Sekretariatrutiner

Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.

1. Ta imot papirpost
2. Svare på telefon
3. Svare på henvendelser i request-tracker
4. Følge opp nyinnmeldinger
5. Bistå ved organisering av medlemsmøter
6. Delta på styremøter, referere
7. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
8. Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet

Ta imot papirpost

1. Åpnes
2. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev
3. Lastes opp til dertil egnet sted (NUUGs server, RT, noen annet?)
4. Føres inn i postjournal
5. (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.

Svare på telefon

1. Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.

2. Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
3. RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
4. Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.

Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet

Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .

1. Ta imot bestillingen via RT.
2. Fakturere ut abonnementet
3. Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.
4. I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.
5. Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.