Sekretariatrutiner

Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.

1. Ta imot papirpost (håndteres av Ole)
2. Svare på telefon (håndteres av Vidar)

3. Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]

4. Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet)
5. Bistå ved organisering av medlemsmøter
6. Delta på styremøter, referere
7. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)

8. Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet

9. Vedlikeholde arkivet

Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].

Ta imot papirpost

Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb).

1. Tømme postboksen minimum en gang i uken.
2. Posten åpnes.
3. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke.

   • Nyttig verktøy: [http://www.pdfhacks.com/pdftk/ pdftk].

4. Lastes opp til dertil egnet sted. For tiden i epost til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil.
5. Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal].
6. (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
7. Fakturar må tas med til styre-møte, for at leder og nestleder må skrive under.
8. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.

Svare på telefon

1. Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.

2. Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
3. RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
4. Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.

Følge opp nyinnmeldinger

Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.

1. Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.

   1. rediger nuug/styre/medlemsliste.csv

   2. kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w

   3. sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv

   4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
2. Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no
3. Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)

   1. [:dokumenter/folder/nuuginfo:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] ([:dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf:.pdf])

   2. [http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare]

   3. Eksemplar av FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus)

   4. [http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG] [http://wiki.nuug.no/sekretariat/rutiner?action=AttachFile&do=get&target=Vedtekter_for_NUUG.pdf (.pdf)]

   5. [:nyhetsbrev/:Nyeste utgaven av NUUGnytt] [http://wiki.nuug.no/nyhetsbrev/?action=AttachFile&do=get&target=NUUGnytt-200701.pdf (.pdf)]

   6. Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten?
4. Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret

Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:

Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet

Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .

1. Ta imot bestillingen via RT.

1. Fakturere ut abonnementet

1. Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.

1. I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.

1. Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.