= Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner og foredrag: = <> = Info til oss som arrangerer månedlige presentasjoner = NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også [[aktiviteter/Sjekkliste]] og [[Kalender]]. == Relaterte sider == * Hvordan skaffe flere medlemmer: <
> [[https://docs.google.com/presentation/d/1a2VGYvy4j2rs9yw2O6EkzqiMCKR9h5Fy7Joyn9OGSjI/edit#slide=id.p]] * Kontakt med foredragsholder: <
> [[https://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/foredrag]] * Tips til foredragsholder: <
> http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers == Tilganger som kreves for å publisere arrangementer == === Tilgang til git.nuug.no === * Kontakt drift@nuug.no for tilgang og videre instrukser Klargjøring for bruk av git.nuug.no Hvordan man lager ssh-nøkkel: Når du har fått tilgang, kan du logge inn på nettsiden git.nuug.no <
> Her må du legge inn ssh-nøkkelen din. Trykk på ikonet oppe i høyre hjørne -->> preferences -->> SSH Keys <
> Lim inn din offentlige ssh-nøkkel (.ssh/id_rsa.pub) i key-feltet Trykk så på PGP Keys i venstre-menyen.<
> Lag en gpg-nøkkel [[https://git.nuug.no/help/user/project/repository/gpg_signed_commits/index.md|https://git.nuug.no/help/user/project/repository/gpg_signed_commits/index.md]] <
> Lim inn din offentlige gpg-nøkkel i gpg-key-feltet === Tilgang til meetup === * Lag en meetup-bruker om du ikke har det: [[https://www.meetup.com/register/|https://www.meetup.com/register/]] * Kontakt en som har organizer eller co-organizer-rolle i NUUGs gruppe på [[https://www.meetup.com/nuug-no/members/?op=leaders|meetup]]. Krever egen meetup-konto. === Tilgang til Facebook === * Lag deg en Facebook-bruker om du ikke har det: [[https://www.facebook.com/|https://www.facebook.com/]] * Kontakt admin for NUUGs Facebook-side og spør om tilgang til å poste events === Tilgang til Twitter === * Spør Malin Bruland på 91759019 eller malin.bruland@pm.me == Tilganger som kreves for publisering av video == * Disse punktene er aktuelle når videogruppa selv ikke har anledning til å ta opp video === Tilgang til Youtube === * Kontakt video@nuug.no === Tilgang til archive.org === * Kontakt (den som skal kontaktes) === Tilgang til video@nuug.no === * Spør video@nuug.no * ssh-tilgang samt kjennskap til bash og wget og rsync * trengs for å lagre eller hente video i NUUGs video-arkiv === Tilgang til Frikanalen === * Kontakt video@nuug.no * trengs for å sende video til Frikanalen == Annonserings-prosedyre for NUUG-arrangementer == Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer. Publisering bør skje i god tid før arrangementet, ideelt sett 6-8 uker før. === Hvordan en invitasjon bør se ut === En invitasjon bør inneholde disse punktene: * Beskrivende tittel med dato og tittel på foredraget * Tid og sted * Beskrivelse av hvordan finne frem * Link til kart for hvor foredraget/møtet skal være * Bilde av foredragsholder om dette foreligger * Beskrivelse av hvilken videoløsning som benyttes * Kort presentasjon av foredragsholder og foredraget * Innmeldingsinfo, kontakt-info osv Legg inn iCal-link [[http://icalgen.yc.sg/]] Se også invitasjonsmalen: * txt-format: [[attachment:foredrag-invitasjonsmal.txt]] * google docs: [[https://docs.google.com/document/d/1k3FbP8SYbyZSr8Nz_Vo1DkDsYimPSXuo48LO5D0OGW8/edit?usp=sharing]] * odt-format: [[attachment:Invitasjonsmal foredrag og medlemsmøter.odt]] === Korrektur av invitasjonsteksten === * Send teksten til Thomas via [[https://pad.efn.no/p/NUUG_korrektur_til_Thomas|https://pad.efn.no/p/NUUG_korrektur_til_Thomas]] * Send Thomas varsel om ny korrektur på SMS til 48176875 * Vent i 2 arbeidsdager på korrekturlest versjon * Om det ikke er mottatt noe innen 2 arbeidsdager, ta en titt over selv * Gå videre med publiseringen av invitasjonen til foredraget === NUUGs meetup-side === [[https://www.meetup.com/nuug-no/|Meetup-side]] * Legg til relevante topics for foredraget, det er en begrensning på 5 * Trykk announce-knappen for å annonsere, rød knapp oppe i høyre hjørne === Rebel teknologihuset === * Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no (Rebel) * Gi informasjon om Tittel + undertittel, så kommer dette med på Rebels annonseringsskjerm * Be om hjelp til å slippe folk inn om man vurderer at det er behov for dette ==== internett ==== * Send også e-post til hakon@rebel.no for samtidig be om tilgang til internett i venstre internettkontaktpunkt (gjelder Finn-salen), for kablet internett (Ethernett) fra 1 time før meetup starter ==== Skråplanet ==== * Send e-post til: booking@skraplanet.no at det kommer NUUG-folk innom etter foredraget (angi ca tid for når vi kommer) så holder de kjøkkenet åpent for oss === NUUGs Facebook-side === [[https://www.facebook.com/nuug.no/|Facebookside]]. * Legg inn til link til meetup-arrangementet i external links (tror jeg) * Er det medarrangør, legg denne inn i eget felt i Facebook-eventet (under Edit i eventet) * Del med data-venner, og andre interesserte på facebook, send dem en invite (Det er mulig å organisere venner i grupper og bulk-sende til dem) === NUUGs twitter === [[https://twitter.com/nuugunix| Twitter]] * Kort tekst om arrangementet og link til invitasjonen * Om du har en tekst og vil lime den inn, er dette trøblete. Don't ask why, men du kan bare lime inn litt og litt av gangen === Legg ut info om møtet på nuug.no === * [[https://nuug.no/|https://nuug.no]] ved hjelp av git. * Se [[grupper/sysadmin/tips/git|git]] (Krever bruker på [[https://git.nuug.no|https://git.nuug.no]]) === NUUGs Kalender === * Legg ut info om møtet i NUUGs [[Kalender]][[http://www.nuug.no/adict/|adict]]. * Se [[grupper/sysadmin/tips/git|git]] === kode24.no Kalender === * Legg ut info om møtet i kode24.no [[Kalender]][[http://www.kode24.no/kalender/]]. === Send ut e-post === * send ut e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no og interesserte@nuug.no * Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no om du ikke allerede har gjort det === Publisér på IRC === * Legg ut NUUG-url for møtet på NUUGs [[https://webchat.oftc.net/?nick=&channels=%23nuug&uio=d4|IRC-kanal]] * Legg gjerne ut url på andre IRC-kanaler du er på, og mener kan være interessert i arrangementet === Youtube === Om du har fått bekreftet at videogruppen kan strømme direkte på youtube: * Opprett en direktestrøm på NUUGs youtube-kanal ved å klikke på kameraet med pluss øverst til høyre * Klikk på 'go live' * Trykk på 'schedule stream' * Trykk 'reuse settings' og oppdater teksten så den passer med bekrivelsen av den kommende videoen * Scroll ned til 'Upload thumbnail' og hent plakaten. Se punktet start-plakt under for hvordan man gjør dette. * Sett opp dato for når strømmen skal strømmes direkte og bruk linken til strømmen i markedsføringen ==== start-plakat ==== * Lag en startplakat ved å laste ned [[attachment:video-master.zip]] * pakk ut zip-arikivet og åpne opp xfc-filen i gimp * Rediger teks-layerene slik at de gjenspeiler korrekt navn på foredragsholder, tittel, dato og sted * exporter som png == Påminnelse == === Før arrangementet === Påminnelse bør sendes X dager før arrangementet. * Send påminnelse på e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no, interesserte@nuug.no og efn-listen@mailman.efn.no * Legg ved link til arrangementet på NUUGs nettside * Legg ved link til Youtube-video av forrige arrangement som folk kan se mens de venter * se påminnelsesmal: [[https://docs.google.com/document/d/1dLkitDF1NdgJwEdz5elWXo_U_pf2s8eqAaoEodoX-PE/edit]] === Etter arrangementet === Et par dager etter arrangementet, gjør følgende: * Send ut video av foredraget som nettopp har vært på e-post-lister og egen Facebook-post på NUUGs Facebook-side * Ha med tre elementer: * 1) Referer til foredraget og ha med link til video * 2) Ha med meld deg inn-info * 3) Info om neste foredrag med link til arrangementet om dette foreligger. * Se denne malen for eksempel: [[https://docs.google.com/document/d/1sJ8X1ABbIH4-CWQw3Mecpm2sdxVFxPMHOIL5Hg5JmeQ/edit?usp=sharing]] * --(Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt.)-- [[attachment:plakat.odt|plakat]] [[attachment:plakat-veiviser.sxw|plakat-veiviser]] * --(Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.)-- * "Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin [[http://www.facebook.com/nuug.no/|Facebook-side]] * --(Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.)-- == Huskeliste for de som arrangerer møter == === Minst én person med adgangskort til Rebel er med på møtet === * Liste over personer med NUUG-nøkkelkort: [[Rebel-adgangskort]] === Forsikre seg om at det kommer noen fra Videogruppa. === ==== Send e-post til video@nuug.no med forespørsel om de kan ta opp møtet på video ==== * Følg opp aktive videopersoner direkte ved behov/manglende svar * Om videogruppa kan ta opptak, oppdater invitasjonene med link til live-streamen (Her må vi legge inn url til linken) * Om videogruppa ikke kan ta opptak, så gjør foredragsgruppa dette selv * Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som [[https://www.nuug.no/dokumenter/nuug-deltagerliste.pdf|pdf]], [[http://www.nuug.no/dokumenter/nuug-deltagerliste.ps|postscript]] og [[http://www.nuug.no/dokumenter/nuug-deltagerliste.sxw|OOo-fil]]. * --(Sett opp NUUG-banneret (rollup) i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt [[lager]] på Majorstua sammen med en del andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: NUUGs videorigg lagres i kjelleren på Rebel hos Redpill Linpro. Noe video-utstyr kan være hos David Noble.)-- * Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introdusér foredragsholder. * Ta med og gi gave (GlassBjørn) til foredragsholder. De lagres i NUUG sitt [[lager]] på Majorstua. (Skal vi fortsette med dette? Vanskelig logistikk å få hentet til Rebel.) * Takk av foredragsholder etter foredraget * Informér om at man kan melde seg inn i NUUG * Fortell at de som ønsker det kan bli med på [[https://skraplanet.no/|Skråplanet]] i Kjelleren på Rebel, for sosialt samvær * --(Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på epostlisten interesserte@nuug.)-- * Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se [[grupper/video/rutiner|rutinene for videogruppa]]. * --(Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.)-- == Kontaktinfo for NUUGs lokaler i Teknologihuset 2.0/Rebel == * e-post: vert@teknologihuset.no * Mer informasjon, se: [[Rebel]] == Etter møtet / etterarbeid == * Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på interesserte@nuug. === Publisere video-opptak innen rimelig tid === Gjøres om aktivitetsgruppa selv har tatt opp video: * Se [[grupper/video/rutiner|Rutinene for videogruppa]]. * Send video-filen med f.eks. transfer.sh om du ikke selv skal redigere og legge ut videoen * lag en forside som legges på starten av videoen med makefront.sh * [[grupper/video/intro]] (kommer med mer detaljer og ny høyoppløselig bakgrunn etterhvert) * rediger videoen med f.eks. kdenlive eller noe du er komfortabel med. Her er en oversikt over ulike alternativer for linux: [[https://alternativeto.net/software/openshot/?platform=linux|https://alternativeto.net/software/openshot/?platform=linux]] * rendre prosjektet til en video-fil i h.264 og last opp til youtube-kanalen til nuug * last opp til NUUGs Youtube-kanal, https://youtube.no/@nuug * Velg create oppe i høyre hjørne * velg upload video * Legg inn tittel: "NUUG Medlemsmøte YYYY.MM.DD: Tittel på foredraget" * Legg inn Description: Ta gjerne inn teksten fra adict, eller i allefall en kort beskrivelse av hva det handler om * klikk på next * klikk på next igjen * Klikk nok en gang på next * Pass på at Visibility står på Public * Trykk på publish * Meldingen "The standard definition (SD) version of your video needs to finish processing before your video is public on YouTube" * Trykk på close, og videoen er public når prosesseringen er ferdig * send video-filen til frikanalen === Oppdater de ulike invitasjonene med link til videoen === * Legg inn lenke til videoen på nuug.no-siden om det møtet (se eksempel: https://nuug.no/aktiviteter/20220607-fabrication/ ) * Legg gjerne også inn lenke til lysark på nuug.no-siden; lysarkene bør være en lokal kopi på nuug-web * Legg videoen inn i kommentarfeltet under arrangementet på FB * last opp videoen til NUUGs side på FB * Skriv en kommentar til videoen, f.eks. bruk noe fra invitasjonen * legg inn Collaborator, f.eks. om den som har hatt foredraget har en FB-side * Last opp videoen til NUUGs archive.org side [[https://archive.org/search.php?query=creator%3A%22Norwegian+UNIX+User+Group%22|https://archive.org/search.php?query=creator%3A%22Norwegian+UNIX+User+Group%22]] * Lim inn link til videoen i kommentarfeltet under Meetup-posten --(* Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister) )-- == Rutiner for avlysning == Av og til blir foredrag avlyst av ulike årsaker. Det blir da NUUG-bar på skråplanet i stedet. === Gi beskjed til alle steder der foredraget er publisert === === Skriv at foredragsholder er blitt forhindret fra å holde foredraget, uansett årsak === * For detaljer, se på [[aktiviteter/avlysning|Avlysning]] --(== Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset ==)-- --(* Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413 / vert (at) teknologihuset.no.)-- --(* Nettsted med kart, kontakt-info etc.: [[https://teknologihuset.no|Teknologihuset.no]])-- --(* Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe.)-- --(* Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.)-- --( * Det kan komme mye støy fra 2.etasje opp til den store salen i 3.etasje, her er noen mulige tiltak mot støy:)-- --( * Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy)-- --( * Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig)-- --( * Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.)-- --( * Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.)-- --(* Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. banner/rollup som skal plasseres i NUUG sitt [[skap]] i kjelleren i Teknologihuset.)--