Differences between revisions 12 and 14 (spanning 2 versions)
Revision 12 as of 2012-02-19 13:56:05
Size: 12744
Editor: cm-84
Comment:
Revision 14 as of 2012-02-19 17:37:36
Size: 13703
Editor: cm-84
Comment:
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 9: Line 9:
''Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret'' '''Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret'''
Line 139: Line 139:
Husk å oppdatere for neste år når regnskapet er ført ferdig.
Line 147: Line 148:

== Filer som skal oppdateres til bilagsarkiv ==
Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
 * 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
 * 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
 * 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
 * 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
 * 201x-arsregnskap-urevidert.pdf
 * 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor)

Line 160: Line 150:

Kjør over alle bilag til arkivet for 201xx
Oppdater oppdatering av mapping.txt (nuug/styre/bilag sh update.sh)
 * Hent nuug/styre/bilag/mapping.txt lokalt og rediger der
  * Et triks for å oppdatere linjene for alle ny faktura er å kopiere de over i regneark (separert på space, 8859-1), gjør regneark magi for å få bilagsnummer påført
  * eksporter til f.eks. notepad og erstatt tab med space
  * Kopier tilbake til mapping.txt
 * Før også på bilagsnummer for de faktura som ikke var med i kopieringen
 * Gjenta samme triks for avskrivninger. Det skal være en linje for hvert Oxxx bilag, men bruk samme pdf. Se på foregående år som eksempel.

== Sjekkliste for filer ==

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
|| '''Filnavn''' || '''Ført''' ||
|| faktura og kreditnota || 2011 ||
|| kontoutskrift og spesifikasjon fra NB || 2011 ||
|| 201z-12-31-inn-medlemsliste-kontingent2012.pdf || ||
|| 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf || 2011 ||
|| 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf || 2011 ||
|| 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf || 2011 ||
|| 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf || 2011 ||
|| 201x-arsregnskap-urevidert.pdf || 2011 ||
|| 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor) || ||

Årsoppgjøret i NUUG

Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

En ting å merke seg er at når du jobber i Lodo kan merkverdigheter oppstå. Verifiser hele tiden tallene når du lagrer, evt. når Lodo autolagrer for deg. Lodo er heller ikke låst som andre regnskapssystemer, slik at du kan gå tilbake og endre/oppdatere bilag uten å måtte føre tilleggsbilag. Du låser først når du er helt sikker på perioden, og evt. når Revisor har sagt seg fornøyd.

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret

Avslutt inngående fakturaer

Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.

  • Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
  • Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.

Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer

Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet

  • Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
  • Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
  • Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org

  • Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
  • Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
  • Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
  • Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.

Overfør alle faktura til Lodo.no

Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

  • Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...

Bankutskrifter eksport og import

Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret

  • Logg inn i DNB nettbank
  • Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
  • Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
  • Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.

Importer filene i Lodo

  • Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
  • Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
  • Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
  • Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.

Bilagsføring

Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene

  • "Velg det som skal sendes"
  • Huk av for Innbetalinger
  • Velg tidsperiode I fjor.
  • Send til din epost
  • Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig...

  • Noen tips her:
  • Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk
  • For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
  • Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
  • Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
  • NB! Viktig å passe på når det ikke er kontingent-innbetalinger!!
    • Fakturanr må ha på pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.

    • Ved internoverføringer fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den første bilagsposteringen.
    • Merk også at du på Fakturanr for posteringene må benytte B<bilagsnr>. Hvis ikke får du et avvik på summen i hovedbokskontooversikten.

    • Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis matcher.
  • Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
  • Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
    • Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
    • Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
    • Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
    • Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre
  • Betalt for lite - i dette eks. 1100 i stedet for 1110.
    • Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
    • Før de 10 kroner som mangler i debet mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1563 og B1729)
  • Betalt for mye - i dette eks. 5600 i stedet for 4000.
    • NUUG har en policy på at de ikke betaler tilbake for mye innbetalt medlemskontingent, men det kan være gjort i løpet av sesongen hvis noen spør etter det.
    • Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
    • Før de resterende kronene som mangler som inntekt mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1729 for Høgskolen i Harstad)

Når du anser deg ferdig - gå igjennom hver måned for hver konto og se at det ikke er DIFF helt til høyre på bilagslinjene.

Oppdater bilagene for DOLLAR

Denne er ikke helt rett frem.

  • Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner
  • Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen, legg totalen på Usenix og oppdatert resterende beløp på konto 1941.
  • De norske summene skal føres mot konto 1942.
  • Deretter aner jeg ikke...

Lukk åpne poster

Kjør rapport Reskontro - Åpne poster

  • Matchingen som her gjøres går på KID, og mye av jobben for å validere hva som kan lukkes er allerede gjort gjennom å matche riktig i Bilagsføringen.
    • Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID.
    • Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota linjen (negativt tall).
    • Gå nederst for å "Lagre" - og så på nytt "Lukk alle"
  • Nå står du igjen med en liste som er overkommelig
  • Lag et kassebilag på eldre poster for å lukke disse. Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280.
    • Se eksempel K177. Her var det en innbetaling på en faktura som var kreditert for foregående år. Bankbilag var avstemt med Faktura. Sto da igjen med Kreditnotaen.

Avskrivning

Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives som tap. Denne rutinen kan med fordel forbedres.. En liste fra sendregning med ubetalte fakturaer for perioden vil hjelpe deg.

  • Dette er rent manuelt arbeid. Har ikke funnet en rapport som henter ut bare de bilagene du trenger.
  • Benytt rapporten Åpne poster, og gå igjennom alle som er for forrige året. Benytt også tall fra sendregning for ubetalte i perioden, og lag deg en liste i regneark som har fakturanr og kundenr/navn.
  • Klikk på Bank -> Banknavn: TAP -> Periode 12 for regnskapsåret. Se på foregående år for siste brukte Bilagsnr.

  • Opprett først en ny linje. Endre bilagsnr. så det fortsetter fra foregående år, og opprett antall nødvendige linjer du har for avskrivning.
  • Legg inn Sum på rødt felt, Kid=manuell match, Fakturanr=<nr på faktura som avskrives>, Tekst hovedbok=<kundenavn for din referanse>, og ellers vanlig bilagsføring.

  • Lagre, bilagsfør, og oppdater evt. tall som kommer i ulage (som ofte skjer i Lodo).
  • Bilagene her blir ført mot 3280 Rabatt/Salgsinntekt.
  • Gå igjennom Åpne Poster på nytt og lukk alle.

Kjør så rapporten Dagbok -> fra periode: 01, til periode: 13, Art Ukeomsetning. Kopier ut denne til regneark og navgi eks: "2011-12-31-avskrivning-kontingent.xls" Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31

Avsetning og Inntektsføring (periodisering)

Bruk Kassebilag 179 og 180 som referanser.

Periodisering

Poenget her er å flytte (inntektsføre) neste års kontingentinntekt til - akkurat - neste år. Du lager en som avslutter året og en som begynner neste år. Gjeld på slutten, inntekt på begynnelsen.

  • Benytt periodisering.xls og oppdater med tallene fra rapporten Hovedbok -> Saldobalanse, variabler: fra=01.2011, til=13.2011, resultat-fra=01.2011, prosjekt=2012.

Diverse bilag

Revisor vil ha utdrag fra medlemslisten for alle som ble kjørt ut faktura til i inneværende år for neste år.

  • Åpne medlemsliste.csv og la disse kolonne være igjen: CustomerNo, Name, ZUsrArbeidsgiverNo, ZUsrArbeidsgiver, ZUsrMedlemstatusNo, ZUsrMedlemstatus, PostOffice, ZUsrFakturertPeriode, ErArbeidsgiver, ZBetaltTil

  • Sett på autofilter på ZUsrFakturertPeriode for årets kontingentutsendelse
  • Navngi som "medlemsliste kontingentgrunnlag 2012.xls", og gjør den tilgjengelig for revisor f.eks. i bilagsarkivet, evt. ha den klar på forespørsel).

Valider tallene

Kjør rapporten Hovedbok - Saldobalanse

  • Valider tallene på bankkonto mot årsoppgavene fra nettbanken.
  • Stemmer det ikke må du bare gå igjennom Bank oversikten og se om noen poster ikke er lukket, eller har en diff.

Øke egenkapital

Årets positive resultat skal øke egenkapitalen for neste år. Benytt K172 som referanse.

  • Lag deg et bilag for Kasse inn med bilagsdato 01-01 neste år (2012 for 2011 avslutning)
  • Legg inn årets resultat på Debet mot konto 2090 Årets resultat, bruk konto 2000 Egenkapital på Kredit.

Husk å oppdatere for neste år når regnskapet er ført ferdig.

Oppdater regnskapstallene

Du skal så oppdatere tallene i arsregnskap.xls til å stemme med disse. Lag fire nye faner som er type "201x balanse", "201x resultat", "201x budsjett" og "201x Lodo". I "201x Lodo" limer du inn data fra rapporten "Hovedbok - Saldobalanse".

  • Formlene for foregående år skal være låst (med $) slik at du kan kopiere over i kolonnen for foregående år.
  • Oppdater så formlene til å stemme med ny datakilde - ikke bare lim inn rene data. Dette for blant annet å kunne gjøre endringer i 201x Lodo og la tallene automatisk oppdateres.

Annen kategori

Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

Kjør over alle bilag til arkivet for 201xx Oppdater oppdatering av mapping.txt (nuug/styre/bilag sh update.sh)

  • Hent nuug/styre/bilag/mapping.txt lokalt og rediger der
    • Et triks for å oppdatere linjene for alle ny faktura er å kopiere de over i regneark (separert på space, 8859-1), gjør regneark magi for å få bilagsnummer påført
    • eksporter til f.eks. notepad og erstatt tab med space
    • Kopier tilbake til mapping.txt
  • Før også på bilagsnummer for de faktura som ikke var med i kopieringen
  • Gjenta samme triks for avskrivninger. Det skal være en linje for hvert Oxxx bilag, men bruk samme pdf. Se på foregående år som eksempel.

Sjekkliste for filer

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.

Filnavn

Ført

faktura og kreditnota

2011

kontoutskrift og spesifikasjon fra NB

2011

201z-12-31-inn-medlemsliste-kontingent2012.pdf

201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf

2011

201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf

2011

201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf

2011

201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf

2011

201x-arsregnskap-urevidert.pdf

2011

201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor)

sekretariat/årsoppgjør (last edited 2019-10-16 16:22:38 by ThomasGramstad)