Årsoppgjøret i NUUG

Av John Solberg, Administrativ Sekretær, 2012-01-21

Årsoppgjør i NUUG har en tradisjon for å gjøres av kasserer, og hvem dette er endrer seg. Fom. 2010 ble årsoppgjør håndtert av innleid Administrativ Sekretær. Likevel er oppgaven noe som gjøres sjelden, og bør dokumenteres så detaljert som mulig slik at andre kan overta oppgaven senere.

En ting å merke seg er at når du jobber i Lodo kan merkverdigheter oppstå. Verifiser hele tiden tallene når du lagrer, evt. når Lodo autolagrer for deg. Lodo er heller ikke låst som andre regnskapssystemer, slik at du kan gå tilbake og endre/oppdatere bilag uten å måtte føre tilleggsbilag. Du låser først når du er helt sikker på perioden, og evt. når Revisor har sagt seg fornøyd.

Bare sånn appropo regnskapet og revisor. Jeg sjekket opp hva slags konsekvenser mot det offentlige det blir hvis ikke regnskapet erklæring og styrereferater blir godkjent innen 30 juni. Dere er sikkert klar over det, men det er altså ingen konsekvens da NUUG er unntatt fra regelen som en non-profit organisasjon.

Da gjenstår NUUG sine vedtekter i forhold til datoer

Viktig at denne oppdateres ifm. oppgjøret

Avslutt inngående fakturaer

Sjekk at alle inngående bilag er ført i lodo og tilgjengelige i bilagsarkivet.

Oppdater bilagsarkiv med utgående fakturaer

Hent pdf-kopi av alle utgående fakturaer fra sendregning.no og legg dem i bilagsarkivet:

Overfør alle faktura til Lodo.no

Påse at alle utgående fakturaer er ført i lodo (automagisk)

tools/sendregning2lodo

Først oppdater scriptets variabler til å gjelde for aktuelt regnskapsår

Kjør

tools/sws-test | sed -n '/^<?xml/,$p' > ALL.xml

Kjør

tools/sendregning2lodo fakturanummer-til-første-kontingentfaktura fakturanummer-til-siste-kontingentfaktura

for å overføre fakturaer i intervallet (inklusivt) eller [virker ikke, siden sws-test lagrer fakturaene i omvendt rekkefølge]

tools/sendregning2lodo fakturanummer

for en enkelt faktura [bruk kun denne metoden inntil sorteringsproblemet er løst]

Om scriptet:

Bankutskrifter eksport og import

Eksporter transaksjonslister for hver konto gjennom hele regnskapsåret

Importer filene i Lodo

Bilagsføring

Lag først liste over alle innbetalinger for å matche poster. I Sendregning hent rapporten "Det regnskapsfører pleier å be om" med disse valgene

Du vil se at endel banklinjer har flere innbetalinger på en. Da er rapporten "NUUG Detaljert over over innbetalinger fra kunder - ..." den du trenger for å beholde oversikten.

Etter å ha importert alle bankbilagene starter du på selve bilagsføringen. Merk! Ideelt skal dette føres og avsluttes månedlig..

Rekkefølgen er slik:

Tips til føring på rett konto:

Når du anser deg ferdig - gå igjennom hver måned for hver konto og se at det ikke er DIFF helt til høyre på bilagslinjene.

Oppdater bilagene for DOLLAR

Denne er ikke helt rett frem.

Eksempel Faktura: U7229 (Søk: Faktura inngående - Kjøp - 7229) - for periode 02-2012 Eksempel bankbilag: B1795 (Søk: Bank ut - Bank - 1795) - for periode 02-2012

Lukk åpne poster

Kjør rapport Reskontro - Åpne poster

Avskrivning

Lag liste av ubetalte utgående fakturaer fra foregående år (eks. 2009 ved oppgjør for 2010) eller tidligere. Disse skal avskrives som tap. Denne rutinen kan med fordel forbedres.. En liste fra sendregning med ubetalte fakturaer for perioden vil hjelpe deg.

Kjør så rapporten Dagbok -> fra periode: 01, til periode: 13, Art Ukeomsetning, Prosjekt "År 20xx".

Når tapslisten er godkjent kan de aktuelle fakturaene avskrives som tap i sendregning.no. Dette må inntil videre gjøres ved henvendelse til kundeservice. Se epost-dialog på RT#14938

Dollarkorrikering

Bruk K178 som referanse

Du må også se på tidligere bilag k178-dollarjustering.xls for å se hvordan dette gjøres.

Denne er noe vanskelig å forklare og det er der regnearket vil hjelpe til.

http://www.valutakurser.no/ - bruk denne for å hente historiske valutakurser som skal brukes her.

Avsetning og Inntektsføring (periodisering)

Bruk Kassebilag 179 og 180 som referanser.

Periodisering

Poenget her er å flytte (inntektsføre) neste års kontingentinntekt til - akkurat - neste år. Du lager en som avslutter året og en som begynner neste år. Gjeld på slutten, inntekt på begynnelsen.

Diverse bilag

Revisor vil ha utdrag fra medlemslisten for alle som ble kjørt ut faktura til i inneværende år for neste år.

Valider tallene

Kjør rapporten Hovedbok - Saldobalanse

Øke egenkapital

Årets positive resultat skal øke egenkapitalen for neste år. Benytt K172 og K189 som referanse.

Husk å oppdatere for neste år når regnskapet er ført ferdig og godkjent av revisor.

Merk! Vil tro det motsatte gjelder for negativt resultat, men det har jeg ennå ikke ført.

Oppdater regnskapstallene

Du skal så oppdatere tallene i arsregnskap.xls til å stemme med disse. Lag fire nye faner som er type "201x balanse", "201x resultat", "201x budsjett" og "201x Lodo". I "201x Lodo" limer du inn data fra rapporten "Hovedbok - Saldobalanse".

Annen kategori

Innhent alle styrereferater i undertegnet form. Disse skal være scannet og ligge i bilagsarkivet.

Kjør over alle bilag til arkivet for 201xx Oppdater oppdatering av mapping.txt (nuug/styre/bilag sh update.sh)

Bilag fra nettbank

Alle kontoutskrifter og årsoppgaver må inn i bilagsarkivet.

Har ikke funnet noen automatisk måte så da blir det å gå inn i nettbank, generer kontoutskrift for hver måned på hver konto. Lagre som pdf.

Send til arkiv.

Ferdig

Sjekkliste for filer

Eksempler på disse filene finner du i fjorårets bilagsarkiv.

Filnavn

Ført

faktura og kreditnota

2011

kontoutskrift og spesifikasjon fra NB

2011

201z-12-31-inn-medlemsliste-kontingent2012.pdf

201x-12-31-inn-avskrivning-kontingent.pdf

2011

201x-12-31-inn-kontingentinnbetalinger.pdf

2011

201x-12-31-inn-periodisering-201x.pdf

2011

201x-12-31-inn-verdivurdering-dollarkonto.pdf

2011

201x-arsregnskap-urevidert.pdf

2011

201x-arsregnskap.pdf - (NB! I underskrevet form når godkjent av revisor)

201x-fullstendighetserklæring.pdf

sekretariat/årsoppgjør (last edited 2018-02-18 09:02:00 by JonPetterBjerke)