Differences between revisions 10 and 11
Revision 10 as of 2015-11-29 21:27:02
Size: 6606
Editor: localhost
Comment: converted to 1.6 markup
Revision 11 as of 2019-10-16 16:33:40
Size: 6605
Comment:
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 16: Line 16:
 * Hvis fakuraen ikke allerede finnes som en RT-sak i sekretariat-køen, så sørg for at den blir det, med selve fakturaen som PDF-vedlegg.  * Hvis fakturaen ikke allerede finnes som en RT-sak i sekretariat-køen, så sørg for at den blir det, med selve fakturaen som PDF-vedlegg.
Line 58: Line 58:
På leverandørkontoen (2004100) føres kronebeløpet tilsvarende summen fra bilag U7129. Differensen På leverandørkontoen (2004100) føres kronebeløpet tilsvarende summen fra bilag U7129. Differansen
Line 82: Line 82:
 ** Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 2010-12-31  ** Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/leder og inngår som et eget bilag pr. 2010-12-31
Line 84: Line 84:
 * Lag liste over alle innbetalinger. Samleinnbetalinger brytes ned til enkeltfaktura/medlem ved hjelp av Sendrefning.no og/eller meldingene derfra i RT
 * Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.
 * Lag liste over alle innbetalinger. Samleinnbetalinger brytes ned til enkeltfaktura/medlem ved hjelp av Sendregning.no og/eller meldingene derfra i RT
 * Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være skannet og ligge i bilagsarkivet.

Kassererens oppgaver og rutiner

Av Jon Petter Bjerke, 2010-06-16, sist oppdatert 2010-08-30

De konkrete teknikkene som beskrives er slik som jeg har gjort det, med min plattform basert på Windows i samspill med FreeBsd på nerdhaven.nuug.no. Så lenge resultatet er det samme, kan man benytte mange andre teknikker for å nå målet.

Nyttige hjelpemidler

Inngående faktura

  • Hvis fakturaen ikke allerede finnes som en RT-sak i sekretariat-køen, så sørg for at den blir det, med selve fakturaen som PDF-vedlegg.
  • Lagre vedlegget i arkivet.
  • Jeg har laget meg en kopi av arkivet (/home/httpd/nuug-arkiv/2010) på lokal disk, og så bruker jeg Secure File Transfer delen av SSH til å laste opp/ned etter behov.
  • Noen innkommende bilag vil allerede være i arkivet. Filnavn må konstrueres i henhold til standarden (ref?).
  • Oppdater arkiv-indeksen (trenger ikke gjøres for hvert bilag, en gang pr. sesjon holder):
  • $ cd <lokalt cvs-område>

  • $ cvs update -d ; sørg for at du har oppdaterte filer
  • $ cd nuug/styre/bilag
  • $ sh update.sh ; oppdater fila mapping.txt
  • $ cvs commit ; sjekk inn den oppdaterte mapping.txt (dette kan også vente til Lodo er ført)
  • Skriv ut fakturaen for å lette behandlingen og til eget arkiv
  • Notér RT-saksnummeret på utskriften (f.eks. #3111)
  • Før bilaget i Lodo
  • * gå til www.lodo.no
  • * logg inn
  • * trykk på "Faktura inngående" (knapp øverst i midten)
  • * nytt bilagsnummer kommer opp automatisk
  • * legg inn riktig bilagsdato, trykk TAB og sjekk at neste felt får riktig periode (år-måned) - hvis det ikke går, så er det noe feil med åpning/lukking av perioder
  • * velg riktig leverandør fra nedtrekksmenyen. Leverandører skal begynne med 200. Hvis bilaget er en reiseregning fra et medlem, så ikke bruk medlemmet direkte som leverandør, men bruk "Leverandører diverse".
  • * legg inn totalbeløpet som skal betales under Kredit/Ut.
  • * Skriv inn forfallsdato (format yyyy-mm-dd), KID og Fakturanummer. Som tekst en beskrivelse av hva det er (inntil 20-30 tegn).
  • * Trykk grønn knapp "Lagre". En ny linje kommer opp, med en passende motkonto. Ofte vil den være korrekt. Trykk så Lagre på den nye linja, og føringen er ferdig.
  • * Noen få fakturaer skal føres mot forskjellige kontoer. Rett da beløpet på Debet siden og det vil dukke opp nye linjer. Merk at alle beløp føres inklusive MVA.
  • Noter Lodo bilagsnummeret på utskriften (f.eks. U7154)
  • Åpne fila mapping.txt med en passende teksteditor (vi) og legg inn Lodo bilagsnummeret bak riktig filnavn. Lagre og exit editor.
  • Sjekke inn endringene: cvs commit
  • * De to siste punktene gjøres normalt samlet som avslutning på en sesjon.
  • Gå til DNBNOR nettbank og legg inn betaling(ene) (kan gjøres av jonp inntil nettbanktilgang er ordnet)
  • Skriv hva som er gjort så langt som kommentar på saken i RT og oversend saken til neste saksbehandler (jonp eller pere)
  • Følg opp at nettbank og godkjenning blir utført i rimelig tid.

Inngående faktura fra Usenix

Behandles i store trekk som andre innngående fakturaer, men med noen særtrekk fordi den er i dollar og ikke i kroner.

Fakturabilaget (Uxxxx) legges inn i Lodo i NORSKE KRONER. Omregning må gjøres manuelt basert på dollarkursen som det ble kjøpt dollar for to år tidligere (for 2010 er det kursen 5,886 fra 2008 som gjelder, se bilag U7141.) Knappen VALUTA i Lodo benyttes ikke.

Betalingen gjøres i nettbanken i dollar fra dollarkontoen. Føringen i Lodo blir litt spesiell. For komplett eksempel se U7129 og B1419 fra 2009. På konto 1941 (bankkonto i dollar) føres dollarbeløpet. På leverandørkontoen (2004100) føres kronebeløpet tilsvarende summen fra bilag U7129. Differansen mellom de to tallene kalles kursdifferense og føres på konto 1942.

Dagens aktuelle dollarkurs kommer altså ikke til syne i det hele tatt.

Liste til Usenix

I henhold til avtalen med Usenix skal vi sende dem komplett medlemsliste innen utgangen av året, for det kommende året. I tillegg skal vi sende oppdateringer, dvs. nyinnmeldinger og adresseendringer, hvert kvartal, innen 1. april, 1. juli og 1. oktober. I praksis har vi i samråd med Usenix kommet til at det enkleste er å sende over komplett medlemsliste hver gang, 4 ganger i året. Listen genereres av et script, http://www.nuug.no/styre/usenixdump.cgi (link finnes på http://www.nuug.no/styre/), og sendes over som den er, i CSV format. Det er viktig at medlemsregisteret et mest mulig oppdatert når listen genereres, spesielt med innbetalinger av kontingent, da kun betalte medlemskap skal være med til Usenix. Samtidig logges alle mailer i RT, eksempel kan være RT#2968. Tilbakmeldinger fra Usenix logges i samme sak, og medlemsregisteret oppdateres med nye Usenix-medlemsnumre. Vår hovedkontakt i usenix er "Toni Veglia" <toni@usenix.org>, og medlemsregisteret vedlikeholdes av "Jim Lawson" <jrl@usenix.org>. Oppdateringene sendes derfor til begge disse.

Kriterier for medlemskap

Se dokumentet http://www.nuug.no/styre/medlemskap.txt som er en slags betenkning skrevet av undertegnede i 2006. Det er ikke formelt vedtatt av styret og har aldri vært praktisert til 100%, men ligger til grunn for behandligen av blant annet medlemsregisteret.

Årsoppgjøret

Fylles inn i løpet av prosessen med oppgjøret for 2010 (2011-01-13)

  • Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.
  • Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
  • Lagg inn (importer) alle banktransaksjoner fra nettbank i Lodo
  • Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra 2009 eller tidligere. Disse skal avskrives.
  • * Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/leder og inngår som et eget bilag pr. 2010-12-31
  • Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)
  • Lag liste over alle innbetalinger. Samleinnbetalinger brytes ned til enkeltfaktura/medlem ved hjelp av Sendregning.no og/eller meldingene derfra i RT
  • Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være skannet og ligge i bilagsarkivet.

Andre oppgaver

Fylles inn etter behov.

sekretariat/kasserer (last edited 2019-10-16 16:33:40 by ThomasGramstad)