Sekretariatrutiner

Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.

1. Ta imot papirpost (håndteres av Thomas), minst en gang i uken (vanligvis torsdag ettermiddag).
2. Svare på telefon (håndteres av telefonsvarer som sender epost til RT)

3. Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]

4. Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av sekretariatet) innen en uke.
5. Bistå ved organisering av medlemsmøter, gjøres i dag av aktive-gruppen
6. Delta på styremøter, kanskje referere
7. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
8. Vedlikeholde og strukturere arkivet (plassert paa lageret), dvs. faa bilagpermer og slikt organisert på plass der
9. Følge opp utlegging av nyheter på hjemmesiden (purre hvis noe mangler)

Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].

Forslag til avtale for [:SekretaerAvtaleForslag:administrativ sekretær]

Noen viktige datoer

Ta imot papirpost

Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå.

1. Tømme postboksen minimum en gang i uken.
2. Posten åpnes.
3. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. 150dpi opplosning er tilstrekkelig. Nyttig verktøy: ["grupper/sysadmin/tips/pdftk"].

4. Endre navn på filen til <år>-<måned>-<dag>-<inn/ut>-kort-beskrivelse.pdf

   • cat filen /home/httpd/nuug-arkiv/README for mer informasjon.

5. Lastes opp til NUUGs elektroniske arkivet på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/yyyy/

   • Du må være med i [:grupper/sysadmin/tips/grupper:gruppen arkiv], for å gjøre dette.

   • Husk å endre gruppe rettigheter på fil(ene) med: chown brukernavn:arkiv fil.pdf

6. Send e-post til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. Dette lager en RT-sak.
7. RT fungerer som postjournal, og styret mottar kopi av papirposten via RT. Den gamle [:sekretariat/postliste:postjournalen] føres ikke.
8. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
9. Perm flyttes til arkivet når den er full.
10. For hvert nye år opprettes på nerdhaven en ny katalog med årstallet som navn under /home/httpd/nuug-arkiv (f.eks. /home/httpd/nuug-arkiv/2014 ), og filer/skannet post for det året legges i den katalogen. NB: Husk " chmod g+w " på den nye katalogen (f.eks. " chmod g+w 2014 ").

Svare på telefon

Sekretariattelefonen går til en telefonsvarer som ber folk sende epost, og tar opp eventuelle telefonbeskjeder og sender lydopptaket inn i [https://rt.nuug.no request-tracker]. Innringerens telefonnummer er del av filnavnet til WAV-fila som ligger som vedlegg i eposten som sendes inn i RT.

1. Telefonbeskjeder transkriberes og legges inn i RT-saken
2. Forespørselen følges opp på vanlig måte via RT.

Følge opp nyinnmeldinger

Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.

1. Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.

   1. rediger nuug/styre/medlemsliste.csv.

      • Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme. (som i '\t\t').

   2. kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w

   3. sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv

   4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
   5. Subject for RT-saken endres så slik at den har formet "Send infopakke (gammelt subject)", og flyttes over til sekretariat-køen for utsending av infopakke.
2. Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no
3. Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)

   1. [:dokumenter/folder/nuuginfo:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] (["dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf"])

   2. [http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare]

   3. Eksemplar av FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus)

   4. [http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG] [http://wiki.nuug.no/sekretariat/rutiner?action=AttachFile&do=get&target=Vedtekter_for_NUUG.pdf (.pdf)]

   5. [:nyhetsbrev/:Nyeste utgaven av NUUGnytt] [http://wiki.nuug.no/nyhetsbrev/?action=AttachFile&do=get&target=NUUGnytt-200701.pdf (.pdf)]

   6. Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten?
4. Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret

Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:

Firmamedlemmer med fakturaadresse

Noen firmamedlemmer har en egen fakturaadresse. Denne registeres da på firmamedlemskapet, mens reell adresse registreres på hvert enkelt personmedlem. Eventuell bestillerkode el.l. registreres under ZUsrFakturaReferanse. Firma som skal ha faktura på papir skal ha 1 i feltet Informasjon, 0 for å få epost. (1 har den bivirkning at oppgitt epostadresse blir med på medlemmer@nuug.no , men dette har ingen effekt hvis samme epostadresse også er registrert på en person.)

Utmelding

Sett medlemskapstype (ZUsrMedlemstatusNo) til 0 og blank ut feltet XUsrMedlemstatus. ZUsrUtmeldtdato settes til dato for utmeldigen (f.eks. mail fra arbeisgiver) ZBetaltTil beholdes, så blir vedkommende med på Usenix-listene ut året. Ved utmelding blir det automatisk sendt ut en epost til epostadressen som er registrert i medlemsregisteret, med informasjon til medlemmet om utmeldingen og tips om hvordan en kan fortsette medlemskapet.

Sende ut halvårlige epost til medlemmer for infosjekk

Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar.

Scriptet ligger i CVS som tools/medlemsliste-review. Det bør kjøres fra CVS-katalogen nuug/styre for å finne medlemslisten (medlemsliste.csv), og må kjøre på nerdhaven for å finne informasjon om hvilke epostlister medlemmene abonnerer på.

Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret.

All tekst i e-posten endres ved å redigere scriptet medlemsliste-review i tools-katalogen.

cd nuugcvs/nuug/styre # Se om innholdet ser fornuftig ut ../tools/medlemsliste-review | less # Send ut epost ../tools/medlemsliste-review -s 

Hovedfakturering

I god tid før nyttår sendes kontingentfaktura for neste år ut. Det bør gjøres i starten av oktober for å gi medlemmene god tid til å få på plass alle endringer og betale fakturaen før medlemslisten sendes til USENIX i romjula. Prosedyren er delvis manuell, men grunnstrukturen i prosedyren kan ses i scriptet tools/medlemsliste-sendinvoices. Dette scriptet sender inn nye medlemmer, og for å lage fakturagrunnlag for alle medlemmer må argumentet -i fjernes fra kallet til medlemsliste-makeinvoices.

Før hovedfaktureringen sendes ut bør perl-modulen tools/medlemsliste.pm oppdateres slik at funksjonen current_membership_period() returnerer slutten på neste års fakturaperiode. En bør også sjekke kontingentsatsene i medlemsliste-makeinvoces.

Sende ut oppdatert liste til USENIX

Last ned CVS-liste fra http://nuug.no/styre/usenixdump.cgi (bruk brukernavn og passord for styreweb) Enten send hele denne listen til USENIX, eller oppdatert eventuell liste sendt fra USENIX til oss.

Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene

I tools-mappa i CVS:

Første avsnitt:

./medlemsliste-stats -f ../styre/medlemsliste.csv -s

Andre avsnitt skrives på grunnlag av output fra:

(ååååmmdd er datoen for uthenting av bakgrunnsinformasjon for siste vedtak om opptak/endringer av medlemmer)

cvs update -A -D ååååmmdd -p ../styre/medlemsliste.csv > ../styre/medlemsliste-old.csv

./medlemsliste-compare -f ../styre/medlemsliste.csv -p ../styre/medlemsliste-old.csv

Legge ut nyheter på hjemmesiden

Denne er ikke korrekt. Vi bruker chronicle til RSS-generering og manuell kopiering til news.shtml naa. Det boer gjores bedre.

1. rediger nuug/index.shtml med følgene

   • <h3>yyyy-mm-dd Overskrift</h3> <p>tekst</p> 

2. sjekk inn nyheten med cvs commit -m "beskrivelse" index.shtml