NUUGs wikisider:

Denne siden er skrivebeskyttet. Du kan se på den, men ikke endre den. Kontakt administratoren hvis du mener at du bør kunne endre siden.
====== Årsoppgjøret i NUUG ======

== Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21 pluss senere endringer ==

Kopiert fra gammel wiki: ''https://web.archive.org/web/20240526000956/https://wiki.nuug.no/sekretariat/%C3%A5rsoppgj%C3%B8r''

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

En ting å merke seg er at når du jobber i Lodo kan merkverdigheter oppstå. Verifiser hele tiden tallene når du lagrer, evt. når Lodo autolagrer for deg. Lodo er heller ikke låst som andre regnskapssystemer, slik at du kan gå tilbake og endre/oppdatere bilag uten å måtte føre tilleggsbilag. Du låser først når du er helt sikker på perioden, og evt. når revisor har sagt seg fornøyd.

Bare sånn apropos regnskapet og revisor. Jeg sjekket opp hva slags konsekvenser mot det offentlige det blir hvis ikke regnskapet erklæring og styrereferater blir godkjent innen 30 juni. Dere er sikkert klar over det, men det er altså ingen konsekvens da NUUG er unntatt fra regelen som en non-profit organisasjon.

Da gjenstår NUUG sine vedtekter i forhold til datoer

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret


===== Avslutt inngående fakturaer =====


Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.

Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.

===== Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer =====

Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet:

Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med én side per faktura
Scriptet sendregning2bilagsarkiv vil ta seg av oppdeling og navngivelse av PDF-filene etter at du har lastet ned sendregning-eksporten.

Kjør skriptet uten argumenter for hjelp og opplisting av programmer det trenger.
PDF-filene blir splittet på formen YYYY-mm-dd-ut-faktura-<fakturanummer>.pdf, disse skal inn i arkivmappe for riktig år (/home/httpd/nuug-arkiv/YYYY)

Det opprettes en mapping-files.txt, innholdet i denne må legges til i mappingfilen (cvs:nuug/styre/bilag/mapping.txt) for arkivet, slik at de kan slås opp fra webinterface (http://www.nuug.no/styre/bilag)

Sjekk at alt fungerer ved å slå opp noen fakturaer i bilagarkivet. Søk etter f.eks bilag S<faturanummer> du har lagt inn, gjerne også noen gamle nummer.

Bemerk: sendregning2bilagsarkiv fungerte ikke på nerdhaven, men fungerer på geekbay

Alternativ metode hvis sendregning2bilagsarkiv ikke fungerer: Splitt fakturaene på annen måte, eller last ned en og en fra sendregning. Legg inn fakturaene som bilag på vanlig måte, kjør $ sh update.sh som vanlig og rediger mapping.txt med vim. Følgende kommando vil legge til S<fakturanummer> på alle linjer fra aktuell linje til slutten av fila, hvis fakturanummer starter med 40 eller 41 (endre etter behov):


 :.,$s/-\(4[01]..\).pdf/-\1.pdf S\1/

Overfør alle faktura til Lodo.no
Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

Vi bruker tidligere Lodo til dette, men gjør det nå selv via et skript.

tools/sendregning2lodo
Først oppdater skriptets variabler til å gjelde for aktuelt regnskapsår

prodcodemap - legg inn de oppdaterte varekodene
LoginFormDate - dagens dato (mulig denne håndteres av scriptet..)

username - legg inn ditt username på lodo. Skriptet spør deg om passord.
dbname - denne er default for NUUG og trenger ikke å endres.
(voucher.ProjectID - må oppdateres to steder for å reflektere riktig prosjekt i LODO - ikke lenger hardkodet, følger av varenummeret)
Kjør


tools/sws-test | sed -n '/^<?xml/,$p' > ALL.xml
Dette for å kjøre eksport av faktura/kreditnota fra Sendregning.
ALL.xml brukes av sendregning2lodo og må ligge i samme mappe (som scriptet kjører i?)
Kjør


tools/sendregning2lodo fakturanummer-til-første-kontingentfaktura fakturanummer-til-siste-kontingentfaktura
for å overføre fakturaer i intervallet (inklusivt) eller [virker ikke, siden sws-test lagrer fakturaene i omvendt rekkefølge]


tools/sendregning2lodo fakturanummer
for en enkelt faktura [bruk kun denne metoden inntil sorteringsproblemet er løst]

Om skriptet:

Husk å opprette prosjekt i Lodo (årstallet) når det er fakturert for et nytt år. Prosjektet kan opprettes i etterkant, men sjekk i Lodo at det har blitt korrekt og korriger hvert bilag om nødvendig.

Dersom det finner et varenummer på en faktura den ikke vet hvordan den skal legge inn i LODO vil den si ifra om det og avslutte. (sjekk prodcodemap)
Dersom det støter på et kundenummer som ikke er i LODO vil den legge inn navn, kontonummer og orgnummer (kontonummer) på en ny kunde og så legge inn fakturaen, eller feile hvis den ikke klarer å legge inn ny kunde
Synes å virke nå (Skriptet klarer å legge inn kunder med ÆØÅ i navnet, men navnet blir formatert feil, og skriptet vil avslutte. Fiks navnet på kunden under Kundrefordringer i lodo, og start skriptet på nytt fra og med kundens faktura.)
Det vil ikke legge inn fakturaer med nummer lavere enn 2000 eller høyere enn 6000. Den vil stoppe på kundenummer under 100000 eller over 200000
Det vil stoppe om lengde på KID ikke er 10
Det kan bare legge inn faktura/bilagsnummer som ikke er lagt inn ("neste" bilagsnummer i LODO). Det nekter å "oppdatere" gamle fakturaer.
Den vil stoppe om LODO av en eller annen grunn oppretter flere bilagslinjer enn det forventer
Bemerk: sendregning2lodo fungerer ikke på nerdhaven


===== Bankutskrifter eksport og import =====

Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret

Logg inn i DNB nettbank
Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".(Ikke bruk "Ny kontoinformasjon". Filformatet er litt endret og tekstinformasjon blir ikke importert. (2015))
Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.
Importer filene i Lodo

Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import-lenken.
Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdatere den korrekt.

===== Bilagsføring =====

Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene

"Velg det som skal sendes"
Huk av for Innbetalinger
Velg tidsperiode I fjor.
Send til din epost
Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.
Du vil se at endel banklinjer har flere innbetalinger på en. Da er rapporten "NUUG Detaljert over over innbetalinger fra kunder - ..." den du trenger for å beholde oversikten.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig..

Rekkefølgen er slik:

Importér bankutskrifter beskrevet som over
Før så ferdig EN MÅNED per konto før du går til neste måned. Dette for å få bilagsnummer i korrekt rekkefølge
Overfør saldo fra foregående måned og legg deretter inn første ledige bilagsnummer i kolonnen "Bilagsnr" før du trykker Lagre. Hvis internoverføring må du spesielt legge inn evt. allerede benyttet på den andre kontoen.
Før så alle postene mot rett konto. Kryss av OK på linjen for være "ferdig" med posteringen.
Gå inn i fanen "Bilagsfør/avstemming ..."
Verifiser at det ser OK ut og klikk Bilagsfør - deretter Lagre.
Gå tilbake til fanen "Kontoutskrift" og verifisere tallene på begge sider av streken. Alle bilagene på høyre side skal stå i status "Lukket" som betyr at de går i 0. Noen tips her:
Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk. Du benytter fanene Kontoutskrift og Bilagsfør/Avstemming i slutten av måneden...
For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
NB! Viktig å passe på for de bilag som IKKE er kontingent-innbetalinger!!!
Bilag som ikke er utgående faktura bør ha pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.

Ved internoverføringer fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den første bilagsposteringen.
Merk også at du på Fakturanr for posteringene må benytte B<bilagsnr>. Hvis ikke får du et avvik på summen i hovedbokskontooversikten.

HVIS du har ført bilag allerede og deretter ser at det er feil ført Konto så må du endre det på Faktura feltet på begge sider av streken og klikk Lagre. I tillegg må du også inn på selve bilaget og oppdatere linje to her med korrekt B<bilagsnr>. Du åpner bilaget ved å trykke bilagsnummeret på høyre side av streken.

Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis er likt.
Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
For inngående faktura se på dato for å få rett treff. Alternativt må du gå igjennom både Lodo og RT for å finne helt eksakt.
Betalt for lite - i dette eks. 1100 i stedet for 1110.
Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
Før de 10 kroner som mangler i debet mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1563 og B1729)
Betalt for mye - i dette eks. 5600 i stedet for 4000.
NUUG har en policy på at de ikke betaler tilbake for mye innbetalt medlemskontingent, men det kan være gjort i løpet av sesongen hvis noen spør etter det.
Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
Før de resterende kronene som mangler som inntekt mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1729 for Høgskolen i Harstad)
Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar-feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
Bruk fakturaoversikten og kommenter med bilagsnummer på denne når det er Bankoppføringer som har samlet flere innbetalinger på en post.
Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre
Tips til føring på rett konto:

Før utlegg til foredragsholdere og lignende mot "2000000 - Leverandører diverse". Dette gjelder jo kun bankbilaget, og dette bilaget matches senere mot et Fakturabilag.
Bankgebyr, internoverføringer o.l legges på riktig konto på Hovedbokssaldoliste.
Se helt til høyre for å se bilagsføringene og verifiser riktig fakturanr og at diff = 0 på begge sider av streken.
Når du har valgt riktig konto for å matche bankbilaget - kryss av OK på linjen
Gjør du feil slik at det er generert bilag for feil nummer så må du bare endre alle poster og bilag til å reflektere korrekte tall. Gjelder både kronene og kid/fakturanr.
Når du anser deg ferdig - gå igjennom hver måned for hver konto og se at det ikke er DIFF helt til høyre på bilagslinjene.


===== Oppdater bilagene for DOLLAR =====

Bemerk: Lite aktuelt etter 2020 pga. avvikling av dollarkonto og Usenix-medlemskap

Denne er ikke helt rett frem.

Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for hver linje med totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner. Det gjelder for hver enkelt linje...
Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen (altså den kursen vi kjøpte dollar for sist), legg totalen på Usenix og oppdater resterende beløp mot konto 1941.
For å finne tilbake til riktig faktura for verifisering mot bankbilag kan du søke i bilagsarkivet.
MERK! På bankbilag så føres den norske summen mot konto 1942. Altså den summen som er total norske - usd = sum mot konto 1942
Eksempel Faktura: U7229 (Søk: Faktura inngående - Kjøp - 7229) - for periode 02-2012 Eksempel bankbilag: B1795 (Søk: Bank ut - Bank - 1795) - for periode 02-2012


===== Lukk åpne poster =====

Kjør rapport Reskontro - Åpne poster

Matchingen som her gjøres går på KID, og mye av jobben for å validere hva som kan lukkes er allerede gjort gjennom å matche riktig i Bilagsføringen.
Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID (denne fungerer ikke alltid..)
Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota-linjen (negativt tall).
Gå nederst for å "Lagre" - og så på nytt "Lukk alle"
Nå står du igjen med en liste som er overkommelig
Lag et kassebilag på poster for å lukke disse hvis f.eks. det ikke er noe motsvarende bilag (bank eller faktura/kreditnota) på de.
Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280.
Se eksempel K177. Her var det en innbetaling på en faktura som var kreditert for foregående år. Bankbilag var avstemt med Faktura. Sto da igjen med Kreditnotaen.
Bruk dato 01.01 for påfølgende år (altså i det året du er nå..)

===== Avskrivning =====

Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives som tap. Denne rutinen kan med fordel forbedres.. En liste fra sendregning med ubetalte fakturaer for perioden vil hjelpe deg.

Dette er rent manuelt arbeid. Har ikke funnet en rapport som henter ut bare de bilagene du trenger, så bare bruk "Åpne poster" og gå gjennom post for post.
Benytt rapporten Åpne poster, og gå igjennom alle som er for året før bilagsåret. Benytt også tall fra sendregning for ubetalte i perioden, og lag deg en liste i regneark som har fakturanr og kundenr/navn.
Klikk på Bank -> Banknavn: TAP -> Periode 12 for regnskapsåret.

Bruk og oppdater "Brukte bilagsnummer" for å holde rede på O-bilagsnumrene.
Opprett først en ny linje. Endre bilagsnr. så det fortsetter fra foregående år, og opprett antall nødvendige linjer du har for avskrivning.
Bruk dato 31.12.20xx for regnskapsåret.
Legg inn Sum på rødt felt, Kid=<kid fra faktura>, Fakturanr=<nr på faktura som avskrives>, Tekst hovedbok=<kundenavn for din referanse>, og ellers vanlig bilagsføring.

Bilagene her føres mot 3280 Rabatt/Salgsinntekt.
Lagre, bilagsfør, og oppdater evt. tall som kommer i ulage (som ofte skjer i Lodo).
Gå igjennom alle bilag og legg inn "Prosjekt 20xx".
Gå igjennom Åpne Poster på nytt og lukk alle.
Kjør så rapporten Dagbok -> fra periode: 01, til periode: 13, Art Ukeomsetning, Prosjekt "År 20xx".

Kopier ut denne til regneark og navgi eks: "2011-12-31-avskrivning-kontingent.xls"
Listen skal skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31
Når tapslisten er godkjent kan de aktuelle fakturaene avskrives som tap i sendregning.no. Dette må inntil videre gjøres ved henvendelse til kundeservice. Se epost-dialog på RT#14938


===== Dollarkorrikering =====

Bemerk: Ikke aktuelt etter 2020 pga. avvikling av dollarkonto

Bruk K178 som referanse

Du må også se på tidligere bilag k178-dollarjustering.xls for å se hvordan dette gjøres.

Denne er noe vanskelig å forklare og det er der regnearket vil hjelpe til.

https://www.norges-bank.no/Statistikk/Valutakurser/ - bruk denne for å hente historiske valutakurser. Valutakusen pr. 31.12. beregnes ut fra oppgitt beholdning i NOK på bankens årsoppgave.


Avsetning og Inntektsføring (periodisering)
Bruk Kassebilag 179 og 180 som referanser.


===== Periodisering =====

Bemerk: Lite aktuelt etter 2020 pga. ny faktureringsrutine hvor faktura og innbetaling alltid er i aktuelt år

Poenget her er å flytte (inntektsføre) neste års kontingentinntekt til - akkurat - neste år. Du lager en som avslutter året og en som begynner neste år. Gjeld på slutten, inntekt på begynnelsen.

Benytt periodisering.xls og oppdater med tallene fra rapporten Hovedbok -> Saldobalanse, variabler: fra=01.2011, til=13.2011, resultat-fra=01.2011, prosjekt=2012.

Lag så de to bilagene for gjeld og inntekt. Husk å merke med rett Prosjekt (ref. bilag K179/180)

===== Diverse bilag =====

Revisor vil ha utdrag fra medlemslisten for alle som ble kjørt ut faktura til i inneværende år for neste år.

Åpne medlemsliste.csv og la disse kolonne være igjen: CustomerNo, Name, ZUsrArbeidsgiverNo, ZUsrArbeidsgiver, ZUsrMedlemstatusNo, ZUsrMedlemstatus, PostOffice, ZUsrFakturertPeriode, ErArbeidsgiver, ZBetaltTil

Sett på autofilter på ZUsrFakturertPeriode for årets kontingentutsendelse
Navngi som "medlemsliste kontingentgrunnlag 2012.xls", og gjør den tilgjengelig for revisor f.eks. i bilagsarkivet, evt. ha den klar på forespørsel).

===== Valider tallene =====

Kjør rapporten Hovedbok - Saldobalanse

Valider tallene på bankkonto mot årsoppgavene fra nettbanken.
Stemmer det ikke må du bare gå igjennom Bank oversikten og se om noen poster ikke er lukket, eller har en diff.

===== Øke egenkapital =====

Årets positive resultat skal øke egenkapitalen for neste år. Benytt K172 og K189 som referanse.

Lag deg et bilag for Kasse inn med bilagsdato 01-01 neste år (2012 for 2011 avslutning)
Legg inn årets resultat på Debet mot konto 2090 Årets resultat, bruk konto 2000 Egenkapital på Kredit.
Husk å oppdatere for neste år når regnskapet er ført ferdig og godkjent av revisor.

Merk! Vil tro det motsatte gjelder for negativt resultat, men det har jeg ennå ikke ført.


===== Oppdater regnskapstallene =====

Du skal så oppdatere tallene i arsregnskap.xls til å stemme med disse. Lag fire nye faner som er type "201x balanse", "201x resultat", "201x budsjett" og "201x Lodo". I "201x Lodo" limer du inn data fra rapporten "Hovedbok - Saldobalanse".

Formlene for foregående år skal være låst (med $) slik at du kan kopiere over i kolonnen for foregående år.
Oppdater så formlene til å stemme med ny datakilde - ikke bare lim inn rene data. Dette for blant annet å kunne gjøre endringer i 201x Lodo og la tallene automatisk oppdateres.

Annen kategori
Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

Kjør over alle bilag til arkivet for 201xx Oppdater oppdatering av mapping.txt (nuug/styre/bilag sh update.sh)

Hent nuug/styre/bilag/mapping.txt lokalt og rediger der
Et triks for å oppdatere linjene for alle ny faktura er å kopiere de over i regneark (separert på space, 8859-1), gjør regneark magi for å få bilagsnummer påført
eksporter til f.eks. notepad og erstatt tab med space
Kopier tilbake til mapping.txt
Før også på bilagsnummer for de faktura som ikke var med i kopieringen
Gjenta samme triks for avskrivninger. Det skal være en linje for hvert Oxxx bilag, men bruk samme pdf. Se på foregående år som eksempel.

===== Bilag fra nettbank =====

Alle kontoutskrifter og årsoppgaver må inn i bilagsarkivet.

Har ikke funnet noen automatisk måte så da blir det å gå inn i nettbank, generer kontoutskrift for hver måned på hver konto. Lagre som pdf.

Send til arkiv.

Ferdig.


===== Sjekkliste for filer =====

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.

Filnavn

Ført

faktura og kreditnota

2011

kontoutskrift og spesifikasjon fra NB

2011

201z-12-31-inn-medlemsliste-kontingent2012.pdf


201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf

2011

201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf

2011

201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf

2011

201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf

2011

201x-arsregnskap-urevidert.pdf

2011

201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor)


201x-fullstendighetserklæring.pdf