Differences between revisions 40 and 41
Revision 40 as of 2007-03-07 17:19:10
Size: 10294
Comment: Fjern annonseringstekst. Det gikk ut som pressemelding i morges.
Revision 41 as of 2007-03-08 12:36:01
Size: 10614
Comment: Litt om elektronisk arkiv.
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 70: Line 70:
Vi kan forsøke å skaffe en postboks. Det er ikke mye post som kommer, og det som er relevant bør scannes og legges ut elektronisk. Vi kan forsøke å skaffe en postboks. Det er ikke mye post som kommer, og det som er relevant bør scannes og legges ut elektronisk. Et elektronisk arkiv bør antagelig inneholde både innkommende og utgående brev.
Startet på et slikt er opprettet på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/, og inneholder
ubetalte fakturaer. Et slikt arkiv trenger webbasert opplasting, informasjon om dokumentet skal gjøres
offentlig eller ikke, dato, etc.

NUUGs sekretariat

Tilleggsinfo til dagens medlemsregister

  • [:medlemsregister/ikkeinfo:Liste over medlems-ID for personer som ikke vil ha info fra NUUG].
  • [:medlemsregister/sagemedlemmer:Liste over medlems-ID for SAGE-medlemmer].

Informasjon om regnskapet

Alternativer til DND-sekretariatet

Fredag 2007-02-09 kom det brev fra sekretariatet om oppsigelse av avtalen om sekretærtjenester, og at avtalen avsluttes fredag 2007-03-09 etter en måneds avtalefestet oppsigelsestid. [http://www.nuug.no/dokumenter/sekretariat-svarbrev.pdf Svarbrev er skrevet og sendt]. Vi bør derfor se på alternativer. Se også [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml styreinstruksens] del om sekretariatets oppgaver.

DND-sekretariatet fører regnskapet, vedlikeholder medlemsregisteret, organiserer fakturering av kontingent og annet, er sentralbord og tar imot papirpost. Sekretariatet har også referert fra styremøtene. De har også NUUGs arkiv, som består av flere kubikkmeter med papirer og annet.

Sekretærtjenester

Det finnes kommersielle sekretærtjenster å få kjøpt. Her er noen eksempel vi kan vurdere.

Medlemsregister

Medlemsregisteret bør være tilgjengelig på web for å la medlemmer justere kontaktinformasjon direkte. Det må kunne eksportere til fakturasystemet, og lage rapporter over medlemsmassen.

[http://www.techsoup.org/learningcenter/databases/page4804.cfm Choosing a Membership Database That Works For You Examining the options]

Det beste var om vi fant et fritt tilgjengelig system som vi kunne adoptere. Her er noen ideer:

[:medlemsregister:Noen krav til medlemsregisterer] ligger på wikien.

Regnskapsføring

Det kan være lurt om vi finner et regnskapsopplegg der bilag og regnskap legges tilgjengelig på web, slik at styrets kasserer i tyskland og revisor i norge kan få enklere tilgang. Det finnes endel slike.

Lodo ble presentert for OLUG høsten 2006.

Vi kan også vurdere å gjøre dette selv med et at de fritt tilgjengelige regnskapssystemene som [http://www.lodo.no Lodo], [http://www.ledgersmb.org/ LedgerSMB] eller [http:/www.sql-ledger.org SQL-Ledger].

Jon Petter: Jeg har sett på begge (lodo og xservices) og det ser ut som begge kan være gode løsninger for vårt formål. Viktige spørsmål i valget vil være: Hvilken assistanse kan de utføre ut over å stille et program til rådighet. Hvordan kan vi få til integrasjon med medlemsregisteret? Kan de også hjelpe oss med basis sekretariatsfunksjoner? Hva koster de? Kan vi få en god og hyggelig dialog med dem?

Jeg hadde en samtale med Espen Hasner (vår revisor) om dette. Han kjenner ikke personlig verken Lodo eller Xservices, men etter hva han kunne finne på nettet og litt undersøkelser, så virker Xservices å ha det mest seriøse tilbudet, med et registert aksjeselskap bak det hele. Lobo ser ut til å drives av en privatperson og websidene inneholder ingen firmainformasjon. Lobo yter ikke selve regnskapstjenesten selv og vi vil der være avhengige av kvaliteten til et annet selskap (f.eks. Konsulent Vikaren) i tillegg.

Etter dette synes Xservices å være den mest åpenbare kandidaten for vårt behov, men Lodo har også fortrinn som gjør at vi bør se nærmere på dem også. Hasner kunne også anbefale å snakke med [http://www.procurator.no Procurator], som også kan tilby sekretariat-tjenester. Dog ser det ikke ut til at Procurator kan tilby regnskap på web på samme måte som Xservices. Han anbefaler oss å ta en prat med det eller de aktuelle selskapene og sørge for å få et par referanser.

Oppfølging av fakturering av kontingent etc

Det finnes selskaper som gjør dette, der fakturagrunnlaget kan leveres elektronisk via web, og oppfølging av innbetaling og eventuell purring gjøres av selskapet. Et eksempel er X services nevnt over, et annet er [https://www.sendregning.no/ SendRegning.no].

Anne hos DND-sekretariatet forteller 2007-03-05 at siste brukte fakturanummer for NUUG var 989.

Sentralbord / telefonløsning

Hvor mye blir telefontjenesten brukt? Regnskapsavdelingene til firmamedlemmene setter kanskje pris på å ha noen å ringe for å diskutere fakturaen, og det er folk som tar kontakt via webskjemaet som ønsker å bli kontaktet på telefon. Det kan derfor være hensiktsmessig å ha noen som kan ta imot telefonsamtaler. Hvilke alternativer har vi?

Det finnes kommersielle som tilbyr sentralbordtjenester.

Vi kan forsøke å se om noen av IP-telefonleverandørene vil sponse NUUG. Ideer til hva vi ønsker:

  • Stedsuavhengig telefonnummer som eies av NUUG
  • SIP-telefon for utplassering hos sekretariatet for inn- og utringing.
    • Ikke softphone, men fysisk telefon plassert ut
  • Styring av sentralbord, f.eks. viderekoble hvis det ikke svarer
  • Voicemail / svarer med lydfil som sendes f.eks. via epost
  • Mulighet for styret til å koble seg opp med SIP-telefon for å bli satt over fra sekretariatet?
  • Tilknytning til mobiltelefoner, f.eks. sette over til mobil hvis fasttelefonen ikke svarer.
  • Konferansetelefonløsning for styremøter, muligens med egen asterisk-server.

Motta papirpost

Vi kan forsøke å skaffe en postboks. Det er ikke mye post som kommer, og det som er relevant bør scannes og legges ut elektronisk. Et elektronisk arkiv bør antagelig inneholde både innkommende og utgående brev. Startet på et slikt er opprettet på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/, og inneholder ubetalte fakturaer. Et slikt arkiv trenger webbasert opplasting, informasjon om dokumentet skal gjøres offentlig eller ikke, dato, etc.

På nittitallet hadde NUUG i flere år postadressen: Postboks 4407 Torshov, 0403 Oslo. Jeg hadde ansvaret for å tømme den ukentlig i en periode. Det var sjelden noe annet enn regninger og bankpost i den ("jeg" er Jon Petter).

Lagerplass

Vi mottar ikke mye papirpost, men det er endel andre papirer som det kan være ønskelig å ta vare på. NUUG har et ganske stort arkiv etter over 20 år i aktivitet. Det kan f.eks. leies lager for å putte det som ikke brukes ofte.

Det fins flere tilbydere av "minilager" i Oslo og omegn (et søk etter "[http://www.gulesider.no/gs/categoryList.c?q=minilager+oslo minilager, oslo]" på www.gulesider.no gir en oversikt. En av de mest lovende kan være http://www.lagerboks.no/For_bedrifter.htm . De tilbyr en skreddersydd arkivløsning med hyller til kr 5962 + moms per år, med plass til 112 store arkivkartonger. Antagelig i overkant av hva vi trenger de nærmeste 100 årene ;-)

En annen ting er at NUUG har et "bibliotek" - endel bøker og tidsskrifter som ideelt sett burde være tilgjengelig for medlemmene. Om dette kunne vært samlet et sted i tiknytning til møtelokalene, hadde nok vært en god ide, men er neppe mulig med nåværende ordning for møtelokaler.

Praktisk rundt overgang

  • Arkivet må flyttes
  • Alle kontakter må få beskjed om ny postadresse
  • Post må omadresseres, i hvert fall i et år
  • Alle data fra medlemsregister og regnskapssystem må kopieres over til NUUG
  • Kontorrekvisita og slikt (konvolutter, brevpapir, reklamemateriell, etc) må få nytt hjem. Er muligens noe NUUG-materiell på flere kontorer hos DND.

Resurspersoner

Petter Reinholdtsen koordinerer og planlegger. Han kan også stille med noen esker til flyttingen.

Håvard Fosseng ser på flere ting, blant annet nytt arkiv.

Jon Petter Bjerke ser på regnskapstjenester etc.

Gaute Nessan ser på medlemsregisteralternativer, og tester memberdb.

Morten Kjelkenes har tilbudt seg å bistå ved uthenting av data fra DND, og kan også stille med liten varebil for flytting av arkiv og slikt (helst fredag ettermiddag/helg). Morten kan ikke kjøre selv, så noen andre må være sjåfør.

Michael Fogeborg kan stille med bil for flytting.

Vidar Bakke kan ta telefon og stille med sekretariattjeneste i en overgangsfase.

Roger Grotle kan stille som bærehjelp, så sant ting ikkje kolliderar med jobb.

Knut Arne Bjørndal kan stille med en liten varebil og evt. en tilhenger med overbygg for flytting utenom arbeidstid.

Ideer til nytt sekretariatopplegg

Sekretariatet er ansvarlig for å håndtere utsending av infopakke til nye medlemmer, inkludert fakturering, samt mottak av post og telefon. Post scannes og gjøres tilgjengelig for styret. Alle telefonsamtaler loggføres i request-tracker (rt.nuug.no), og eventuelt følges opp av andre i NUUG. Sekretariatet tar seg av booking av reiser og hotell for medlemsmøter og reiser, samt utgående post. Inngående telefon organiseres via IP-telefoni slik at alle i styret kan være tilgjengelig via softphone hvis de ønsker det.

Regnskap føres av regnskapkontor som enten tar imot fakturaer og gjør den tilgjengelig for kasserer og leder for godkjenning og utbetaling via web, eller så tar sekretariatet seg av scanning inn mot regnskapssystemet. Medlemsregister vedlikeholdes på web, og hovedregelen er at medlemmene oppdaterer registeret selv. Nyinnmeldinger varsles til sekretariatet som sender ut infopakke og eventuell faktura. Faktura kan muligens også sendes elektronisk på epost.

Status uthenting av data og regnskapstall

Jeg (Morten Kjelkenes) var innom og hentet dataene fra meldemsregisteret: De er i flere formater (mssql dump, CSV filer). Det enkleste er et antall CSV filer som er en eksport av hver tabell slik de var i meldemsregistert med en enkel beskrivelse av feltene og deres relasjon.

Regnskapsdata: Eksport og påfølgene import av regnskapsdata er så langt min erfaring (20 talls forsøk) dømt nord og ned. jeg har derfor bedt om å få alle transaksjoner på papir og pdf dette gjelder 2007 og 2006; alt annet leveres til Håvard Fosseng for arkivering i egnet sted; sammen med resten.

sekretariat (last edited 2021-12-15 12:53:03 by ThomasGramstad)