Årsoppgjøret i NUUG

Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret

Avslutt inngående fakturaer

• Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.
• * Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
• * Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.

Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer

• Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
• * Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
• * Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.

• * Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org

• * Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
• * Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
• * Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
• * Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.

Overfør alle faktura til Lodo.no

• Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

• * Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...

Bankutskrifter eksport og import

• Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret
• * Logg inn i DNB nettbank
• * Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
• * Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
• * Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.
• Importer filene i Lodo
• * Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
• * Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
• * Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
• * Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.

Avskrivning

• Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.
• * Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31

Filer som skal oppdateres til bilagsarkiv

• Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
• * 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
• * 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
• * 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
• * 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
• * 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form)

Annen kategori

• Lag liste over alle innbetalinger. Samleinnbetalinger brytes ned til enkeltfaktura/medlem ved hjelp av Sendrefning.no og/eller meldingene derfra i RT
• Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.
• I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om"
• * Du finner dette under Rapporter. Send til egen epost da dette er nyttig informasjon videre.