sekretariat:rutiner
Forskjeller
Her vises forskjeller mellom den valgte versjonen og den nåværende versjonen av dokumentet.
| Neste revisjon | Forrige revisjon | ||
| sekretariat:rutiner [2026/01/07 16:01] – opprettet jonpetterbjerke | sekretariat:rutiner [2026/01/07 19:26] (nåværende versjon) – jonpetterbjerke | ||
|---|---|---|---|
| Linje 1: | Linje 1: | ||
| Fra arkiv. https:// | Fra arkiv. https:// | ||
| - | ==== Sekretariatrutiner ==== | + | ===== Sekretariatrutiner |
| Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge. | Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge. | ||
| Linje 23: | Linje 23: | ||
| - | Noen viktige datoer | + | === Noen viktige datoer |
| ^ Dato ^ Hva skjer ^ | ^ Dato ^ Hva skjer ^ | ||
| Linje 41: | Linje 41: | ||
| - | Ta imot papirpost | + | === Ta imot papirpost |
| Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå. | Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå. | ||
| - | Tømme postboksen minimum en gang i uken. | + | - Tømme postboksen minimum en gang i uken. |
| - | Posten åpnes. | + | |
| - | Scannes til PDF. En PDF pr. brev/ | + | |
| - | + | | |
| - | Endre navn på filen til < | + | * cat filen / |
| - | + | | |
| - | cat filen / | + | * Du må være med i gruppen arkiv, for å gjøre dette. |
| - | + | * Husk å endre grupperettigheter på filen(e) med: chown brukernavn: | |
| - | Lastes opp til NUUGs elektroniske arkiv på geekbay.nuug.no:/ | + | |
| - | + | | |
| - | Du må være med i gruppen arkiv, for å gjøre dette. | + | |
| - | + | | |
| - | Husk å endre grupperettigheter på filen(e) med: chown brukernavn: | + | |
| - | + | ||
| - | Send e-post til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. Dette lager en RT-sak. | + | |
| - | RT fungerer som postjournal, | + | |
| - | + | ||
| - | Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring. | + | |
| - | Perm flyttes til arkivet (lageret) når den er full. | + | |
| - | For hvert nye år opprettes på geekbay en ny katalog med årstallet som navn under / | + | |
| Følge opp nyinnmeldinger | Følge opp nyinnmeldinger | ||
| Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, | Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, | ||
| - | Den som behandler saken " | + | - Den som behandler saken " |
| - | Registrer innmeldingen i medlemsregisteret: | + | |
| - | rediger medlemsliste.csv. | + | |
| - | + | | |
| - | Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme. (som i ' | + | |
| - | kontroller endringen med git diff medlemsliste.csv og ../ | + | git add medlemsliste.csv |
| - | + | git commit -m "Nytt medlem per #<nummer på RT-saken>" | |
| - | sjekk inn endringen med | + | git push |
| - | + | </ | |
| - | git add medlemsliste.csv | + | - for studentmedlemmer, |
| - | | + | |
| - | | + | |
| - | for studentmedlemmer, | + | |
| - | Send infopakken (se innhold nedenfor) via vanlig epost. | + | |
| - | Send faktura for medlemskontingenten, | + | |
| - | + | | |
| - | Send internkommentar i RT hva som er gjort ift. innmeldingen, | + | |
| - | + | | |
| - | RT-saken lukkes etter at betaling er mottatt. | + | - Folder og brosjyre: De ligger i gitlabben vår: dokumenter/ |
| - | Registrer kontingentbetaling i medlemsregisteret ved betaling. | + | |
| - | Hva skal infopakken til nye medlemmer inneholde? | + | |
| - | Velkomstmelding, | + | |
| - | Lenke til gjeldende Vedtekter for NUUG. (Send lenke til gjeldende versjon, ikke send en gammel PDF.) | + | |
| - | Folder og brosjyre: De ligger i gitlabben vår: dokumenter/ | ||
| Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret: | Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret: | ||
| - | ZUsrMedlemstatusNo | + | ^ ZUsrMedlemstatusNo |
| + | | 1 | FIRMAMEDLEM | | ||
| + | | 2 | Medlem under bedrift | | ||
| + | | 3 | Personlig medlem | | ||
| + | | 4 | Studenter | | ||
| + | | 5 | < | ||
| + | | 6 | < | ||
| + | | 7 | < | ||
| + | | 8 | < | ||
| + | | 11 | Æresmedlem | | ||
| - | ZUsrMedlemstatus | ||
| - | 1 | + | ==== Firmamedlemmer med fakturaadresse ==== |
| - | FIRMAMEDLEM | ||
| - | |||
| - | 2 | ||
| - | |||
| - | Medlem under bedrift | ||
| - | |||
| - | 3 | ||
| - | |||
| - | Personlig medlem | ||
| - | |||
| - | 4 | ||
| - | |||
| - | Studenter | ||
| - | |||
| - | 5 | ||
| - | |||
| - | SAGE/LISA personlig | ||
| - | |||
| - | 6 | ||
| - | |||
| - | SAGE/LISA student | ||
| - | |||
| - | 7 | ||
| - | |||
| - | Personlig medlem uten USENIX | ||
| - | |||
| - | 8 | ||
| - | |||
| - | Studentmedlem uten USENIX | ||
| - | |||
| - | 11 | ||
| - | |||
| - | Æresmedlem | ||
| - | |||
| - | |||
| - | Firmamedlemmer med fakturaadresse | ||
| Noen firmamedlemmer har en egen fakturaadresse. Denne registreres da på firmamedlemskapet, | Noen firmamedlemmer har en egen fakturaadresse. Denne registreres da på firmamedlemskapet, | ||
| - | Utmelding | + | ==== Utmelding |
| Sett medlemskapstype (ZUsrMedlemstatusNo) til 0 og blank ut feltet XUsrMedlemstatus. ZUsrUtmeldtdato settes til dato for utmeldingen (f.eks. mail fra arbeisgiver eller dato i RT-sak). ZBetaltTil beholdes, så blir vedkommende med på Usenix-listene ut året. Ved utmelding blir det automatisk sendt ut en epost til epostadressen som er registrert i medlemsregisteret, | Sett medlemskapstype (ZUsrMedlemstatusNo) til 0 og blank ut feltet XUsrMedlemstatus. ZUsrUtmeldtdato settes til dato for utmeldingen (f.eks. mail fra arbeisgiver eller dato i RT-sak). ZBetaltTil beholdes, så blir vedkommende med på Usenix-listene ut året. Ved utmelding blir det automatisk sendt ut en epost til epostadressen som er registrert i medlemsregisteret, | ||
| - | Sende ut halvårlige eposter til medlemmer for infosjekk | + | ==== Sende ut halvårlige eposter til medlemmer for infosjekk |
| Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar. | Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar. | ||
| Skriptet ligger i git som tools/ | Skriptet ligger i git som tools/ | ||
| - | Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret. | + | **Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret.** |
| - | + | ||
| - | Dersom noe må endres, f.eks styreleder, må scriptet medlemsliste-review i tools-katalogen redigeres. | + | |
| - | Sjekken som sjekker om et medlem har betalt årets regning benytter seg av current_membership_period i tools/ | + | |
| + | * Dersom noe må endres, f.eks styreleder, må scriptet medlemsliste-review i tools-katalogen redigeres. | ||
| + | * Sjekken som sjekker om et medlem har betalt årets regning benytter seg av current_membership_period i tools/ | ||
| + | < | ||
| Merk: Det følgende utføres i din lokale kopi av git-repoet til styre-web på geekbay. | Merk: Det følgende utføres i din lokale kopi av git-repoet til styre-web på geekbay. | ||
| - | |||
| Se om innholdet i teksten (brevet) ser fornuftig ut: ../ | Se om innholdet i teksten (brevet) ser fornuftig ut: ../ | ||
| - | |||
| Send ut eposten til alle medlemmer: | Send ut eposten til alle medlemmer: | ||
| + | </ | ||
| - | Hovedfakturering | + | ==== Hovedfakturering |
| I god tid før nyttår sendes kontingentfaktura for neste år ut. Det bør gjøres i starten av oktober for å gi medlemmene god tid til å få på plass alle endringer og betale fakturaen før medlemslisten sendes til USENIX i romjula. Prosedyren er delvis manuell, men grunnstrukturen i prosedyren kan ses i scriptet tools/ | I god tid før nyttår sendes kontingentfaktura for neste år ut. Det bør gjøres i starten av oktober for å gi medlemmene god tid til å få på plass alle endringer og betale fakturaen før medlemslisten sendes til USENIX i romjula. Prosedyren er delvis manuell, men grunnstrukturen i prosedyren kan ses i scriptet tools/ | ||
| Før hovedfaktureringen sendes ut må perl-modulen tools/ | Før hovedfaktureringen sendes ut må perl-modulen tools/ | ||
| - | Sende inn oppdatert liste til USENIX | + | < |
| - | Last ned liste fra http:// | + | Last ned liste fra http:// |
| - | Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene | + | ==== Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene |
| I styre-mappa i git: | I styre-mappa i git: | ||
| Linje 182: | Linje 141: | ||
| (ååååmmdd er datoen for uthenting av bakgrunnsinformasjon for siste vedtak om opptak/ | (ååååmmdd er datoen for uthenting av bakgrunnsinformasjon for siste vedtak om opptak/ | ||
| - | /!\ Denne kommandoen er utdatert. Vi må finne ut hva tilsvarende git-kommando er. | + | FIXME Denne kommandoen er utdatert. Vi må finne ut hva tilsvarende git-kommando er. |
| - | cvs update -A -D ååååmmdd -p medlemsliste.csv > medlemsliste-old.csv | + | < |
| ../ | ../ | ||
| + | </ | ||
| Detaljert informasjon med navn på medlemmer legges som PDF i bilagsarkivet. Sammendraget limes inn i agendaen. | Detaljert informasjon med navn på medlemmer legges som PDF i bilagsarkivet. Sammendraget limes inn i agendaen. | ||
| - | Detaljert statistikk over medlemmene | + | ==== Detaljert statistikk over medlemmene |
| - | For å lage en statistikk som f.eks. denne i bilagsarkivet, | + | For å lage en statistikk som f.eks. denne https:// |
| - | Logg inn på geekbay. Kjør git pull som vanlig. | + | - Logg inn på geekbay. Kjør git pull som vanlig. |
| + | - I din lokale kopi av git på geekbay: Gå til styre-web-katalogen. | ||
| + | - Kjør ../ | ||
| + | - Output fra medlemsliste-stats sorteres, dupliserte headere lukes ut, noen linjer med åpenbare feil lukes ut, filnavnene trunkeres til en dato. Resultatet i CSV form kommer på stdout. Kan enten kopieres direkte fra putty, eller redirigeres til en tekstfil. | ||
| + | - Resultatet fra kjøringen limes inn eller importes i et regneark (komma er skilletegn) | ||
| + | - I regnearket kan man lage en fin graf | ||
| + | - PDF-en som er referert ovenfor er resultatet av en pdf-utskrift (eksport) fra regnearket. | ||
| - | I din lokale kopi av git på geekbay: Gå til styre-web-katalogen. | ||
| - | Kjør ../ | ||
| - | Output fra medlemsliste-stats sorteres, dupliserte headere lukes ut, noen linjer med åpenbare feil lukes ut, filnavnene trunkeres til en dato. Resultatet i CSV form kommer på stdout. Kan enten kopieres direkte fra putty, eller redirigeres til en tekstfil. | ||
| - | Resultatet fra kjøringen limes inn eller importes i et regneark (komma er skilletegn) | ||
| - | I regnearket kan man lage en fin graf | ||
| - | PDF-en som er referert ovenfor er resultatet av en pdf-utskrift (eksport) fra regnearket. | ||
| Statistikken går fra 2008 og fram til og med 2017 (scriptet bør oppdateres med nytt år mot slutten av året etter at kontingentene har begynt å bli registrert som betalt). Før 2008 hadde medlemslisten et annet format og programmene finner ikke riktig informasjon. | Statistikken går fra 2008 og fram til og med 2017 (scriptet bør oppdateres med nytt år mot slutten av året etter at kontingentene har begynt å bli registrert som betalt). Før 2008 hadde medlemslisten et annet format og programmene finner ikke riktig informasjon. | ||
| - | Legge ut nyheter på hjemmesiden | + | ==== Legge ut nyheter på hjemmesiden |
| - | /!\ Denne er ikke korrekt. Vi bruker chronicle til RSS-generering og manuell kopiering til news.shtml nå. Det bør gjøres bedre. | + | FIXME Denne er ikke korrekt. Vi bruker chronicle til RSS-generering og manuell kopiering til news.shtml nå. Det bør gjøres bedre. |
| - | + | ||
| - | rediger nuug/ | + | |
| + | * rediger nuug/ | ||
| + | < | ||
| < | < | ||
| - | sjekk inn nyheten med | + | </ |
| + | * sjekk inn nyheten med | ||
| + | < | ||
| git add index.shtml | git add index.shtml | ||
| git commit -m " | git commit -m " | ||
| git push | git push | ||
| + | </ | ||
sekretariat/rutiner.1767801704.txt.gz · Sist endret: 2026/01/07 16:01 av jonpetterbjerke