Sekretariatrutiner

Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.

  1. Ta imot papirpost (håndteres av Thomas), minst en gang i uken (vanligvis torsdag ettermiddag).
  2. Svare på telefon (håndteres av telefonsvarer som sender epost til RT)
  3. Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på request-tracker

  4. Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av sekretariatet) innen en uke.
  5. Bistå ved organisering av medlemsmøter, gjøres i dag av aktive-gruppen
  6. Delta på styremøter, kanskje referere
  7. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
  8. Vedlikeholde og strukturere arkivet (plassert paa lageret), dvs. faa bilagpermer og slikt organisert på plass der
  9. Følge opp utlegging av nyheter på hjemmesiden (purre hvis noe mangler)
  10. Gå innom og sjekke lageret minst noen ganger i året (det blir færre regelmessige ærend i lageret etterhvert som arkivet blir mer og mer digitalt).

  11. Sende et testbrev med Posten til postboksen to ganger i året, for å sjekke at brev faktisk kommer frem. Dette fordi vi har hatt en del problemer med post som ikke kommer frem.

Forslag til avtale for administrativ sekretær

Noen viktige datoer

Dato

Hva skjer

1. januar

Siste frist for liste til Usenix (se 27. desember)

15. januar

Send ut epost til alle medlemmer og be dem kontrollere adresser etc (inkluderer purring på ubetalt kontingent)

mars

Årsmøte i NUUG (Innkalling sendes ut 3 uker foer, regnskap maa da vaere klart)

1. april

Oppdatert liste over betalende USENIX-medlemmer sendes til USENIX

1. juli

Oppdatert liste over betalende USENIX-medlemmer sendes til USENIX

15. august

Send ut epost til alle medlemmer og be dem kontrollere adresser etc

1. september

Oppdatere scriptene og sendregning med neste års varenumre og priser (se Hovedfakturering)

1. oktober

Oppdatert liste over betalende USENIX-medlemmer sendes til USENIX

15. oktober

Siste frist for utsending av kontingentfakturaer for neste år

14. november

Forfall for kontingentfakturaene

21. november

Purringer sendes (innbetalinger på og før forfall må være registrert)

1. desember

Betalingsfrist for kontingent for å bli rapportert til USENIX

5. desember

Ny purring, siste mulighet for betaling før rapport til Usenix

27. desember

Oppdatert liste over betalende USENIX-medlemmer sendes til USENIX

Ta imot papirpost

Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå.

  1. Tømme postboksen minimum en gang i uken.
  2. Posten åpnes.
  3. Scannes til PDF. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. Nyttig verktøy: grupper/sysadmin/tips/pdftk.

  4. Endre navn på filen til <år>-<måned>-<dag>-<inn/ut>-kort-beskrivelse.pdf

    • cat filen /home/httpd/nuug-arkiv/README for mer informasjon.

  5. Lastes opp til NUUGs elektroniske arkiv på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/yyyy/

    • Du må være med i gruppen arkiv, for å gjøre dette.

    • Husk å endre grupperettigheter på filen(e) med: chown brukernavn:arkiv fil.pdf

  6. Send e-post til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. Dette lager en RT-sak.
  7. RT fungerer som postjournal, og styret mottar kopi av papirposten via RT. Den gamle postjournalen føres ikke.

  8. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
  9. Perm flyttes til arkivet når den er full.
  10. For hvert nye år opprettes på nerdhaven en ny katalog med årstallet som navn under /home/httpd/nuug-arkiv (f.eks. /home/httpd/nuug-arkiv/2014 ), og filer/skannet post for det året legges i den katalogen. NB: Husk " chmod g+w " på den nye katalogen (f.eks. " chmod g+w 2014 ").

Svare på telefon

Sekretariattelefonen går til en telefonsvarer som ber folk sende epost, og tar opp eventuelle telefonbeskjeder og sender lydopptaket inn i request-tracker. Innringerens telefonnummer er del av filnavnet til WAV-fila som ligger som vedlegg i eposten som sendes inn i RT.

  1. Telefonbeskjeder transkriberes og legges inn i RT-saken
  2. Forespørselen følges opp på vanlig måte via RT.

Følge opp nyinnmeldinger

Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.

  1. Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.
    1. rediger nuug/styre/medlemsliste.csv.

      • Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme. (som i '\t\t').
    2. kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w

    3. sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv

    4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
    5. Subject for RT-saken endres så slik at den har formet "Send infopakke (gammelt subject)", og flyttes over til sekretariat-køen for utsending av infopakke. (Det kan være størrelsesbegrensninger på vedlegg i RT. Send i såfall infopakken via vanlig epost, men noter i internkommentar i RT hva som er gjort ift. innmeldingen.)
  2. Sende faktura på medlemskontingenten, helst epost, via sendregning.no (NB: Ikke send faktura til nytt medlem innmeldt mellom 1. september og hovedfakturering i slutten av oktober - disse skal bare med i hovedfaktureringen og får gratis medlemskap ut året.).

  3. Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)
    1. Informasjonsfolder om NUUG og USENIX (dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf)

    2. Informasjonsfolder om fri programvare

    3. Eksemplar av FriProg-magasinet (se her for inventarstatus) (UTGÅR)

    4. Vedtekter for NUUG Send lenke til gjeldende versjon, ikke send en gammel PDF.

    5. Nyeste utgaven av NUUGnytt (.pdf)

    6. Alle tilbudene? UTGÅR Koden for O'Reilly-rabatten? UTGÅR
  4. Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret

Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:

ZUsrMedlemstatusNo

ZUsrMedlemstatus

1

'FIRMAMEDLEM'

2

'Medlem under bedrift'

3

'Personlig medlem'

6

'Studenter'

11

'Æresmedlem'

12

'Personlig medlem uten USENIX'

13

'Studentmedlem uten USENIX'

Firmamedlemmer med fakturaadresse

Noen firmamedlemmer har en egen fakturaadresse. Denne registeres da på firmamedlemskapet, mens reell adresse registreres på hvert enkelt personmedlem. (Ved fravær av personadresse bruk firmaets adresse på personmedlemmet.) Eventuell bestillerkode el.l. registreres under ZUsrFakturaReferanse. Firma som skal ha faktura på papir skal ha 1 i feltet Informasjon, 0 for å få epost. (1 har den bivirkning at oppgitt epostadresse blir med på medlemmer@nuug.no , men dette har ingen effekt hvis samme epostadresse også er registrert på en person.)

Utmelding

Sett medlemskapstype (ZUsrMedlemstatusNo) til 0 og blank ut feltet XUsrMedlemstatus. ZUsrUtmeldtdato settes til dato for utmeldingen (f.eks. mail fra arbeisgiver eller dato i RT-sak). ZBetaltTil beholdes, så blir vedkommende med på Usenix-listene ut året. Ved utmelding blir det automatisk sendt ut en epost til epostadressen som er registrert i medlemsregisteret, med informasjon til medlemmet om utmeldingen og tips om hvordan en kan fortsette medlemskapet. Ved utmelding sendes kreditnota på sist utsendte kontingentfaktura, hvis denne ikke allerede er betalt. Det gis ikke refundering for allerede betalt kontingent ved utmelding midt i året.

Sende ut halvårlige eposter til medlemmer for infosjekk

Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar.

Scriptet ligger i CVS som tools/medlemsliste-review. Det bør kjøres fra CVS-katalogen nuug/styre for å finne medlemslisten (medlemsliste.csv), og må kjøre på nerdhaven for å finne informasjon om hvilke epostlister medlemmene abonnerer på.

Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret.

Merk: Det følgende utføres i din lokale kopi av CVS på nerdhaven:  Gå til /nuug/styre/-katalogen.

Se om innholdet i teksten (brevet) ser fornuftig ut:  ../tools/medlemsliste-review | less

Send ut eposten til alle medlemmer:  ../tools/medlemsliste-review -s

Hovedfakturering

I god tid før nyttår sendes kontingentfaktura for neste år ut. Det bør gjøres i starten av oktober for å gi medlemmene god tid til å få på plass alle endringer og betale fakturaen før medlemslisten sendes til USENIX i romjula. Prosedyren er delvis manuell, men grunnstrukturen i prosedyren kan ses i scriptet tools/medlemsliste-sendinvoices. Dette scriptet sender inn nye medlemmer, og for å lage fakturagrunnlag for alle medlemmer må argumentet -i fjernes fra kallet til medlemsliste-makeinvoices.

Før hovedfaktureringen sendes ut må perl-modulen tools/medlemsliste.pm oppdateres slik at funksjonen current_membership_period() returnerer slutten på neste års fakturaperiode. En må også sjekke kontingentsatsene og varenummerne i medlemsliste-makeinvoces. Varenummerne med tekst og priser må opprettes i sendregning.

Sende ut oppdatert liste til USENIX

Last ned CVS-liste fra http://nuug.no/styre/usenixdump.cgi (bruk brukernavn og passord for styreweb) Enten send hele denne listen til USENIX, eller oppdatert eventuell liste sendt fra USENIX til oss.

Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene

I styre-mappa i CVS:

Første avsnitt:

../tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv -s

Eller, for å begrense informasjonen til å gjelde medlemmer som har betalt for inneværende år: ../tools/medlemsliste-stats -f medlemsliste.csv -s -p

Andre avsnitt skrives på grunnlag av output fra:

(ååååmmdd er datoen for uthenting av bakgrunnsinformasjon for siste vedtak om opptak/endringer av medlemmer)

cvs update -A -D ååååmmdd -p medlemsliste.csv > medlemsliste-old.csv

../tools/medlemsliste-compare -f medlemsliste.csv -p medlemsliste-old.csv

Detaljert informasjon med navn på medlemmer legges som PDF i bilagsarkivet. Sammendraget limes inn i agendaen.

Legge ut nyheter på hjemmesiden

/!\ Denne er ikke korrekt. Vi bruker chronicle til RSS-generering og manuell kopiering til news.shtml naa. Det boer gjores bedre.

  1. rediger nuug/index.shtml med følgene

    • <h3>yyyy-mm-dd Overskrift</h3> <p>tekst</p>
  2. sjekk inn nyheten med cvs commit -m "beskrivelse" index.shtml