719
Comment: Noen flere punkter.
|
4203
Arkivet vedlikeholdes av sekretariatet.
|
Deletions are marked like this. | Additions are marked like this. |
Line 5: | Line 5: |
1. Ta imot papirpost 1. Svare på telefon 1. Svare på henvendelser i request-tracker 1. Følge opp nyinnmeldinger |
1. Ta imot papirpost (håndteres av Ole) 1. Svare på telefon (håndteres av Vidar) 1. Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker] 1. Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet) |
Line 11: | Line 11: |
1. Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc) 1. --(Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet)-- 1. Vedlikeholde arkivet Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat]. |
|
Line 13: | Line 18: |
Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb). 1. Tømme postboksen minimum en gang i uken. 1. Posten åpnes. 1. Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke. * Nyttig verktøy: [http://www.pdfhacks.com/pdftk/ pdftk]. 1. Lastes opp til dertil egnet sted. For tiden i epost til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil. 1. Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal]. 1. (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse. 1. Fakturar må tas med til styre-møte, for at leder og nestleder må skrive under. 1. Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring. |
|
Line 20: | Line 37: |
== Følge opp nyinnmeldinger == Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut. 1. Registrere innmeldingen i medlemsregisteret. 1. rediger {{{nuug/styre/medlemsliste.csv}}} 2. kontroller endringen med {{{cvs diff -u medlemsliste.csv}}} og ../tools/medlemsliste-check -w 3. sjekk inn endringen med {{{cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv}}} 4. for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon 1. Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no 1. Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?) 1. [:dokumenter/folder/nuuginfo:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] ([:dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf:.pdf]) 1. [http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare] 1. Eksemplar av !FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus) 1. [http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG] [http://wiki.nuug.no/sekretariat/rutiner?action=AttachFile&do=get&target=Vedtekter_for_NUUG.pdf (.pdf)] 1. [:nyhetsbrev/:Nyeste utgaven av NUUGnytt] [http://wiki.nuug.no/nyhetsbrev/?action=AttachFile&do=get&target=NUUGnytt-200701.pdf (.pdf)] 1. Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten? 1. Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret: || ZUsrMedlemstatusNo || ZUsrMedlemstatus || || 1 || 'FIRMAMEDLEM' || || 2 || 'Medlem under bedrift' || || 3 || 'Personlig medlem' || || 6 || 'Studenter' || || 11 || 'Æresmedlem' || || 12 || 'Personlig medlem uten USENIX' || || 13 || 'Studentmedlem uten USENIX' || == Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet == --(Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .)-- --( 1. Ta imot bestillingen via RT.)-- --( 1. Fakturere ut abonnementet)-- --( 1. Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.)-- --( 1. I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.)-- --( 1. Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.)-- |
Sekretariatrutiner
Dette er en oversikt over hvilke rutiner sekretariatet skal følge.
- Ta imot papirpost (håndteres av Ole)
- Svare på telefon (håndteres av Vidar)
Svare på henvendelser i køene sekretariat og medlemsregister på [http://rt.nuug.no request-tracker]
- Følge opp nyinnmeldinger (Håndteres av Jon Petter foreløbig, skal over til sekretariatet)
- Bistå ved organisering av medlemsmøter
- Delta på styremøter, referere
- Sekretærtjenester (skrive brev, invitasjoner etc)
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
- Vedlikeholde arkivet
Det står også endel i [http://www.nuug.no/dokumenter/instruks.shtml instruksen for styre og sekretariat].
Ta imot papirpost
Koden til postboksen ligger på passordbeskyttet område (styreweb).
- Tømme postboksen minimum en gang i uken.
- Posten åpnes.
- Scannes til PDF, multipage hvis det er flere sider i samme brev. En PDF pr. brev/samhørende papirbunke.
Nyttig verktøy: [http://www.pdfhacks.com/pdftk/ pdftk].
- Lastes opp til dertil egnet sted. For tiden i epost til sekretariat at nuug.no; en epost per pdf-fil.
- Føres inn i [:sekretariat/postliste:postjournal].
- (overgangsfase) hvis konvolutten ikke har oppdatert adresse, noter hvem som har sendt den og informer dem om ny adresse.
- Fakturar må tas med til styre-møte, for at leder og nestleder må skrive under.
- Arkiveres i postperm for langtidsoppbevaring.
Svare på telefon
Alle telefonsamtaler skal registreres i [https://rt.nuug.no request-tracker], med informasjon om samtalen.
- Oppfølgersamtaler registreres i eksisterende sak.
- RT-kø setttes til det som passer best for tema for henvendelsen.
- Hvis henvendelsen kan besvares og løses direkte på telefon registreres saken i RT med status satt til 'resolved'.
Følge opp nyinnmeldinger
Innmeldinger dukker opp i RT-køen medlemsregister, og flyttes over til køen sekretariat når infopakke skal sendes ut.
- Registrere innmeldingen i medlemsregisteret.
rediger nuug/styre/medlemsliste.csv
kontroller endringen med cvs diff -u medlemsliste.csv og ../tools/medlemsliste-check -w
sjekk inn endringen med cvs commit -m "CVS_SILENT beskrivelse" medlemsliste.csv
- for studentmedlemmer, be om kopi av studentbevis med gyldighetsinformasjon
- Sende [:sekretariat/fakturering:faktura på medlemskontingenten], helst epost, via sendregning.no
- Sende infopakke til nye medlemmer. (Hva skal den inneholde?)
[:dokumenter/folder/nuuginfo:Informasjonsfolder om NUUG og USENIX] ([:dokumenter/folder/nuuginfo?action=AttachFile&do=get&target=brosjyre2007.pdf:.pdf])
[http://www.nuug.no/dokumenter/folder-friprogramvare.pdf Informasjonsfolder om fri programvare]
Eksemplar av FriProg-magasinet (se [:utstyr/bibliotek:her] for inventarstatus)
[http://nuug.no/vedtekter.shtml Vedtekter for NUUG] [http://wiki.nuug.no/sekretariat/rutiner?action=AttachFile&do=get&target=Vedtekter_for_NUUG.pdf (.pdf)]
[:nyhetsbrev/:Nyeste utgaven av NUUGnytt] [http://wiki.nuug.no/nyhetsbrev/?action=AttachFile&do=get&target=NUUGnytt-200701.pdf (.pdf)]
- Alle tilbudene? Koden for O'Reilly-rabatten?
- Registrere kontingentbetalinger i medlemsregisteret
Medlemstypekoder til bruk i medlemsregisteret:
ZUsrMedlemstatusNo |
ZUsrMedlemstatus |
1 |
'FIRMAMEDLEM' |
2 |
'Medlem under bedrift' |
3 |
'Personlig medlem' |
6 |
'Studenter' |
11 |
'Æresmedlem' |
12 |
'Personlig medlem uten USENIX' |
13 |
'Studentmedlem uten USENIX' |
Håndtere medlemsfordelen hos LINUXmagasinet
Avtalen med LINUXmagasinet er beskrevet på http://www.nuug.no/dokumenter/fordel-linuxmagasinet.shtml .
1. Ta imot bestillingen via RT.
1. Fakturere ut abonnementet
1. Når fakturaen er betalt, videreformidle abonnementet.
1. I god tid før abonnementet går ut (varighet 1 år), sende ny faktura for å fortsette abonnementet.
1. Holde rede på hvor mange medlemmer som benytter dette tilbudet.