Differences between revisions 4 and 6 (spanning 2 versions)
Revision 4 as of 2012-01-22 00:37:48
Size: 4463
Editor: cm-84
Comment:
Revision 6 as of 2012-01-29 23:21:41
Size: 5985
Editor: cm-84
Comment:
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 10: Line 10:
 * Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.
  * Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
  * Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.
Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.
 * Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
 * Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.
Line 15: Line 15:
 * Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
  * Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
  * Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
  * Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org
  * Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
  * Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
  * Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
  * Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.
Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
 * Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
 * Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
 * Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org
 * Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
 * Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
 * Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
 * Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.
Line 25: Line 25:
 * Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)
  * Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...
Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)
 * Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...
Line 30: Line 30:
 * Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret
  * Logg inn i DNB nettbank
  * Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
  * Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
  * Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.
Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret
 * Logg inn i DNB nettbank
 * Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
 * Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
 * Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.
Line 36: Line 36:
 * Importer filene i Lodo
  * Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
  * Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
  * Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
  * Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.
Importer filene i Lodo
 * Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
 * Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
 * Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
 * Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.

== Bilagsføring ==
Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene
 * "Velg det som skal sendes"
 * Huk av for Innbetalinger
 * Velg tidsperiode I fjor.
 * Send til din epost
 * Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.


Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig...
 Noen tips her:
 * Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk
 * For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
 * Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
 * Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
 * NB! Når du har en overføring fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den posten.
 * Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
 * Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
  * Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
  * Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
  * Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
  * Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre
 *

Line 43: Line 69:
 * Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.
  * Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31
Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.
 * Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31
Line 48: Line 74:
 * Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
  * 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
 
* 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
  * 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
 
* 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
  * 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form)
Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
 * 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
* 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
 * 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
* 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
 * 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form)
Line 57: Line 83:

 * Lag liste over alle innbetalinger. Samleinnbetalinger brytes ned til enkeltfaktura/medlem ved hjelp av Sendrefning.no og/eller meldingene derfra i RT

 * Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.


 * I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om"
  * Du finner dette under Rapporter. Send til egen epost da dette er nyttig informasjon videre.
Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

Årsoppgjøret i NUUG

Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret

Avslutt inngående fakturaer

Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.

  • Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
  • Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.

Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer

Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet

  • Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
  • Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
  • Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org

  • Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
  • Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
  • Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
  • Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.

Overfør alle faktura til Lodo.no

Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

  • Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...

Bankutskrifter eksport og import

Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret

  • Logg inn i DNB nettbank
  • Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
  • Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
  • Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.

Importer filene i Lodo

  • Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
  • Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
  • Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
  • Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.

Bilagsføring

Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene

  • "Velg det som skal sendes"
  • Huk av for Innbetalinger
  • Velg tidsperiode I fjor.
  • Send til din epost
  • Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig...

  • Noen tips her:
  • Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk
  • For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
  • Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
  • Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
  • NB! Når du har en overføring fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den posten.
  • Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
  • Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
    • Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
    • Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
    • Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
    • Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre

Avskrivning

Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.

  • Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31

Filer som skal oppdateres til bilagsarkiv

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.

  • 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
  • 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
  • 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
  • 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
  • 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form)

Annen kategori

Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

sekretariat/årsoppgjør (last edited 2019-10-16 16:22:38 by ThomasGramstad)