Differences between revisions 12 and 40 (spanning 28 versions)
Revision 12 as of 2012-02-19 13:56:05
Size: 12744
Editor: cm-84
Comment:
Revision 40 as of 2019-10-16 16:22:38
Size: 20615
Comment:
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 2: Line 2:
Line 7: Line 6:
En ting å merke seg er at når du jobber i Lodo kan merkverdigheter oppstå. Verifiser hele tiden tallene når du lagrer, evt. når Lodo autolagrer for deg. Lodo er heller ikke låst som andre regnskapssystemer, slik at du kan gå tilbake og endre/oppdatere bilag uten å måtte føre tilleggsbilag. Du låser først når du er helt sikker på perioden, og evt. når Revisor har sagt seg fornøyd.

''Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret''
En ting å merke seg er at når du jobber i Lodo kan merkverdigheter oppstå. Verifiser hele tiden tallene når du lagrer, evt. når Lodo autolagrer for deg. Lodo er heller ikke låst som andre regnskapssystemer, slik at du kan gå tilbake og endre/oppdatere bilag uten å måtte føre tilleggsbilag. Du låser først når du er helt sikker på perioden, og evt. når revisor har sagt seg fornøyd.

Bare sånn apropos regnskapet og revisor. Jeg sjekket opp hva slags konsekvenser mot det offentlige det blir hvis ikke regnskapet erklæring og styrereferater blir godkjent innen 30 juni. Dere er sikkert klar over det, men det er altså ingen konsekvens da NUUG er unntatt fra regelen som en non-profit organisasjon.

Da gjenstår NUUG sine vedtekter i forhold til datoer


'''Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret'''
Line 13: Line 16:
 * Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført. 
* Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
Line 17: Line 21:
Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
 * Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
 * Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
 * Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org
 * Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
 * Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
 * Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
 * Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.
Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet:

 * Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med én side per faktura
 * Scriptet ''sendregning2bilagsarkiv'' vil ta seg av oppdeling og navngivelse av PDF-filene etter at du har lastet ned sendregning-eksporten.
  * Kjør skriptet uten argumenter for hjelp og opplisting av programmer det trenger.
  * PDF-filene blir splittet på formen YYYY-mm-dd-ut-faktura-<fakturanummer>.pdf, disse skal inn i arkivmappe for riktig år (/home/httpd/nuug-arkiv/YYYY)
  * Det opprettes en mapping-files.txt, innholdet i denne må legges til i mappingfilen (cvs:nuug/styre/bilag/mapping.txt) for arkivet, slik at de kan slås opp fra webinterface (http://www.nuug.no/styre/bilag)
 * Sjekk at alt fungerer ved å slå opp noen fakturaer i bilagarkivet. Søk etter f.eks bilag S<faturanummer> du har lagt inn, gjerne også noen gamle nummer.
Line 28: Line 32:
 * Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...

 * Vi bruker tidligere Lodo til dette, men gjør det nå selv via et skript.

{{{
tools/sendregning2lodo
}}}
Først oppdater skriptets variabler til å gjelde for aktuelt regnskapsår

 * prodcodemap - legg inn de oppdaterte varekodene
 * LoginFormDate - dagens dato (mulig denne håndteres av scriptet..)
 * username - legg inn ditt username på lodo. Skriptet spør deg om passord.
 * dbname - denne er default for NUUG og trenger ikke å endres.
 * (voucher.ProjectID - må oppdateres to steder for å reflektere riktig prosjekt i LODO - ikke lenger hardkodet, følger av varenummeret)

Kjør

{{{
tools/sws-test | sed -n '/^<?xml/,$p' > ALL.xml
}}}
 * Dette for å kjøre eksport av faktura/kreditnota fra Sendregning.
 * ALL.xml brukes av sendregning2lodo og må ligge i samme mappe (som scriptet kjører i?)

Kjør

{{{
tools/sendregning2lodo fakturanummer-til-første-kontingentfaktura fakturanummer-til-siste-kontingentfaktura
}}}
for å overføre fakturaer i intervallet (inklusivt) eller [virker ikke, siden sws-test lagrer fakturaene i omvendt rekkefølge]

{{{
tools/sendregning2lodo fakturanummer
}}}
for en enkelt faktura [bruk kun denne metoden inntil sorteringsproblemet er løst]

Om skriptet:

 * '''Husk å opprette prosjekt i Lodo (årstallet) når det er fakturert for et nytt år.''' Prosjektet kan opprettes i etterkant, men sjekk i Lodo at det har blitt korrekt og korriger hvert bilag om nødvendig.
 * Dersom det finner et varenummer på en faktura den ikke vet hvordan den skal legge inn i LODO vil den si ifra om det og avslutte. (sjekk prodcodemap)
 * Dersom det støter på et kundenummer som ikke er i LODO vil den legge inn navn, kontonummer og orgnummer (kontonummer) på en ny kunde og så legge inn fakturaen, eller feile hvis den ikke klarer å legge inn ny kunde
 * Synes å virke nå (Skriptet klarer å legge inn kunder med ÆØÅ i navnet, men navnet blir formatert feil, og skriptet vil avslutte. Fiks navnet på kunden under Kundrefordringer i lodo, og start skriptet på nytt fra og med kundens faktura.)
 * Det vil ikke legge inn fakturaer med nummer lavere enn 2000 eller høyere enn 6000. Den vil stoppe på kundenummer under 100000 eller over 200000
 * Det vil stoppe om lengde på KID ikke er 10
 * Det kan bare legge inn faktura/bilagsnummer som ikke er lagt inn ("neste" bilagsnummer i LODO). Det nekter å "oppdatere" gamle fakturaer.
 * Den vil stoppe om LODO av en eller annen grunn oppretter flere bilagslinjer enn det forventer
Line 33: Line 79:
Line 34: Line 81:
 * Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".  * Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".(Ikke bruk "Ny kontoinformasjon". Filformatet er litt endret og tekstinformasjon blir ikke importert. (2015))
Line 39: Line 86:
 * Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
* Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import-lenken.
Line 42: Line 90:
 * Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.  * Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdatere den korrekt.
Line 46: Line 94:
Line 52: Line 101:

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig...
 Noen tips her:
 * Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk
Du vil se at endel banklinjer har flere innbetalinger på en. Da er rapporten "NUUG Detaljert over over innbetalinger fra kunder - ..." den du trenger for å beholde oversikten.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig..

Rekkefølgen er slik:

 * Importér bankutskrifter beskrevet som over
 * Før så ferdig EN MÅNED per konto før du går til neste måned. Dette for å få bilagsnummer i korrekt rekkefølge
 * Overfør saldo fra foregående måned og legg deretter inn første ledige bilagsnummer i kolonnen "Bilagsnr" før du trykker Lagre. Hvis internoverføring må du spesielt legge inn evt. allerede benyttet på den andre kontoen.
 * Før så alle postene mot rett konto. Kryss av OK på linjen for være "ferdig" med posteringen.
 * Gå inn i fanen "Bilagsfør/avstemming ..."
 * Verifiser at det ser OK ut og klikk Bilagsfør - deretter Lagre.
 * Gå tilbake til fanen "Kontoutskrift" og verifisere tallene på begge sider av streken. Alle bilagene på høyre side skal stå i status "Lukket" som betyr at de går i 0. Noen tips her:
 * Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk. Du benytter fanene Kontoutskrift og Bilagsfør/Avstemming i slutten av måneden...
Line 59: Line 118:
 * NB! Viktig å passe på når det ikke er kontingent-innbetalinger!!
  * Fakturanr må
ha på pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.
 * NB! Viktig å passe på for de bilag som IKKE er kontingent-innbetalinger!!!
  * Bilag som ikke er utg
ående faktura bør ha pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.
Line 63: Line 122:
  * Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis matcher.   * HVIS du har ført bilag allerede og deretter ser at det er feil ført Konto så må du endre det på Faktura feltet på begge sider av streken og klikk Lagre. I tillegg må du også inn på selve bilaget og oppdatere linje to her med korrekt B<bilagsnr>. Du åpner bilaget ved å trykke bilagsnummeret på høyre side av streken.
  * Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis er likt.
Line 65: Line 125:
 * Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
  * Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
  * Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
  * Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
  * Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre
 * For inngående faktura se på dato for å få rett treff. Alternativt må du gå igjennom både Lodo og RT for å finne helt eksakt.
Line 77: Line 133:
 * Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar-feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
  * Bruk fakturaoversikten og kommenter med bilagsnummer på denne når det er Bankoppføringer som har samlet flere innbetalinger på en post.
  * Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
  * Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
  * Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
  * Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre

Tips til føring på rett konto:

 * Før utlegg til foredragsholdere og lignende mot "2000000 - Leverandører diverse". Dette gjelder jo kun bankbilaget, og dette bilaget matches senere mot et Fakturabilag.
 * Bankgebyr, internoverføringer o.l legges på riktig konto på Hovedbokssaldoliste.
 * Se helt til høyre for å se bilagsføringene og verifiser riktig fakturanr og at diff = 0 på begge sider av streken.
 * Når du har valgt riktig konto for å matche bankbilaget - kryss av OK på linjen
 * Gjør du feil slik at det er generert bilag for feil nummer så må du bare endre alle poster og bilag til å reflektere korrekte tall. Gjelder både kronene og kid/fakturanr.
Line 82: Line 152:
 * Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner
 * Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen, legg totalen på Usenix og oppdatert resterende beløp på konto 1941.
 * De norske summene skal føres mot konto 1942.
 * Deretter aner jeg ikke...

* Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for hver linje med totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner. Det gjelder for hver enkelt linje...
 * Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen (altså den kursen vi kjøpte dollar for sist), legg totalen på Usenix og oppdater resterende beløp mot konto 1941.
 * For å finne tilbake til riktig faktura for verifisering mot bankbilag kan du søke i bilagsarkivet.
 * MERK! På bankbilag så føres den norske summen
mot konto 1942. Altså den summen som er total norske - usd = sum mot konto 1942

Eksempel Faktura: U7229 (Søk: Faktura inngående - K
jøp - 7229) - for periode 02-2012 Eksempel bankbilag: B1795 (Søk: Bank ut - Bank - 1795) - for periode 02-2012
Line 89: Line 162:
Line 90: Line 164:
  * Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID.
  * Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota linjen (negativt tall).
  * Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID (denne fungerer ikke alltid..)
  * Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota-linjen (negativt tall).
Line 94: Line 168:

* Lag et kassebilag på eldre poster for å lukke disse. Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280. 
 * Lag et kassebilag på poster for å lukke disse hvis f.eks. det ikke er noe motsvarende bilag (bank eller faktura/kreditnota) på de.
  *
Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280.
Line 97: Line 171:
  * Bruk dato 01.01 for påfølgende år (altså i det året du er nå..)
Line 99: Line 174:
Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives som tap.
Denne rutinen kan med fordel forbedres.. En liste fra sendregning med ubetalte fakturaer for perioden vil hjelpe deg.
 * Dette er rent manuelt arbeid. Har ikke funnet en rapport som henter ut bare de bilagene du trenger.
 * Benytt rapporten Åpne poster, og gå igjennom alle som er for forrige året. Benytt også tall fra sendregning for ubetalte i perioden, og lag deg en liste i regneark som har fakturanr og kundenr/navn.
 * Klikk på Bank -> Banknavn: TAP -> Periode 12 for regnskapsåret. Se på foregående år for siste brukte Bilagsnr.
Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives som tap.  Denne rutinen kan med fordel forbedres.. En liste fra sendregning med ubetalte fakturaer for perioden vil hjelpe deg.

* Dette er rent manuelt arbeid. Har ikke funnet en rapport som henter ut bare de bilagene du trenger, så bare bruk "Åpne poster" og gå gjennom post for post.
 * Benytt rapporten Åpne poster, og gå igjennom alle som er for året før bilagsåret. Benytt også tall fra sendregning for ubetalte i perioden, og lag deg en liste i regneark som har fakturanr og kundenr/navn.
 * Klikk på Bank -> Banknavn: TAP -> Periode 12 for regnskapsåret.
 *
Bruk og oppdater "Brukte bilagsnummer" for å holde rede på O-bilagsnumrene.
Line 105: Line 181:
 * Legg inn Sum på rødt felt, Kid=manuell match, Fakturanr=<nr på faktura som avskrives>, Tekst hovedbok=<kundenavn for din referanse>, og ellers vanlig bilagsføring.  * Bruk dato 31.12.20xx for regnskapsåret.
* Legg inn Sum på rødt felt, Kid=<kid fra faktura>, Fakturanr=<nr på faktura som avskrives>, Tekst hovedbok=<kundenavn for din referanse>, og ellers vanlig bilagsføring.
 * Bilagene her føres mot 3280 Rabatt/Salgsinntekt.
Line 107: Line 185:
 * Bilagene her blir ført mot 3280 Rabatt/Salgsinntekt.  * Gå igjennom alle bilag og legg inn "Prosjekt 20xx".
Line 110: Line 188:
Kjør så rapporten Dagbok -> fra periode: 01, til periode: 13, Art Ukeomsetning. Kopier ut denne til regneark og navgi eks: "2011-12-31-avskrivning-kontingent.xls"
Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31
Kjør så rapporten Dagbok -> fra periode: 01, til periode: 13, Art Ukeomsetning, Prosjekt "År 20xx".

 * Kopier ut denne til regneark og navgi eks: "2011-12-31-avskrivning-kontingent.xls"
 * Listen skal skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31

Når tapslisten er godkjent kan de aktuelle fakturaene avskrives som tap i sendregning.no. Dette må inntil videre gjøres ved henvendelse til kundeservice. Se epost-dialog på [[https://rt.nuug.no/Ticket/Display.html?id=14938|RT#14938]]

=== Dollarkorrikering ===
Bruk K178 som referanse

Du må også se på tidligere bilag k178-dollarjustering.xls for å se hvordan dette gjøres.

Denne er noe vanskelig å forklare og det er der regnearket vil hjelpe til.

https://www.norges-bank.no/Statistikk/Valutakurser/ - bruk denne for å hente historiske valutakurser.
Valutakusen pr. 31.12. beregnes ut fra oppgitt beholdning i NOK på bankens årsoppgave.
Line 119: Line 210:
Line 120: Line 212:
 * Lag så de to bilagene for gjeld og inntekt. Husk å merke med rett Prosjekt (ref. bilag K179/180)
Line 124: Line 216:
Line 130: Line 223:
Line 134: Line 228:
Årets positive resultat skal øke egenkapitalen for neste år.
Benytt K172 som referanse.
Årets positive resultat skal øke egenkapitalen for neste år. Benytt K172 og K189 som referanse.
Line 139: Line 233:
Husk å oppdatere for neste år når regnskapet er ført ferdig og godkjent av revisor.

Merk! Vil tro det motsatte gjelder for negativt resultat, men det har jeg ennå ikke ført.
Line 141: Line 238:
Du skal så oppdatere tallene i arsregnskap.xls til å stemme med disse.
Lag fire nye faner som er type "201x balanse", "201x resultat", "201x budsjett" og "201x Lodo".
I "201x Lodo" limer du inn data fra rapporten "Hovedbok - Saldobalanse".

 * Formlene for foregående år skal være låst (med $) slik at du kan kopiere over i kolonnen for foregående år. 
Du skal så oppdatere tallene i arsregnskap.xls til å stemme med disse. Lag fire nye faner som er type "201x balanse", "201x resultat", "201x budsjett" og "201x Lodo". I "201x Lodo" limer du inn data fra rapporten "Hovedbok - Saldobalanse".

 * Formlene for foregående år skal være låst (med $) slik at du kan kopiere over i kolonnen for foregående år.
Line 146: Line 242:


== Filer som skal oppdateres til bilagsarkiv ==
Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
 * 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
 * 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
 * 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
 * 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
 * 201x-arsregnskap-urevidert.pdf
 * 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor)
Line 160: Line 245:

Kjør over alle bilag til arkivet for 201xx Oppdater oppdatering av mapping.txt (nuug/styre/bilag sh update.sh)

 * Hent nuug/styre/bilag/mapping.txt lokalt og rediger der
  * Et triks for å oppdatere linjene for alle ny faktura er å kopiere de over i regneark (separert på space, 8859-1), gjør regneark magi for å få bilagsnummer påført
  * eksporter til f.eks. notepad og erstatt tab med space
  * Kopier tilbake til mapping.txt
 * Før også på bilagsnummer for de faktura som ikke var med i kopieringen
 * Gjenta samme triks for avskrivninger. Det skal være en linje for hvert Oxxx bilag, men bruk samme pdf. Se på foregående år som eksempel.

== Bilag fra nettbank ==
Alle kontoutskrifter og årsoppgaver må inn i bilagsarkivet.

Har ikke funnet noen automatisk måte så da blir det å gå inn i nettbank, generer kontoutskrift for hver måned på hver konto. Lagre som pdf.

Send til arkiv.

Ferdig.

== Sjekkliste for filer ==
Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
||Filnavn''' ''' ||Ført''' ''' ||
||faktura og kreditnota ||2011 ||
||kontoutskrift og spesifikasjon fra NB ||2011 ||
||201z-12-31-inn-medlemsliste-kontingent2012.pdf || ||
||201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf ||2011 ||
||201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf ||2011 ||
||201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf ||2011 ||
||201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf ||2011 ||
||201x-arsregnskap-urevidert.pdf ||2011 ||
||201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor) || ||
||201x-fullstendighetserklæring.pdf || ||

Årsoppgjøret i NUUG

Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

En ting å merke seg er at når du jobber i Lodo kan merkverdigheter oppstå. Verifiser hele tiden tallene når du lagrer, evt. når Lodo autolagrer for deg. Lodo er heller ikke låst som andre regnskapssystemer, slik at du kan gå tilbake og endre/oppdatere bilag uten å måtte føre tilleggsbilag. Du låser først når du er helt sikker på perioden, og evt. når revisor har sagt seg fornøyd.

Bare sånn apropos regnskapet og revisor. Jeg sjekket opp hva slags konsekvenser mot det offentlige det blir hvis ikke regnskapet erklæring og styrereferater blir godkjent innen 30 juni. Dere er sikkert klar over det, men det er altså ingen konsekvens da NUUG er unntatt fra regelen som en non-profit organisasjon.

Da gjenstår NUUG sine vedtekter i forhold til datoer

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret

Avslutt inngående fakturaer

Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.

  • Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
  • Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.

Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer

Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet:

  • Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med én side per faktura
  • Scriptet sendregning2bilagsarkiv vil ta seg av oppdeling og navngivelse av PDF-filene etter at du har lastet ned sendregning-eksporten.

    • Kjør skriptet uten argumenter for hjelp og opplisting av programmer det trenger.
    • PDF-filene blir splittet på formen YYYY-mm-dd-ut-faktura-<fakturanummer>.pdf, disse skal inn i arkivmappe for riktig år (/home/httpd/nuug-arkiv/YYYY)

    • Det opprettes en mapping-files.txt, innholdet i denne må legges til i mappingfilen (cvs:nuug/styre/bilag/mapping.txt) for arkivet, slik at de kan slås opp fra webinterface (http://www.nuug.no/styre/bilag)

  • Sjekk at alt fungerer ved å slå opp noen fakturaer i bilagarkivet. Søk etter f.eks bilag S<faturanummer> du har lagt inn, gjerne også noen gamle nummer.

Overfør alle faktura til Lodo.no

Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

  • Vi bruker tidligere Lodo til dette, men gjør det nå selv via et skript.

tools/sendregning2lodo

Først oppdater skriptets variabler til å gjelde for aktuelt regnskapsår

  • prodcodemap - legg inn de oppdaterte varekodene
  • LoginFormDate - dagens dato (mulig denne håndteres av scriptet..)

  • username - legg inn ditt username på lodo. Skriptet spør deg om passord.
  • dbname - denne er default for NUUG og trenger ikke å endres.
  • (voucher.ProjectID - må oppdateres to steder for å reflektere riktig prosjekt i LODO - ikke lenger hardkodet, følger av varenummeret)

Kjør

tools/sws-test | sed -n '/^<?xml/,$p' > ALL.xml
  • Dette for å kjøre eksport av faktura/kreditnota fra Sendregning.
  • ALL.xml brukes av sendregning2lodo og må ligge i samme mappe (som scriptet kjører i?)

Kjør

tools/sendregning2lodo fakturanummer-til-første-kontingentfaktura fakturanummer-til-siste-kontingentfaktura

for å overføre fakturaer i intervallet (inklusivt) eller [virker ikke, siden sws-test lagrer fakturaene i omvendt rekkefølge]

tools/sendregning2lodo fakturanummer

for en enkelt faktura [bruk kun denne metoden inntil sorteringsproblemet er løst]

Om skriptet:

  • Husk å opprette prosjekt i Lodo (årstallet) når det er fakturert for et nytt år. Prosjektet kan opprettes i etterkant, men sjekk i Lodo at det har blitt korrekt og korriger hvert bilag om nødvendig.

  • Dersom det finner et varenummer på en faktura den ikke vet hvordan den skal legge inn i LODO vil den si ifra om det og avslutte. (sjekk prodcodemap)
  • Dersom det støter på et kundenummer som ikke er i LODO vil den legge inn navn, kontonummer og orgnummer (kontonummer) på en ny kunde og så legge inn fakturaen, eller feile hvis den ikke klarer å legge inn ny kunde
  • Synes å virke nå (Skriptet klarer å legge inn kunder med ÆØÅ i navnet, men navnet blir formatert feil, og skriptet vil avslutte. Fiks navnet på kunden under Kundrefordringer i lodo, og start skriptet på nytt fra og med kundens faktura.)
  • Det vil ikke legge inn fakturaer med nummer lavere enn 2000 eller høyere enn 6000. Den vil stoppe på kundenummer under 100000 eller over 200000
  • Det vil stoppe om lengde på KID ikke er 10
  • Det kan bare legge inn faktura/bilagsnummer som ikke er lagt inn ("neste" bilagsnummer i LODO). Det nekter å "oppdatere" gamle fakturaer.
  • Den vil stoppe om LODO av en eller annen grunn oppretter flere bilagslinjer enn det forventer

Bankutskrifter eksport og import

Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret

  • Logg inn i DNB nettbank
  • Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".(Ikke bruk "Ny kontoinformasjon". Filformatet er litt endret og tekstinformasjon blir ikke importert. (2015))
  • Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
  • Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.

Importer filene i Lodo

  • Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import-lenken.
  • Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
  • Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
  • Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdatere den korrekt.

Bilagsføring

Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene

  • "Velg det som skal sendes"
  • Huk av for Innbetalinger
  • Velg tidsperiode I fjor.
  • Send til din epost
  • Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.

Du vil se at endel banklinjer har flere innbetalinger på en. Da er rapporten "NUUG Detaljert over over innbetalinger fra kunder - ..." den du trenger for å beholde oversikten.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig..

Rekkefølgen er slik:

  • Importér bankutskrifter beskrevet som over
  • Før så ferdig EN MÅNED per konto før du går til neste måned. Dette for å få bilagsnummer i korrekt rekkefølge
  • Overfør saldo fra foregående måned og legg deretter inn første ledige bilagsnummer i kolonnen "Bilagsnr" før du trykker Lagre. Hvis internoverføring må du spesielt legge inn evt. allerede benyttet på den andre kontoen.
  • Før så alle postene mot rett konto. Kryss av OK på linjen for være "ferdig" med posteringen.
  • Gå inn i fanen "Bilagsfør/avstemming ..."
  • Verifiser at det ser OK ut og klikk Bilagsfør - deretter Lagre.
  • Gå tilbake til fanen "Kontoutskrift" og verifisere tallene på begge sider av streken. Alle bilagene på høyre side skal stå i status "Lukket" som betyr at de går i 0. Noen tips her:
  • Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk. Du benytter fanene Kontoutskrift og Bilagsfør/Avstemming i slutten av måneden...
  • For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
  • Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
  • Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
  • NB! Viktig å passe på for de bilag som IKKE er kontingent-innbetalinger!!!
    • Bilag som ikke er utgående faktura bør ha pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.

    • Ved internoverføringer fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den første bilagsposteringen.
    • Merk også at du på Fakturanr for posteringene må benytte B<bilagsnr>. Hvis ikke får du et avvik på summen i hovedbokskontooversikten.

    • HVIS du har ført bilag allerede og deretter ser at det er feil ført Konto så må du endre det på Faktura feltet på begge sider av streken og klikk Lagre. I tillegg må du også inn på selve bilaget og oppdatere linje to her med korrekt B<bilagsnr>. Du åpner bilaget ved å trykke bilagsnummeret på høyre side av streken.

    • Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis er likt.
  • Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
  • For inngående faktura se på dato for å få rett treff. Alternativt må du gå igjennom både Lodo og RT for å finne helt eksakt.
  • Betalt for lite - i dette eks. 1100 i stedet for 1110.
    • Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
    • Før de 10 kroner som mangler i debet mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1563 og B1729)
  • Betalt for mye - i dette eks. 5600 i stedet for 4000.
    • NUUG har en policy på at de ikke betaler tilbake for mye innbetalt medlemskontingent, men det kan være gjort i løpet av sesongen hvis noen spør etter det.
    • Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
    • Før de resterende kronene som mangler som inntekt mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1729 for Høgskolen i Harstad)
  • Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar-feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
    • Bruk fakturaoversikten og kommenter med bilagsnummer på denne når det er Bankoppføringer som har samlet flere innbetalinger på en post.
    • Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
    • Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
    • Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
    • Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre

Tips til føring på rett konto:

  • Før utlegg til foredragsholdere og lignende mot "2000000 - Leverandører diverse". Dette gjelder jo kun bankbilaget, og dette bilaget matches senere mot et Fakturabilag.
  • Bankgebyr, internoverføringer o.l legges på riktig konto på Hovedbokssaldoliste.
  • Se helt til høyre for å se bilagsføringene og verifiser riktig fakturanr og at diff = 0 på begge sider av streken.
  • Når du har valgt riktig konto for å matche bankbilaget - kryss av OK på linjen
  • Gjør du feil slik at det er generert bilag for feil nummer så må du bare endre alle poster og bilag til å reflektere korrekte tall. Gjelder både kronene og kid/fakturanr.

Når du anser deg ferdig - gå igjennom hver måned for hver konto og se at det ikke er DIFF helt til høyre på bilagslinjene.

Oppdater bilagene for DOLLAR

Denne er ikke helt rett frem.

  • Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for hver linje med totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner. Det gjelder for hver enkelt linje...
  • Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen (altså den kursen vi kjøpte dollar for sist), legg totalen på Usenix og oppdater resterende beløp mot konto 1941.
  • For å finne tilbake til riktig faktura for verifisering mot bankbilag kan du søke i bilagsarkivet.
  • MERK! På bankbilag så føres den norske summen mot konto 1942. Altså den summen som er total norske - usd = sum mot konto 1942

Eksempel Faktura: U7229 (Søk: Faktura inngående - Kjøp - 7229) - for periode 02-2012 Eksempel bankbilag: B1795 (Søk: Bank ut - Bank - 1795) - for periode 02-2012

Lukk åpne poster

Kjør rapport Reskontro - Åpne poster

  • Matchingen som her gjøres går på KID, og mye av jobben for å validere hva som kan lukkes er allerede gjort gjennom å matche riktig i Bilagsføringen.
    • Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID (denne fungerer ikke alltid..)
    • Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota-linjen (negativt tall).
    • Gå nederst for å "Lagre" - og så på nytt "Lukk alle"
  • Nå står du igjen med en liste som er overkommelig
  • Lag et kassebilag på poster for å lukke disse hvis f.eks. det ikke er noe motsvarende bilag (bank eller faktura/kreditnota) på de.
    • Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280.
    • Se eksempel K177. Her var det en innbetaling på en faktura som var kreditert for foregående år. Bankbilag var avstemt med Faktura. Sto da igjen med Kreditnotaen.
    • Bruk dato 01.01 for påfølgende år (altså i det året du er nå..)

Avskrivning

Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives som tap. Denne rutinen kan med fordel forbedres.. En liste fra sendregning med ubetalte fakturaer for perioden vil hjelpe deg.

  • Dette er rent manuelt arbeid. Har ikke funnet en rapport som henter ut bare de bilagene du trenger, så bare bruk "Åpne poster" og gå gjennom post for post.
  • Benytt rapporten Åpne poster, og gå igjennom alle som er for året før bilagsåret. Benytt også tall fra sendregning for ubetalte i perioden, og lag deg en liste i regneark som har fakturanr og kundenr/navn.
  • Klikk på Bank -> Banknavn: TAP -> Periode 12 for regnskapsåret.

  • Bruk og oppdater "Brukte bilagsnummer" for å holde rede på O-bilagsnumrene.
  • Opprett først en ny linje. Endre bilagsnr. så det fortsetter fra foregående år, og opprett antall nødvendige linjer du har for avskrivning.
  • Bruk dato 31.12.20xx for regnskapsåret.
  • Legg inn Sum på rødt felt, Kid=<kid fra faktura>, Fakturanr=<nr på faktura som avskrives>, Tekst hovedbok=<kundenavn for din referanse>, og ellers vanlig bilagsføring.

  • Bilagene her føres mot 3280 Rabatt/Salgsinntekt.
  • Lagre, bilagsfør, og oppdater evt. tall som kommer i ulage (som ofte skjer i Lodo).
  • Gå igjennom alle bilag og legg inn "Prosjekt 20xx".
  • Gå igjennom Åpne Poster på nytt og lukk alle.

Kjør så rapporten Dagbok -> fra periode: 01, til periode: 13, Art Ukeomsetning, Prosjekt "År 20xx".

  • Kopier ut denne til regneark og navgi eks: "2011-12-31-avskrivning-kontingent.xls"
  • Listen skal skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31

Når tapslisten er godkjent kan de aktuelle fakturaene avskrives som tap i sendregning.no. Dette må inntil videre gjøres ved henvendelse til kundeservice. Se epost-dialog på RT#14938

Dollarkorrikering

Bruk K178 som referanse

Du må også se på tidligere bilag k178-dollarjustering.xls for å se hvordan dette gjøres.

Denne er noe vanskelig å forklare og det er der regnearket vil hjelpe til.

https://www.norges-bank.no/Statistikk/Valutakurser/ - bruk denne for å hente historiske valutakurser. Valutakusen pr. 31.12. beregnes ut fra oppgitt beholdning i NOK på bankens årsoppgave.

Avsetning og Inntektsføring (periodisering)

Bruk Kassebilag 179 og 180 som referanser.

Periodisering

Poenget her er å flytte (inntektsføre) neste års kontingentinntekt til - akkurat - neste år. Du lager en som avslutter året og en som begynner neste år. Gjeld på slutten, inntekt på begynnelsen.

  • Benytt periodisering.xls og oppdater med tallene fra rapporten Hovedbok -> Saldobalanse, variabler: fra=01.2011, til=13.2011, resultat-fra=01.2011, prosjekt=2012.

  • Lag så de to bilagene for gjeld og inntekt. Husk å merke med rett Prosjekt (ref. bilag K179/180)

Diverse bilag

Revisor vil ha utdrag fra medlemslisten for alle som ble kjørt ut faktura til i inneværende år for neste år.

  • Åpne medlemsliste.csv og la disse kolonne være igjen: CustomerNo, Name, ZUsrArbeidsgiverNo, ZUsrArbeidsgiver, ZUsrMedlemstatusNo, ZUsrMedlemstatus, PostOffice, ZUsrFakturertPeriode, ErArbeidsgiver, ZBetaltTil

  • Sett på autofilter på ZUsrFakturertPeriode for årets kontingentutsendelse
  • Navngi som "medlemsliste kontingentgrunnlag 2012.xls", og gjør den tilgjengelig for revisor f.eks. i bilagsarkivet, evt. ha den klar på forespørsel).

Valider tallene

Kjør rapporten Hovedbok - Saldobalanse

  • Valider tallene på bankkonto mot årsoppgavene fra nettbanken.
  • Stemmer det ikke må du bare gå igjennom Bank oversikten og se om noen poster ikke er lukket, eller har en diff.

Øke egenkapital

Årets positive resultat skal øke egenkapitalen for neste år. Benytt K172 og K189 som referanse.

  • Lag deg et bilag for Kasse inn med bilagsdato 01-01 neste år (2012 for 2011 avslutning)
  • Legg inn årets resultat på Debet mot konto 2090 Årets resultat, bruk konto 2000 Egenkapital på Kredit.

Husk å oppdatere for neste år når regnskapet er ført ferdig og godkjent av revisor.

Merk! Vil tro det motsatte gjelder for negativt resultat, men det har jeg ennå ikke ført.

Oppdater regnskapstallene

Du skal så oppdatere tallene i arsregnskap.xls til å stemme med disse. Lag fire nye faner som er type "201x balanse", "201x resultat", "201x budsjett" og "201x Lodo". I "201x Lodo" limer du inn data fra rapporten "Hovedbok - Saldobalanse".

  • Formlene for foregående år skal være låst (med $) slik at du kan kopiere over i kolonnen for foregående år.
  • Oppdater så formlene til å stemme med ny datakilde - ikke bare lim inn rene data. Dette for blant annet å kunne gjøre endringer i 201x Lodo og la tallene automatisk oppdateres.

Annen kategori

Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

Kjør over alle bilag til arkivet for 201xx Oppdater oppdatering av mapping.txt (nuug/styre/bilag sh update.sh)

  • Hent nuug/styre/bilag/mapping.txt lokalt og rediger der
    • Et triks for å oppdatere linjene for alle ny faktura er å kopiere de over i regneark (separert på space, 8859-1), gjør regneark magi for å få bilagsnummer påført
    • eksporter til f.eks. notepad og erstatt tab med space
    • Kopier tilbake til mapping.txt
  • Før også på bilagsnummer for de faktura som ikke var med i kopieringen
  • Gjenta samme triks for avskrivninger. Det skal være en linje for hvert Oxxx bilag, men bruk samme pdf. Se på foregående år som eksempel.

Bilag fra nettbank

Alle kontoutskrifter og årsoppgaver må inn i bilagsarkivet.

Har ikke funnet noen automatisk måte så da blir det å gå inn i nettbank, generer kontoutskrift for hver måned på hver konto. Lagre som pdf.

Send til arkiv.

Ferdig.

Sjekkliste for filer

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.

Filnavn

Ført

faktura og kreditnota

2011

kontoutskrift og spesifikasjon fra NB

2011

201z-12-31-inn-medlemsliste-kontingent2012.pdf

201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf

2011

201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf

2011

201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf

2011

201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf

2011

201x-arsregnskap-urevidert.pdf

2011

201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor)

201x-fullstendighetserklæring.pdf

sekretariat/årsoppgjør (last edited 2019-10-16 16:22:38 by ThomasGramstad)