Differences between revisions 1 and 8 (spanning 7 versions)
Revision 1 as of 2012-01-21 23:07:28
Size: 3167
Editor: cm-84
Comment:
Revision 8 as of 2012-02-13 00:18:55
Size: 8700
Editor: cm-84
Comment:
Deletions are marked like this. Additions are marked like this.
Line 9: Line 9:
 * Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.
 ** Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
 ** Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.
== Avslutt inngående fakturaer ==
Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.
 * Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
 * Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.
Line 13: Line 14:
 * Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)
 ** Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...
== Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer ==
Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
 * Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
 * Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
 * Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org
 * Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
 * Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
 * Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
 * Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.
Line 16: Line 24:
 * Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet
 ** Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
 ** Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
 ** Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org
 ** Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
 ** Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
 ** Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
 ** Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.
== Overfør alle faktura til Lodo.no ==
Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)
 * Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...
Line 25: Line 28:
 * Mens du er i sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om"
 ** Du finner dette under Rapporter. Send til egen epost da dette er nyttig informasjon videre.
Line 28: Line 29:
 * Legg inn (importer) alle banktransaksjoner fra nettbank i Lodo
 ** Logg inn i DNB nettbank
 **
== Bankutskrifter eksport og import ==
Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret
 * Logg inn i DNB nettbank
 * Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
 * Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
 * Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.
Line 32: Line 36:
 * Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.
 ** Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31
Importer filene i Lodo
 * Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
 * Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
 * Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
 * Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.
Line 35: Line 42:
 * Lag liste over alle innbetalinger. Samleinnbetalinger brytes ned til enkeltfaktura/medlem ved hjelp av Sendrefning.no og/eller meldingene derfra i RT == Bilagsføring ==
Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene
 * "Velg det som skal sendes"
 * Huk av for Innbetalinger
 * Velg tidsperiode I fjor.
 * Send til din epost
 * Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.
Line 37: Line 50:
 * Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.
Line 39: Line 51:
''Årsoppgjør gjør som kjent bare en gang i året, og Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig...
 Noen tips her:
 * Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk
 * For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
 * Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
 * Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
 * NB! Viktig å passe på når det ikke er kontingent-innbetalinger!!
  * Fakturanr må ha på pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.
  * Ved internoverføringer fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den første bilagsposteringen.
  * Merk også at du på Fakturanr for posteringene må benytte B<bilagsnr>. Hvis ikke får du et avvik på summen i hovedbokskontooversikten.
  * Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis matcher.
 * Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
 * Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
  * Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
  * Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
  * Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
  * Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre
 * Betalt for lite - i dette eks. 1100 i stedet for 1110.
  * Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
  * Før de 10 kroner som mangler i debet mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1563 og B1729)
 * Betalt for mye - i dette eks. 5600 i stedet for 4000.
  * NUUG har en policy på at de ikke betaler tilbake for mye innbetalt medlemskontingent, men det kan være gjort i løpet av sesongen hvis noen spør etter det.
  * Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
  * Før de resterende kronene som mangler som inntekt mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1729 for Høgskolen i Harstad)


== Oppdater bilagene for DOLLAR ==
Denne er ikke helt rett frem.
 * Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner
 * Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen, legg totalen på Usenix og oppdatert resterende beløp på konto 1941.
 * Deretter aner jeg ikke...

== Lukk åpne poster ==
Kjør rapport Reskontro - Åpne poster
 * Matchingen som her gjøres går på KID, og mye av jobben for å validere hva som kan lukkes er allerede gjort gjennom å matche riktig i Bilagsføringen.
  * Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID.
  * Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota linjen (negativt tall).
  * Gå nederst for å "Lagre" - og så på nytt "Lukk alle"
 * Nå står du igjen med en liste som er overkommelig

 * Lag et kassebilag på eldre poster for å lukke disse. Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280.
  * Se eksempel K177. Her var det en innbetaling på en faktura som var kreditert for foregående år. Bankbilag var avstemt med Faktura. Sto da igjen med Kreditnotaen.

== Avsetning og Inntektsføring (periodisering) ==
Bruk Kassebilag 175 og 176 som mal.

== Avskrivning ==
Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.
 * Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31


== Filer som skal oppdateres til bilagsarkiv ==
Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.
 * 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
 * 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
 * 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
 * 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
 * 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form)


== Annen kategori ==
Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

Årsoppgjøret i NUUG

Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret

Avslutt inngående fakturaer

Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.

  • Dette gjøres fortløpende gjennom hele året, og skal være ajourført.
  • Sørg for å verifisere at alle RT saker frem til 31.des er ført.

Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer

Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet

  • Velg Rapporter / Eksporter regninger til PDF-fil - Utgående faktura for perioden blir så lagt i pdf fil med en side per faktura
  • Du må nå kjøre ut 3 pdf'er. Først en med periode 01.01.20xx til dagen før hovedkontingent ble kjørt ut i oktober, så en for hovedfaktura dagen, og så for perioden etterpå. Det gjør den manuelle jobben med å omdøpe filene mindre.
  • Disse må nå splittes opp. Bruk gjerne Open Source verktøyet PDF Split and Merge herfra: http://www.pdfsam.org

  • Filnavn på faktura/kreditnota har følgende standard: "2011-10-10-ut-faktura-1999". Har ikke klart å finne et verktøy som klarer å hente ut dato fra PDF, så da blir det som nevnt manuelt arbeid for å døpe om. En pdf for hovedkontingent gjør det enklere å navngi så man slipper å omdøpe så mange filer manuelt.
  • Bruk filnavn slik "2010-01-01-ut-faktura-[FILENUMBER1814]" hvor tallet etter FILENUMBER må være fakturanummer en før første side. Sett dato i filnavnet til å reflektere den dagen flest av fakturaene i pdf'en du splitter ble kjørt.
  • Omdøp filene til å reflektere fakturadato, og send de til Bilagsarkiv for regnskapsåret.
  • Oppdater mapping filen med link til Lodo importen. De har typisk samme nr som faktura med prefiks = S.

Overfør alle faktura til Lodo.no

Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

  • Vi bruker Lodo til å gjøre dette. Kontakt post@lodo.no/arnt@telhaug.no for avtale, og merk at det kan ta noe tid å få kontakt så start tidlig med å få til avtalen. Purr opp når det nærmer seg...

Bankutskrifter eksport og import

Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret

  • Logg inn i DNB nettbank
  • Velg Konto/Kontoinformasjon. Velg aktuell konto, velg måned/januar i regnskapsåret, klikk "Søk", velg så "Til fil".
  • Gjenta dette for hver eneste konto, men kun nødvendig for de måneder som har transaksjon for aktuell konto.
  • Forslag til system: benytt en katalog pr konto, navngi filene som "01 drift.txt" osv.

Importer filene i Lodo

  • Klikk Bank i toppmenyen. Velg så konto, og klikk Import linken.
  • Benytt Format "DNBNOR Bedrift (semikolon separert...)", endre til rett periode, hent rett fil, og klikk Importer knappen
  • Klikk Kontoutskrift og verifiser at verdiene stemmer så det ikke har skjedd noe feil i importen.
  • Gjenta dette for alle kontofiler. NB!! Den nullstiller formatet ved hver import så sørg for å oppdater den korrekt.

Bilagsføring

Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene

  • "Velg det som skal sendes"
  • Huk av for Innbetalinger
  • Velg tidsperiode I fjor.
  • Send til din epost
  • Lagre ut på eget område for videre bruk, og åpne filen.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig...

  • Noen tips her:
  • Åpne ny nettleser med 4 faner som har hver sin konto - Drift, Kontingent, Høyrente, Dollar, Skattetrekk
  • For at rekkefølgen på bilagsnr. skal bli riktig må du føre bilagene i konto rekkefølge pr måned.
  • Klikk på Konto og linken "Brukte Bilagsnr". Ha denne i et eget vindu. Her må du fylle på brukte bilagsnr/serie bilagsnr. etterhvert.
  • Start måneden med overføring av saldo fra forrige måned.
  • NB! Viktig å passe på når det ikke er kontingent-innbetalinger!!
    • Fakturanr må ha på pre-fix B<bilagsnr>. Gjelder bank-inntekt+utgift, internoverføringer, utbetalinger til leverandører hvor det ikke er en KID.

    • Ved internoverføringer fra en konto til en annen må du gjenbruke bilagsnr for den første bilagsposteringen.
    • Merk også at du på Fakturanr for posteringene må benytte B<bilagsnr>. Hvis ikke får du et avvik på summen i hovedbokskontooversikten.

    • Dette gjøres for å unngå at Lodo matcher faktura fra sendregning med et bilagsnummer som tilfeldigvis matcher.
  • Er det ingen direkte match på innbetaling + dato, så sjekk i rapporten for "Innbetalinger".
  • Ofte vil det som ser ut som en innbetaling være flere. Merk Kommentar feltet med 2+, før bilaget på en av kontoene, og oppdater så bilaget til å stemme med de ulike innbetalingene før du får til neste måned.
    • Endre Fakturanr i første linje til Bxxxx. Dette for ikke å skape misforståelse på om dette bilaget tilhører faktura xxxx.
    • Endre først Utgift sum og lagre. Du ser at en ny post har kommet opp. Før du går videre se i tabellen helt nederst og klikk "Velg" på den riktig posten for personen. Det blir automatisk lagret.
    • Endre den nye utgiften til neste sum på listen, velg riktig person og Lagre. Gjente steget over med å "Velge" riktig faktura.
    • Når alle er lagret og balansen er i 0 lukker du bildet og går videre
  • Betalt for lite - i dette eks. 1100 i stedet for 1110.
    • Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
    • Før de 10 kroner som mangler i debet mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1563 og B1729)
  • Betalt for mye - i dette eks. 5600 i stedet for 4000.
    • NUUG har en policy på at de ikke betaler tilbake for mye innbetalt medlemskontingent, men det kan være gjort i løpet av sesongen hvis noen spør etter det.
    • Når du matcher bankbilaget med fakturanr. vil summen oppdatere seg til den som skulle vært betalt inn.
    • Før de resterende kronene som mangler som inntekt mot konto 3280 med Prosjekt lik neste år og så vil kunde være i balanse. (Se eks. i B1729 for Høgskolen i Harstad)

Oppdater bilagene for DOLLAR

Denne er ikke helt rett frem.

  • Når du fører faktura skal du først legge inn som dollar, deretter lager du posteringer for totalene i norske kroner. Dvs - dollar + norske kroner = totalen i norske kroner
  • Når du så fører bankbilagene skal du igjen gjøre det samme. Gang dollar med den historiske innkjøpskursen, legg totalen på Usenix og oppdatert resterende beløp på konto 1941.
  • Deretter aner jeg ikke...

Lukk åpne poster

Kjør rapport Reskontro - Åpne poster

  • Matchingen som her gjøres går på KID, og mye av jobben for å validere hva som kan lukkes er allerede gjort gjennom å matche riktig i Bilagsføringen.
    • Gå nederst og velg "Lukk alle" poster som er matchet på KID.
    • Gå så igjennom hele listen for å matche Kreditnota med Faktura. Kopier KID fra Faktura( positivt tall) linjen til Kreditnota linjen (negativt tall).
    • Gå nederst for å "Lagre" - og så på nytt "Lukk alle"
  • Nå står du igjen med en liste som er overkommelig
  • Lag et kassebilag på eldre poster for å lukke disse. Du kan inntekt/utgiftsføre de mot 3280.
    • Se eksempel K177. Her var det en innbetaling på en faktura som var kreditert for foregående år. Bankbilag var avstemt med Faktura. Sto da igjen med Kreditnotaen.

Avsetning og Inntektsføring (periodisering)

Bruk Kassebilag 175 og 176 som mal.

Avskrivning

Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives.

  • Listen skrives ut, undertegnes av kasserer/formann og inngår som et eget bilag pr. 20xx-12-31

Filer som skal oppdateres til bilagsarkiv

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.

  • 201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf
  • 201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf
  • 201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf
  • 201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf
  • 201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form)

Annen kategori

Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

sekretariat/årsoppgjør (last edited 2019-10-16 16:22:38 by ThomasGramstad)