Rutiner og sjekklister for arrangering av presentasjoner og foredrag:

Info til oss som arrangerer månedlige presentasjoner

NUUG Oslo arrangerer månedlige presentasjoner. Her er litt info til oss som arrangerer dem. Se også aktiviteter/Sjekkliste og Kalender.

Relaterte sider

• Hvordan skaffe flere medlemmer:
  https://docs.google.com/presentation/d/1a2VGYvy4j2rs9yw2O6EkzqiMCKR9h5Fy7Joyn9OGSjI/edit#slide=id.p

• Kontakt med foredragsholder:
  https://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/foredrag

• Tips til foredragsholder:
  http://wiki.nuug.no/aktiviteter/presentasjoner/TipsForSpeakers

Tilganger som kreves for å publisere arrangementer

Tilgang til git.nuug.no

• Kontakt drift@nuug.no for tilgang og videre instrukser

Klargjøring for bruk av git.nuug.no

Hvordan man lager ssh-nøkkel:

Når du har fått tilgang, kan du logge inn på nettsiden git.nuug.no
Her må du legge inn ssh-nøkkelen din. Trykk på ikonet oppe i høyre hjørne -->> preferences -->> SSH Keys
Lim inn din offentlige ssh-nøkkel (.ssh/id_rsa.pub) i key-feltet

Trykk så på PGP Keys i venstre-menyen.
Lag en gpg-nøkkel https://git.nuug.no/help/user/project/repository/gpg_signed_commits/index.md
Lim inn din offentlige gpg-nøkkel i gpg-key-feltet

Tilgang til meetup

• Lag en meetup-bruker om du ikke har det: https://www.meetup.com/register/

• Kontakt en som har organizer eller co-organizer-rolle i NUUGs gruppe på meetup. Krever egen meetup-konto.

Tilgang til Facebook

• Lag deg en Facebook-bruker om du ikke har det: https://www.facebook.com/

• Kontakt admin for NUUGs Facebook-side og spør om tilgang til å poste events

Tilgang til Twitter

• Spør Malin Bruland på 91759019 eller malin.bruland@pm.me

Tilganger som kreves for publisering av video

• Disse punktene er aktuelle når videogruppa selv ikke har anledning til å ta opp video

Tilgang til Youtube

• Kontakt video@nuug.no

Tilgang til archive.org

• Kontakt (den som skal kontaktes)

Tilgang til video@nuug.no

• Spør video@nuug.no

• ssh-tilgang samt kjennskap til bash og wget og rsync
• trengs for å lagre eller hente video i NUUGs video-arkiv

Tilgang til Frikanalen

• Kontakt video@nuug.no

• trengs for å sende video til Frikanalen

Annonserings-prosedyre for NUUG-arrangementer

Her er litt info om hva som kan gjøres for å annonsere et NUUG-arrangementer.

Publisering bør skje i god tid før arrangementet, ideelt sett 6-8 uker før.

Hvordan en invitasjon bør se ut

En invitasjon bør inneholde disse punktene:

• Beskrivende tittel med dato og tittel på foredraget
• Tid og sted
• Beskrivelse av hvordan finne frem
• Link til kart for hvor foredraget/møtet skal være
• Bilde av foredragsholder om dette foreligger
• Beskrivelse av hvilken videoløsning som benyttes
• Kort presentasjon av foredragsholder og foredraget
• Innmeldingsinfo, kontakt-info osv

Legg inn iCal-link http://icalgen.yc.sg/

Se også invitasjonsmalen:

• txt-format: foredrag-invitasjonsmal.txt

• google docs: https://docs.google.com/document/d/1k3FbP8SYbyZSr8Nz_Vo1DkDsYimPSXuo48LO5D0OGW8/edit?usp=sharing

• odt-format: Invitasjonsmal foredrag og medlemsmøter.odt

Korrektur av invitasjonsteksten

• Send teksten til Thomas via https://pad.efn.no/p/NUUG_korrektur_til_Thomas

• Send Thomas varsel om ny korrektur på SMS til 48176875
• Vent i 2 arbeidsdager på korrekturlest versjon
  • Om det ikke er mottatt noe innen 2 arbeidsdager, ta en titt over selv
• Gå videre med publiseringen av invitasjonen til foredraget

NUUGs meetup-side

• Meetup-side

  • Legg til relevante topics for foredraget, det er en begrensning på 5
  • Trykk announce-knappen for å annonsere, rød knapp oppe i høyre hjørne

Rebel teknologihuset

• Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no (Rebel)

  • Gi informasjon om Tittel + undertittel, så kommer dette med på Rebels annonseringsskjerm
  • Be om hjelp til å slippe folk inn om man vurderer at det er behov for dette

internett

• Send også e-post til hakon@rebel.no for samtidig be om tilgang til internett i venstre internettkontaktpunkt (gjelder Finn-salen), for kablet internett (Ethernett) fra 1 time før meetup starter

Skråplanet

• Send e-post til: booking@skraplanet.no at det kommer NUUG-folk innom etter foredraget (angi ca tid for når vi kommer) så holder de kjøkkenet åpent for oss

NUUGs Facebook-side

• Facebookside.

  • Legg inn til link til meetup-arrangementet i external links (tror jeg)
  • Er det medarrangør, legg denne inn i eget felt i Facebook-eventet (under Edit i eventet)
  • Del med data-venner, og andre interesserte på facebook, send dem en invite (Det er mulig å organisere venner i grupper og bulk-sende til dem)

NUUGs twitter

• Twitter

• Kort tekst om arrangementet og link til invitasjonen
• Om du har en tekst og vil lime den inn, er dette trøblete. Don't ask why, men du kan bare lime inn litt og litt av gangen

Legg ut info om møtet på nuug.no

• https://nuug.no ved hjelp av git.

• Se git (Krever bruker på https://git.nuug.no)

NUUGs Kalender

• Legg ut info om møtet i NUUGs Kalenderadict.

• Se git

kode24.no Kalender

• Legg ut info om møtet i kode24.no Kalenderhttp://www.kode24.no/kalender/.

Send ut e-post

• send ut e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no og interesserte@nuug.no

• Send lenken til meetup-arrangementet til vert@teknologihuset.no om du ikke allerede har gjort det

Publisér på IRC

• Legg ut NUUG-url for møtet på NUUGs IRC-kanal

• Legg gjerne ut url på andre IRC-kanaler du er på, og mener kan være interessert i arrangementet

Youtube

Om du har fått bekreftet at videogruppen kan strømme direkte på youtube:

• Opprett en direktestrøm på NUUGs youtube-kanal ved å klikke på kameraet med pluss øverst til høyre
• Klikk på 'go live'
• Trykk på 'schedule stream'
• Trykk 'reuse settings' og oppdater teksten så den passer med bekrivelsen av den kommende videoen
• Scroll ned til 'Upload thumbnail' og hent plakaten. Se punktet start-plakt under for hvordan man gjør dette.
• Sett opp dato for når strømmen skal strømmes direkte og bruk linken til strømmen i markedsføringen

start-plakat

• Lag en startplakat ved å laste ned video-master.zip

• pakk ut zip-arikivet og åpne opp xfc-filen i gimp
• Rediger teks-layerene slik at de gjenspeiler korrekt navn på foredragsholder, tittel, dato og sted
• exporter som png

Påminnelse

Før arrangementet

Påminnelse bør sendes X dager før arrangementet.

• Send påminnelse på e-post til følgende lister: aktive@nuug.no, medlemmer@nuug.no, interesserte@nuug.no og efn-listen@mailman.efn.no

• Legg ved link til arrangementet på NUUGs nettside
• Legg ved link til Youtube-video av forrige arrangement som folk kan se mens de venter

• se påminnelsesmal: https://docs.google.com/document/d/1dLkitDF1NdgJwEdz5elWXo_U_pf2s8eqAaoEodoX-PE/edit

Etter arrangementet

Et par dager etter arrangementet, gjør følgende:

• Send ut video av foredraget som nettopp har vært på e-post-lister og egen Facebook-post på NUUGs Facebook-side
• Ha med tre elementer:
• 1) Referer til foredraget og ha med link til video
• 2) Ha med meld deg inn-info
• 3) Info om neste foredrag med link til arrangementet om dette foreligger.

• Se denne malen for eksempel: https://docs.google.com/document/d/1sJ8X1ABbIH4-CWQw3Mecpm2sdxVFxPMHOIL5Hg5JmeQ/edit?usp=sharing

* Lage A4-plakater i PDF/Postscript-format for opphenging. Legge tilgjengelig på web/ftp slik at andre kan skrive ut plakat. Denne må være klar før informasjon sendes ut på mail og web. Du kan her bruke en tidligere plakat i OOo-format (s/pdf/sxw/) som utgangspunkt. plakat plakat-veiviser

* Sende epost til alle relevante epostlister rundt 14 dager før arrangementet. Disse er samlet i et felles mailalias, annonsering@nuug.no . All epost til denne lista må godkjennes av moderator før den slippes igjennom. NB: Husk å bruke < aktive@nuug.no > som avsender (From: felt) i epostmeldingen.

• "Create Group Event" på tilsvarende måte via NUUG sin Facebook-side

• Sende mail til medlemmer@nuug.no samt samme dag som arrangementet går av stabelen. Informasjonen som sendes ut er det samme som står i webinformasjonen.

Huskeliste for de som arrangerer møter

Minst én person med adgangskort til Rebel er med på møtet

• Liste over personer med NUUG-nøkkelkort: Rebel-adgangskort

Forsikre seg om at det kommer noen fra Videogruppa.

Send e-post til video@nuug.no med forespørsel om de kan ta opp møtet på video

• Følg opp aktive videopersoner direkte ved behov/manglende svar
• Om videogruppa kan ta opptak, oppdater invitasjonene med link til live-streamen (Her må vi legge inn url til linken)
• Om videogruppa ikke kan ta opptak, så gjør foredragsgruppa dette selv

• Ta med en 2-3 kopier av en blank deltagerliste, tilgjengelig som pdf, postscript og OOo-fil.

• Sett opp NUUG-banneret (rollup) i bakgrunnen slik at det vises på video-opptaket. NUUG-banneret bor i NUUG sitt lager på Majorstua sammen med en del andre NUUG-ting, bl.a. noe teknisk utstyr. Merk: NUUGs videorigg lagres i kjelleren på Rebel hos Redpill Linpro. Noe video-utstyr kan være hos David Noble.

• Introduser møtet, fortell om neste møte og sosialt samvær etter møtet, samt introdusér foredragsholder.

  • Ta med og gi gave (GlassBjørn) til foredragsholder. De lagres i NUUG sitt lager på Majorstua. (Skal vi fortsette med dette? Vanskelig logistikk å få hentet til Rebel.)

  • Takk av foredragsholder etter foredraget
    • Informér om at man kan melde seg inn i NUUG

    • Fortell at de som ønsker det kan bli med på Skråplanet i Kjelleren på Rebel, for sosialt samvær

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på epostlisten interesserte@nuug.

• Passe på at video-opptaket blir publisert innen rimelig tid. Se rutinene for videogruppa.

• Prøv å bestemme restaurant/pub for 'nachspiel' i forkant av møtet - da kan du bestille bord (for ca. 10 personer) før møtet, og dessuten ta med info om nachspiel i møteinvitasjonen.

Kontaktinfo for NUUGs lokaler i Teknologihuset 2.0/Rebel

• e-post: vert@teknologihuset.no

• Mer informasjon, se: Rebel

Etter møtet / etterarbeid

• Digitaliser deltagerlista. De som ber om info skal meldes på interesserte@nuug.

Publisere video-opptak innen rimelig tid

• Gjøres om aktivitetsgruppa selv har tatt opp video:

• Se Rutinene for videogruppa.

• Send video-filen med f.eks. transfer.sh om du ikke selv skal redigere og legge ut videoen
• lag en forside som legges på starten av videoen med makefront.sh

• grupper/video/intro (kommer med mer detaljer og ny høyoppløselig bakgrunn etterhvert)

• rediger videoen med f.eks. kdenlive eller noe du er komfortabel med. Her er en oversikt over ulike alternativer for linux: https://alternativeto.net/software/openshot/?platform=linux

• rendre prosjektet til en video-fil i h.264 og last opp til youtube-kanalen til nuug

• last opp til NUUGs Youtube-kanal, https://youtube.no/@nuug

  • Velg create oppe i høyre hjørne
  • velg upload video
  • Legg inn tittel: "NUUG Medlemsmøte YYYY.MM.DD: Tittel på foredraget"
  • Legg inn Description: Ta gjerne inn teksten fra adict, eller i allefall en kort beskrivelse av hva det handler om
  • klikk på next
  • klikk på next igjen
  • Klikk nok en gang på next
  • Pass på at Visibility står på Public
  • Trykk på publish

  • Meldingen "The standard definition (SD) version of your video needs to finish processing before your video is public on YouTube"

  • Trykk på close, og videoen er public når prosesseringen er ferdig
• send video-filen til frikanalen

Oppdater de ulike invitasjonene med link til videoen

• Legg inn lenke til videoen på nuug.no-siden om det møtet (se eksempel: https://nuug.no/aktiviteter/20220607-fabrication/ )

• Legg gjerne også inn lenke til lysark på nuug.no-siden; lysarkene bør være en lokal kopi på nuug-web
• Legg videoen inn i kommentarfeltet under arrangementet på FB
• last opp videoen til NUUGs side på FB
  • Skriv en kommentar til videoen, f.eks. bruk noe fra invitasjonen
  • legg inn Collaborator, f.eks. om den som har hatt foredraget har en FB-side

• Last opp videoen til NUUGs archive.org side https://archive.org/search.php?query=creator%3A%22Norwegian+UNIX+User+Group%22

• Lim inn link til videoen i kommentarfeltet under Meetup-posten

* Meld fra om eller fyll på/kjøp inn ting som mangler eller holder på å gå tomt (f.eks. gaver til foredragsholdere, utskrifter av nye, tomme deltakerlister)

Rutiner for avlysning

Av og til blir foredrag avlyst av ulike årsaker. Det blir da NUUG-bar på skråplanet i stedet.

Gi beskjed til alle steder der foredraget er publisert

Skriv at foredragsholder er blitt forhindret fra å holde foredraget, uansett årsak

• For detaljer, se på Avlysning

== Praktisk info for NUUGs lokaler i Teknologihuset ==

• * Adresse: Pilestredet 56, Oslo / telefonnummer vert/resepsjon: 905 62 413 / vert (at) teknologihuset.no. * Nettsted med kart, kontakt-info etc.: Teknologihuset.no * Møteorganisator introduserer foredragsholder og går rundt med mikrofon til dem i salen som skal spørre om eller kommentere noe. * Møteorganisator gir beskjed i mikrofonen (gjerne både ved åpning og avslutning av møtet) om hvilken restaurant/kafe nachspielet vil finne sted på.

* Det kan komme mye støy fra 2.etasje opp til den store salen i 3.etasje, her er noen mulige tiltak mot støy: * Det er et forheng som kan dras rundt hele salen, dette beskytter litt mot støy * Vurdér å flytte møtet til et mindre rom som kan lukkes, dersom det ikke er for mange mennesker og et mindre rom er ledig

• * Jobb med Teknologihuset for å få dem til å montere en skillevegg mellom 2. og 3. etasje.

* Det kan være voldsomt varmt i den store salen i 3. etg. (antagelig størst problem om vinteren pga. overfyring) -- ventilasjon i salen kan slås på med oval fjernkontroll som skal ligge foran i rommet på/ved talerstolen.

• * Rydding etter møtet: Ta med NUUG sine ting fra møtelokalet, bl.a. banner/rollup som skal plasseres i NUUG sitt skap i kjelleren i Teknologihuset.