Differences between revisions 45 and 46
Revision 45 as of 2009-02-18 10:09:57
Size: 7485
Comment: Nevn subjectbytte og endring av kø.
Revision 46 as of 2009-06-02 10:22:28
Size: 7980
Editor: Fosseng
Comment: Generere oversyn over opptak og endringar i medlemsmassen
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 124: Line 124:
== Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene ==

I tools-mappa i CVS:

Første avsnitt:

./medlemsliste-stats -f ../styre/medlemsliste.csv -s

Andre avsnitt skrives på grunnlag av output fra:

(ååååmmdd er datoen for siste vedtak om opptak/endringer av medlemmer)

cvs update -A -D ååååmmdd -p ../styre/medlemsliste.csv > ../styre/medlemsliste-old.csv

./medlemsliste-compare -f ../styre/medlemsliste.csv -p ../styre/medlemsliste-old.csv

Sekretariatrutiner

Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.

  1. Ta imot papirpost (håndteres av Ole)
  2. Svare på telefon (håndteres av Vidar)
  3. Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]

  4. Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet)
  5. Bistå ved organisering av medlemsmøter
  6. Delta på styremøter, referere
  7. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
  8. Vedlikeholde arkivet
  9. Legge ut nyheter på hjemmesiden

Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].

Ta imot papirpost

Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). Husk at du må logge deg ut med koden når du skal gå.

  1. Tømme postboksen minimum en gang i uken.
  2. Posten åpnes.
  3. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. Nyttig verktøy: [:grupper/sysadmin/tips/pdftk:pdftk].
  4. Endre navn på filen til <år>-<måned>-<dag>-<inn/ut>-kort-beskrivelse.pdf

    • cat filen /home/httpd/nuug-arkiv/README for mer informasjon.

  5. Lastes opp til NUUGs elektroniske arkivet på nerdhaven.nuug.no:/home/httpd/nuug-arkiv/yyyy/

    • Du må være med i [:grupper/sysadmin/tips/grupper:gruppen arkiv], for å gjøre dette.
    • Husk å endre gruppe rettigheter på fil(ene) med: chown brukernavn:arkiv fil.pdf

  6. Send e-post til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. Dette lager en RT-sak.
  7. Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal].
  8. Føres inn i sakslisten for neste [:styre/:styremøte].
  9. (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
  10. Fakturar må tas med til styre-møte, for at leder og nestleder må skrive under.
  11. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.

Svare på telefon

  1. Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.

  2. Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
  3. RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
  4. Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.

Følge opp nyinnmeldinger

Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.

  1. Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.
    1. rediger nuug/styre/medlemsliste.csv.

      • Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme. (som i '\t\t').
    2. kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w

    3. sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv

    4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
    5. Subject for RT-saken endres så slik at den har formet "Send infopakke (gammelt subject)", og flyttes over til sekretariat-køen for utsending av infopakke.
  2. Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no
  3. Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)
    1. [:dokumenter/folder/nuuginfo:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] ([:dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf:.pdf])

    2. [http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare]

    3. Eksemplar av FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus)

    4. [http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG] [http://wiki.nuug.no/sekretariat/rutiner?action=AttachFile&do=get&target=Vedtekter_for_NUUG.pdf (.pdf)]

    5. [:nyhetsbrev/:Nyeste utgaven av NUUGnytt] [http://wiki.nuug.no/nyhetsbrev/?action=AttachFile&do=get&target=NUUGnytt-200701.pdf (.pdf)]

    6. Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten?
  4. Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret

Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:

ZUsrMedlemstatusNo

ZUsrMedlemstatus

1

'FIRMAMEDLEM'

2

'Medlem under bedrift'

3

'Personlig medlem'

6

'Studenter'

11

'Æresmedlem'

12

'Personlig medlem uten USENIX'

13

'Studentmedlem uten USENIX'

Firmamedlemmer med fakturaadresse

Noen firmamedlemmer har en egen fakturaadresse. Denne registeres da på firmamedlemskapet, mens reell adresse registreres på hvert enkelt personmedlem. Eventuell bestillerkode el.l. registreres under ZUsrFakturaReferanse. Firma som skal ha faktura på papir skal ha 1 i feltet Informasjon, 0 for å få epost. (1 har den bivirkning at oppgitt epostadresse blir med på medlemmer@nuug.no, men dette har ingen effekt hvis samme epostadresse også er registrert på en person.)

Utmelding

Sett medlemskapstype (ZUsrMedlemstatusNo) til 0 og blank ut feltet XUsrMedlemstatus. ZUsrUtmeldtdato settes til dato for utmeldigen (f.eks. mail fra arbeisgiver) ZBetaltTil beholdes, så blir vedkommende med på Usenix-listene ut året. Ved utmelding blir det automatisk sendt ut en epost til epostadressen som er registrert i medlemsregisteret, med informasjon til medlemmet om utmeldingen og tips om hvordan en kan fortsette medlemskapet.

Sende ut halvårlige epost til medlemmer for infosjekk

Før utsending av faktura og før utsending av årsmøtepapirer er det lurt å sjekke om medlemsregisteret er korrekt. For å oppnå dette er det laget et opplegg som sender ut epost til hvert enkelt medlem med informasjon om det som er registrert om dem, og oppfordring om å melde tilbake med feil. Det bør gjøres i midten av august og i midten av januar.

Scriptet ligger i CVS som tools/medlemsliste-review. Det bør kjøres fra CVS-katalogen nuug/styre for å finne medlemslisten (medlemsliste.csv), og må kjøre på nerdhaven for å finne informasjon om hvilke epostlister medlemmene abonnerer på.

Før en sender ut epost må en sikre at alle innmeldinger og endringer som finnes i RT er lagt inn i medlemsregisteret.

cd nuugcvs/nuug/styre
# Se om innholdet ser fornuftig ut
../tools/medlemsliste-review | less
# Send ut epost
../tools/medlemsliste-review -s

Hovedfakturering

I god tid før nyttår sendes kontingentfaktura for neste år ut. Det bør gjøres i starten av oktober for å gi medlemmene god tid til å få på plass alle endringer og betale fakturaen før medlemslisten sendes til USENIX i romjula. Prosedyren er delvis manuell, men grunnstrukturen i prosedyren kan ses i scriptet tools/medlemsliste-sendinvoices. Dette scriptet sender inn nye medlemmer, og for å lage fakturagrunnlag for alle medlemmer må argumentet -i fjernes fra kallet til medlemsliste-makeinvoices.

Før hovedfaktureringen sendes ut bør perl-modulen tools/medlemsliste.pm oppdateres slik at funksjonen current_membership_period() returnerer slutten på neste års fakturaperiode. En bør også sjekke kontingentsatsene i medlemsliste-makeinvoces.

Generere oversikt for opptak og endringer av medlemmer til styremøtene

I tools-mappa i CVS:

Første avsnitt:

./medlemsliste-stats -f ../styre/medlemsliste.csv -s

Andre avsnitt skrives på grunnlag av output fra:

(ååååmmdd er datoen for siste vedtak om opptak/endringer av medlemmer)

cvs update -A -D ååååmmdd -p ../styre/medlemsliste.csv > ../styre/medlemsliste-old.csv

./medlemsliste-compare -f ../styre/medlemsliste.csv -p ../styre/medlemsliste-old.csv

Legge ut nyheter på hjemmesiden

  1. rediger nuug/index.shtml med følgene

    • <h3>yyyy-mm-dd Overskrift</h3>
      <p>tekst</p>
  2. sjekk inn nyheten med cvs commit -m "beskrivelse" index.shtml

sekretariat/rutiner (last edited 2024-01-04 19:58:20 by ThomasGramstad)