Rutiner for refundering av NUUG-relaterte utgifter

NUUG dekker normalt utgifter i ettertid basert på forespørsel om refundering, reiseregning ol. Dette gir minst ekstraarbeid for kasserer, styre og revisor.

Forespørsel om refundering sendes som epost til NUUG-sekretariatet NUUGs kontaktinformasjon. Etter nye regler fra 2014 er det ikke lenger nødvendig å bevare eller sende inn papir-originaler. Arkivet kan altså være heldigitalt.

Forespørselen må inneholde

• Ditt navn og adresse
• Beskrivelse av hva det gjelder
• Opplisting av utgifter med sluttsum
• Bankkontonummer som skal brukes ved utbetaling
• Kvitteringer
• Dato og underskrift

Forespørselen håndteres av sekretariat og kasserer.

Tips:

Putt/lim alle bilag på hvite ark, skann dette og lagre som et PDF-dokument. Forsiden må også skannes, med underskriften. Legg dette ved i eposten til sekretariatet.

Se også tips til anbefalinger av Hotell for tilreisende foredragsholdere.

Procedures for reimbursement of NUUG-related expenses

NUUG normally covers expenses in retrospect based on a request for reimbursement, travel, etc. This provides minimum additional work for the treasurer, board and auditors.

Send your requests for refunds to the Secretariat NUUG contact information. No paper originals need to be sent, according to new accounting rules from 2014.

The request must contain:

• Your address
• Description of what this is about
• Enumerating the cost, including the total amount
• The Norwegian bank account number to be used for payment, or IBAN/BIC for international payments.
• Receipts for all expenses
• Date and signature

The request is handled by the Secretariat and Treasurer.

Hint: Place / glue all documents on a white sheet of paper, scan this and save as a pdf document. The front page with signature need to be scanned as well. Include this in the mail to the Secretariat.