Kassererens oppgaver og rutiner

Av Jon Petter Bjerke, 2010-06-16

De konkrete teknikkene som beskrives er slik som jeg har gjort det, med min plattform basert på Windows i samspill med FreeBsd på nerdhaven.nuug.no. Så lenge resultatet er det samme, kan man benytte mange andre teknikker for å nå målet.

Nyttige hjelpemidler

SSH Secure Shell 3.2.9 (Build 283) http://www.ssh.com/ For innlogging og SCP filoverføring til/fra arkivet.
Sist jeg sjekket var det ikke mulig å finne gratisversjonen for nedlasting på ssh.com lenger.
PDF "printer": PDF Factory fra http://www.fineprint.com/ (shareware). Gratis alternativ: http://www.cutepdf.com/

Inngående faktura

Hvis fakuraen ikke allerede finnes som en RT-sak i sekretariat-køen, så sørg for at den blir det, med selve fakturaen som PDF-vedlegg.
Lagre vedlegget i arkivet.
Jeg har laget meg en kopi av arkivet (/home/httpd/nuug-arkiv/2010) på lokal disk, og så bruker jeg Secure File Transfer delen av SSH til å laste opp/ned etter behov.
Noen innkommende bilag vil allerede være i arkivet. Filnavn må konstrueres i henhold til standarden (ref?).
Oppdater arkiv-indeksen (trenger ikke gjøres for hvert bilag, en gang pr. sesjon holder):
$ cd <lokalt cvs-område>
$ cvs update -d ; sørg for at du har oppdaterte filer
$ cd nuug/styre/bilag
$ sh update.sh ; oppdater fila mapping.txt
$ cvs commit ; sjekk inn den oppdaterte mapping.txt (dette kan også vente til Lodo er ført)
Skriv ut fakturaen for å lette behandlingen og til eget arkiv
Notér RT-saksnummeret på utskriften (f.eks. #3111)
Før bilaget i Lodo
* gå til www.lodo.no
* logg inn
* trykk på "Faktura inngående" (knapp øverst i midten)
* nytt bilagsnummer kommer opp automatisk
* legg inn riktig bilagsdato, trykk TAB og sjekk at neste felt får riktig periode (år-måned) - hvis det ikke går, så er det noe feil med åpning/lukking av perioder
* velg riktig leverandør fra nedtrekksmenyen. Leverandører skal begynne med 200. Hvis bilaget er en reiseregning fra et medlem, så ikke bruk medlemmet direkte som leverandør, men bruk "Leverandører diverse".
* legg inn totalbeløpet som skal betales under Kredit/Ut.
* Skriv inn forfallsdato (format yyyy-mm-dd), KID og Fakturanummer. Som tekst en beskrivelse av hva det er (inntil 20-30 tegn).
* Trykk grønn knapp "Lagre". En ny linje kommer opp, med en passende motkonto. Ofte vil den være korrekt. Trykk så Lagre på den nye linja, og føringen er ferdig.
* Noen få fakturaer skal føres mot forskjellige kontoer. Rett da beløpet på Debet siden og det vil dukke opp nye linjer. Merk at alle beløp føres inklusive MVA.
Noter Lodo bilagsnummeret på utskriften (f.eks. U7154)
Åpne fila mapping.txt med en passende teksteditor (vi) og legg inn Lodo bilagsnummeret bak riktig filnavn. Lagre og exit editor.
Sjekke inn endringene: cvs commit
* De to siste punktene gjøres normalt samlet som avslutning på en sesjon.
Gå til DNBNOR nettbank og legg inn betaling(ene) (kan gjøres av jonp inntil nettbanktilgang er ordnet)
Skriv hva som er gjort så langt som kommentar på saken i RT og oversend saken til neste saksbehandler (jonp eller pere)
Følg opp at nettbank og godkjenning blir utført i rimelig tid.

Liste til Usenix

I henhold til avtalen med Usenix skal vi sende dem komplett medlemsliste innen utgangen av året, for det kommende året. I tillegg skal vi sende oppdateringer, dvs. nyinnmeldinger og adresseendringer, hvert kvartal, innen 1. april, 1. juli og 1. oktober. I praksis har vi i samråd med Usenix kommet til at det enkleste er å sende over komplett medlemsliste hver gang, 4 ganger i året. Listen genereres av et script, http://www.nuug.no/styre/usenixdump.cgi (link finnes på http://www.nuug.no/styre/), og sendes over som den er, i CSV format. Det er viktig at medlemsregisteret et mest mulig oppdatert når listen genereres, spesielt med innbetalinger av kontingent, da kun betalte medlemskap skal være med til Usenix. Samtidig logges alle mailer i RT, eksempel kan være RT#2968. Tilbakmeldinger fra Usenix logges i samme sak, og medlemsregisteret oppdateres med nye Usenix-medlemsnumre. Vår hovedkontakt i usenix er "Toni Veglia" <toni@usenix.org>, og medlemsregisteret vedlikeholdes av "Jim Lawson" <jrl@usenix.org>. Oppdateringene sendes derfor til begge disse.

Kriterier for medlemskap

Se dokumentet http://www.nuug.no/styre/medlemskap.txt som er en slags betenkning skrevet av undertegnede i 2006. Det er ikke formelt vedtatt av styret og har aldri vært praktisert til 100%, men ligger til grunn for behandligen av blant annet medlemsregisteret.

Andre oppgaver

Fylles inn etter behov.