3534
Comment:
|
3617
Nevn at studentmedlemmer må håndteres spesielt.
|
Deletions are marked like this. | Additions are marked like this. |
Line 41: | Line 41: |
4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon |
Sekretariatrutiner
Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.
- Ta imot papirpost
- Svare på telefon (håndteres av Vidar)
Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]
- Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet)
- Bistå ved organisering av medlemsmøter
- Delta på styremøter, referere
- Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
- Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].
Ta imot papirpost
- Posten åpnes
- Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke.
- Lastes opp til dertil egnet sted. For tiden i epost til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil.
- Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal].
- (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
- Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
Svare på telefon
Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.
- Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
- RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
- Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.
Følge opp nyinnmeldinger
Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.
- Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.
rediger nuug/styre/medlemsliste.csv
kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w
sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv
- for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
- Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no
- Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)
[:dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2006-2.pdf:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] (Nyeste versjon?)
[http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare]
Eksemplar av FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus)
[http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG]
- Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten?
- Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret
Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:
ZUsrMedlemstatusNo |
ZUsrMedlemstatus |
1 |
'FIRMAMEDLEM' |
2 |
'Medlem under bedrift' |
3 |
'Personlig medlem' |
6 |
'Studenter' |
11 |
'Æresmedlem' |
12 |
'Personlig medlem uten USENIX' |
13 |
'Studentmedlem uten USENIX' |
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .
1. Ta imot bestillingen via RT.
1. Fakturere ut abonnementet
1. Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.
1. I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.
1. Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.