Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner

NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også aktiviteter/Sjekkliste og Kalender.

http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers

Huskeliste for den som annonserer et NUUG-arrangement

Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer.

• Legge ut info om møtet i Kalender på adict. Alle i gruppe 'cvs' på nerdhaven.uio.no kan oppdatere denne via CVS.

• Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt.

  plakat plakat-veiviser

• Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.

• "Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin Facebook gruppe

• Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.

• Annonser møtet som eget Facebook-event som opprettes under NUUGs Facebook-side (opprettet mars 2017) som finnes her.

Huskeliste for de som arrangerer møter

• Forsikre seg at det er oppmøte i fra video-gruppen. Se RT sak.

• Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som postscript og OOo-fil.

• Sett opp NUUG-banneret i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset sammen med noen andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: Det video-utstyret som brukes mest bor der hvor David Noble jobber.

• Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introduser foredragsholder.

• Ta med og gi gave (glass-isbjørn) til foredragsholder. Noen få lagres i NUUG sittskap på Teknologihuset; fylles på fra NUUG sitt lager på Majorstua.

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på annonsering@nuug.

• Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.

• Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.

Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset

• Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413

• Nettsted med kart, kontakt-info etc.: www.teknologihuset.no

• Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe.
• Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.
• Det kan komme mye støy fra 2.etg. opp til den store salen i 3.etg., her er noen mulige tiltak mot støy:
  • Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy
  • Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig
  • Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.
• Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.

• Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. Rollup som skal plasseres i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset.

Etter møtet / etterarbeid

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på annonsering@nuug.

• Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.

• Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister)