1888
Comment: Lenk til postjournalen.
|
2005
Litt mer informasjon i papirpostrutinen.
|
Deletions are marked like this. | Additions are marked like this. |
Line 19: | Line 19: |
1. Åpnes 1. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev 1. Lastes opp til dertil egnet sted (NUUGs server, RT, noen annet?) 1. Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal] |
1. Posten åpnes 1. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. 1. Lastes opp til dertil egnet sted. For tiden i epost til sekretariat at nuug.no. 1. Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal]. |
Line 24: | Line 24: |
1. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring. |
Sekretariatrutiner
Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.
- Ta imot papirpost
- Svare på telefon (håndteres av Vidar)
Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]
- Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet)
- Bistå ved organisering av medlemsmøter
- Delta på styremøter, referere
- Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
- Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].
Ta imot papirpost
- Posten åpnes
- Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke.
- Lastes opp til dertil egnet sted. For tiden i epost til sekretariat at nuug.no.
- Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal].
- (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
- Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
Svare på telefon
Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.
- Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
- RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
- Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .
- Ta imot bestillingen via RT.
- Fakturere ut abonnementet
- Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.
- I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.
- Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.