Kommentarer på forskjellige endringer:

Adresseendring: 
Personlige medlemmer med USENIX vil få ;login sendt til adressen sin. Denne vil derfor være dumt å sette denne til et fakturamottak om en bedrift skal betale.

Utmelding av bedriftsmeldemmer:
Meld disse ut på vanlig måte, men fjern også forbindelsen til firmaet. Dersom dette ikke gjøres vil f.eks medlemsliste-regbetaling oppdatere fakturertperiode på utmeldte medlemmer.

Forberedelser:

Anbefaler å legge inn Open Office på din maskin.
Siste versjon finnes her: http://www.openoffice.org

Gjøres første gang:
Logg inn på nerdhaven: 
Opprett følgende katalogstruktur

/home/<brukernavn>/nuug

Dette gjøres ved å kjøre følgende kommando på nerdhaven.nuug.no:

cd ~/; cvs -d /home/cvs co nuug

(resten av forklaringen forutsetter at denne katalogen er opprettet)

Opprett følgende fil på ditt hjemmeområde på nerdhaven

        .swsconfig

denne skal inneholde:
$username = '<bruker>'; $password = '<passord>';

        brukernavn og passord fåes av Jon Petter eller Petter R

Anbefaler at du lager samme katalogstruktur på din lokale maskin.

Logg inn i RT

Logg inn i RT: sjekk køen Medlemsregister. (https://rt.nuug.no/)

Brukernavn og passord oppretter en selv ved å følge instruksene på forsiden av RT. Tilgang må deretter oppdateres, f.eks. ved å kontakte sekretariatet og oppgi hvilken epostadresse en har som RT-bruernavn. (sekretariat@nuug.no)

Ta den eldste endringen i medlemsregister. (Innmelding/utmelding/endring av info)

Sjekk ut siste versjon av medlemsliste.cvs

Åpne et terminalvindu (shell) lokalt på din maskin:

logg inn på nerdhaven: (ssh <brukernavn>@nerdhaven.nuug.no)

Kjør
cd nuug

Kjør
cvs up -d styre tools

Kopier meldemsliste.csv til din lokale maskin

Åpne nytt terminalvindu (shell) (lokalt på din maskin)

Kjør
cd /home/<brukernavn>/nuug/medlemsliste
Kjør
scp <brukernavn>@nerdhaven.nuug.no:nuug/styre/medlemsliste.csv .
Kjør
ls -la

skal se: 
        drwxr-xr-x  3 <brukernavn>  staff     102 Oct 26 14:20 .
        drwxr-xr-x  5 <brukernavn>  staff     170 Oct 26 14:18 ..
        -rw-r--r--  1 <brukernavn>  staff  188557 Oct 26 14:42 medlemsliste.csv

Rediger filen i open office

Åpne medlemsliste i Openoffice calc:

Du vil da få opp Text Import dialogboks


Velg: 
        Characterset: Western Europe (ISO-8859-1)
        Separated by: TAB
        Text Delimiter: empty
        Under fields: Sett alle "column type" til Text
        Tips: Merk alle kolonnene samtidig ved å klikke en gang i det tomme feltet øverst til venstre i 
        kolonneboksen, og velg så Column Type : Text .
        Velg OK.


        Finn handtakene som er på toppen og til høyre for de respektive scrollbarene. 
        Dra disse så man ser 1. rad dobbelt, og slik at man har et skille rett før medlemmets e-post.
        Trykk deretter Window -> Freeze for å låse dette skillet.


OBS: Feltet for innmeldingsdato vil for nye medlemmer endre på NUUGs foretrukne datoformat. For å
unngå dette, slik at innmeldingsdatoformatet bevares uendret, utføres følgende:

1. Edit -> Select all
2. Format -> Cells
3. Velg "Text" under "Category"
4. Trykk OK.

Da vil ikke datoen bli gjenkjent som en dato, men som akkurat den teksten du taster inn.

Utfør endringer sak for sak til du er ferdig.

For hver endring skal du sjekke:

a) Er personen medlem: søk etter etternavn, mailadresse.
b) Finnes medlemmet: gjør endringer på dette medlemmet iht. info fra RT.
c) repeter for hver medlem som det skal gjøres endringer på. 

Merk: Nye medlemmer skal ha feltene ZUsrFakturertPeriode og ZBetaltTil tomme.

Gamle medlemmer som har vært utmeldt: 
        ZUsrInnmeldtDato (dato innmeldingen ble mottatt i RT)
        ZUsrUtmeldtDato settes til 1970-01-01 00:00:00 (overskriv gammel verdi)

"eksporter" endringene til medlemsliste.cvs

Når du er ferdig med endringene som skal legges inn, "eksporteres" filen og erstatter den filen du hentet ned tidligere fra Nerdhaven.

Velg: File, Save as

* (openoffice vil huske hvor du hentet filen fra og foreslå på navn og
  lokasjon korrekt)
        Kryss av for Edit filter settings
        Velg save

* Bekreft at du vil overskrive den gamle filen.
        Velg : Replace

* Pass på at du lagrer som CVS-format.
        Velg: Keep current format

* I dialogboksen for eksportfilter
        Velg (Character set)    : Western Europe (ISO-8859-1)
        Velg (Field delimiter)  : {Tab}
        Slett " (Text delimiter): (ingen verdi eller tegn)
        Fjern avkryssingen på "save cell content as shown"
        Velg OK

Verifiser filen og overfør denne til Nerdhaven.

Kjør
ls -la

        skal se: 
        drwxr-xr-x  3 <brukernavn>  staff     102 Oct 26 14:20 .
        drwxr-xr-x  5 <brukernavn>  staff     170 Oct 26 14:18 ..
        -rw-r--r--  1 <brukernavn>  staff  188557 Oct 26 14:42 medlemsliste.csv

Sjekk at filen har fått et nytt tidsstempel.

Kjør
cd /home/<brukernavn>/nuug/medlemsliste

Kjør
scp medlemsliste.csv <brukernavn>@nerdhaven.nuug.no:nuug/styre/medlemsliste.csv

Verifiser format og commit til CVS.

Open a shell locally on your computer :

logg inn på nerdhaven: (ssh <brukernavn>@nerdhaven.nuug.no)

Kjør
cd /home/<brukernavn>/nuug/styre

Kjør
cvs diff -u medlemsliste.csv

sjekk at det kun er endringer på de linjer(medlemmer) du har endret. 

Kjør
../tools/medlemsliste-check -w

Hvis output er noe som ligner dette:
        warning: Medlem 100281 mangler FakturertPeriode.
        warning: Medlem 100288 mangler FakturertPeriode.
        warning: Medlem 140422 har ikke betalt kontingenten på 120 dager.
        warning: Medlem 140424 har ikke betalt kontingenten på 120 dager.
        ....
        Kan være ganske lang.
        
Kjør
cvs commit -m "CVS_SILENT oppdatert Geir Bækholt (RT#2000), Lars Petter Mostad (RT#1960), Jon Anders Skorpen (RT#1953) " medlemsliste.csv

Merk:
        Her er det viktig at beskrivelse byttes ut med: saksnummer på de sakene 
        du er ferdig med i RT: mao de saker hvor du har gjort endringene i 
        medlemsliste.cvs.
        Dette for å sikre at det er lett å se hva som er gjort. (Historikk i CVS)

PS HUSK å benytte kommandoen CVS_SILENT!!! Ellers sendes det ut mail om hva som er gjort i medlemsregisteret til alle som abonnerer på CVS-endringer.

Oppdatering av saken i RT

Oppdater RT saken, via reply kommandoen, slik at det nye medlemmet vet at de nå er i registeret.

Følgende tekst anbefales:
        Velkommen som medlem i NUUG.
        En velkomstpakke vil bli sendt så snart som mulig.
        
        På vegne av NUUG sekretariat

Sett RT saken til: 

1. velg JUMBO
2. Legg til følgende tekst bak: (send velkomstpakke)
3. Endre KØ til sekretariat
4. Endre eier til Nobody

Når alt arbeidet er gjort og hvis det er noen som skal ha faktura:

Open a shell locally on your computer :  
logg inn på nerdhaven: (ssh <brukernavn>@nerdhaven.nuug.no)

Kjør
cd /home/<brukernavn>/nuug/styre
Kjør
../tools/medlemsliste-sendinvoices

NB. Dette kan ikke gjøres etter 1. septeber når det skal sendes faktura for følgende år, før etter at hovedfakturering er kjørt.

Alternativ framgangsmåte - redigering lokalt på nerdhaven

Sjekk ut eller oppdater fra CVS som beskrevet ovenfor.
Rediger fila medlemsliste.csv lokalt.

Bruk f.eks. editoren vim (dokumentasjon http://vimdoc.sourceforge.net/ ).
Følgende opsjoner kan være nyttige for å ikke gå seg vill i kolonnene (settes f.eks. i ~/.vimrc ):
:set tabstop=30
:set list
:set listchars=tab:>-
:set nowrap

Lagre fila, kjør cvs diff og medlemsliste-check som beskrevet ovenfor, og commit.

sekretariat/HvordanOppdatereMedlemsregisteret (last edited 2016-10-20 11:57:34 by JonPetterBjerke)