlemmene og tar utmeldingene til etterretning.

2007-27 Mottatt post, postliste

Petter har sjekket med Vidar, og ingen post er kommet til Kapp.

2007-28 Økonomistatus

Siste (?) regning fra DND Servicekontoret er nå betalt. Usenix medlemskapene er betalt for 2007 (for dem som var medlemmer pr. 1. januar 2007). Kasserer har midlertidig påtatt seg fakturering av medlemmer (via sendregning.no) og oppfølging av innbetalinger i forhold til medlemsregisteret. Venter på innscanning av samtlige fakturaer fra og med 2007-medlemskapene (papirfakturarene ligger nå hos Morten Kjelkenes).

Regnskapsoversikt/"skyggeregnskap" (kun utgifter) finnes på http://www.nuug.no/styre/regnskap/

2007-29 Framtidige sekrariat- og regnskapstjenester

Oppfølging av sak 2007-21.

Sekretariatovergangen er ikke ferdig. Petter har valgt Kapp næringshave som framtidig sekretariat, og er i gang med å få på plass avtalen. Håvard har hentet arkivet og kontorrekvisita, og fått det plassert på City SelfStorages lokaler på Majorstuen. Morten Kjelkenes har fått elektronisk kopi av medlemsregisterdatabasen. Morten har forsøkt å få elektronisk kopi av regnskapsdatabasen, men fikk tekniske problemer som gjorde at dette feilet.. Morten har fått bilagene for 2006 og 2007, og skal scanne disse for overføring til NUUGs maskin. Jon Petter er i gang med å finne løsning på framtidens regnskapsssystem, og har tatt i bruk sendregning.no for utfakturering. Videre bruk av sendregning.no vurderes når regnskapsopplegg er valgt. Voop sponser telefonløsningen til NUUG, og NUUGs nye telefonnummer, +47 85234290, sendes for tiden til Vidar Bakkes mobiltelefon. Styret får VoIP-konto hos Voop, og vi får tilgang til konferansetelefoniløsning. Gaute jobber med nytt webbasert medlemsregister basert på memberdb fra Linux Australia. Det kan bli aktuelt med et samarbeid om videreutvikling og vedlikehold av dette med DKUUG. Vi bør vurdere å betale forfatteren for å få standarddistribusjonen tilpasset vårt behov, for å redusere framtidig ressursbruk ved oppgradering. Autorativt medlemsregister i overgangsfasen er den tab-separerte filen styre/medlemsliste.csv i CVS.

2007-30 Prisutdeling for 2007 - søknad og jury

Det er på tide å komme igang med forberedelsene til høstens prisutdeling. Søknad om finansiering må sendes, og jury på plukkes ut. I tillegg bør den som tar hovedansvaret for arrangementet utpekes.

Frivillige?