Sekretariatrutiner
Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.
- Ta imot papirpost (håndteres av Ole)
- Svare på telefon (håndteres av Vidar)
Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]
- Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet)
- Bistå ved organisering av medlemsmøter
- Delta på styremøter, referere
- Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
- Vedlikeholde arkivet
- Legge ut nyheter på hjemmesiden
Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].
Ta imot papirpost
Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå.
- Tømme postboksen minimum en gang i uken.
- Posten åpnes.
- Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. Nyttig verktøy: [:grupper/sysadmin/tips/pdftk:pdftk].
Endre navn på filen til <år>-<måned>-<dag>-<inn/ut>-kort-beskrivelse.pdf
cat filen /home/httpd/nuug-arkiv/README for mer informasjon.
Lastes opp til NUUGs elektroniske arkivet på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/yyyy/
- Du må være med i [:grupper/sysadmin/tips/grupper:gruppen arkiv], for å gjøre dette.
Husk å endre gruppe rettigheter på fil(ene) med: chown brukernavn:arkiv fil.pdf
- Send e-post til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. Dette lager en RT-sak.
- Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal].
- Føres inn i sakslisten for neste [:styre/:styremøte].
- (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
- Fakturar må tas med til styre-møte, for at leder og nestleder må skrive under.
- Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
Svare på telefon
Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.
- Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
- RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
- Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.
Følge opp nyinnmeldinger
Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.
- Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.
rediger nuug/styre/medlemsliste.csv.
- Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme. (som i '\t\t').
kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w
sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv
- for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
- Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no
- Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)
[:dokumenter/folder/nuuginfo:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] ([:dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf:.pdf])
[http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare]
Eksemplar av FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus)
[http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG] [http://wiki.nuug.no/sekretariat/rutiner?action=AttachFile&do=get&target=Vedtekter_for_NUUG.pdf (.pdf)]
[:nyhetsbrev/:Nyeste utgaven av NUUGnytt] [http://wiki.nuug.no/nyhetsbrev/?action=AttachFile&do=get&target=NUUGnytt-200701.pdf (.pdf)]
- Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten?
- Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret
Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:
ZUsrMedlemstatusNo |
ZUsrMedlemstatus |
1 |
'FIRMAMEDLEM' |
2 |
'Medlem under bedrift' |
3 |
'Personlig medlem' |
6 |
'Studenter' |
11 |
'Æresmedlem' |
12 |
'Personlig medlem uten USENIX' |
13 |
'Studentmedlem uten USENIX' |
Sende ut halvårlige epost til medlemmer for infosjekk
Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar.
Scriptet ligger i CVS som tools/medlemsliste-review. Det bør kjøres fra CVS-katalogen nuug/styre for å finne medlemslisten (medlemsliste.csv), og må kjøre på nerdhaven for å finne informasjon om hvilke epostlister medlemmene abonnerer på.
Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret.
cd nuugcvs/nuug/styre # Se om innholdet ser fornuftig ut ../tools/medlemsliste-review | less # Send ut epost ../tools/medlemsliste-review -s
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .
1. Ta imot bestillingen via RT.
1. Fakturere ut abonnementet
1. Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.
1. I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.
1. Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.
Legge ut nyheter på hjemmesiden
rediger nuug/index.shtml med følgene
<h3>yyyy-mm-dd Overskrift</h3> <p>tekst</p>
sjekk inn nyheten med cvs commit -m "beskrivelse" index.shtml