Litt om NUUGs rutiner for fakturering av kontingent etc

NUUG bruker [http://www.sendregning.no sendregning.no] til å sende ut fakturaer. De har et webgrensesnitt og et grensesnitt basert på web services der XML brukes som utvekslingsformat.

Formatet er dokumentert [http://www.nuug.no/styre/sendregning-implementasjonsguide.html her].

For å snakke med web services-grensesnittet til sendregning.no er [http://www.nuug.no/tools/sws-test sws-test] utviklet. Det er et script som tar seg av innlogging og kommunikasjon, og tar parameter for hva som skal gjøres.

• generering av fakturagrunnlag
• mer?

Utsending av fakturaer

Utsending av faktura via sendregning.no kan gjøres automatisk basert på innholdet i medlemsregisteret. Tilgangsparameter (brukernavn og passord) må legges i ~/.swsconfig, og fås oppgitt fra kassereren Jon Petter Bjerke.

Prosedyren for å sende ut faktura er dermed nå følgende to steg (obs, bør testes godt første gang den brukes):

Oppdatere medlemsregisteret

Først redigeres informasjonen i medlemsregisteret, og ZUsrFakturertPeriode forblir blankt eller oppdateres ikke:

  cd nuug/styre/
  cvs up medlemsliste.csv
  vi medlemsliste.csv # Legg inn medlemsoppføringen
  ../tools/medlemsliste-check -w # Sjekk konsistensen i fila
  cvs commit -m "CVS_SILENT Meldt inn ny medlem (RT #123)." medlemsliste.csv

Deretter sendes fakturainformasjon til sendregning.no via webservices-grensesnittet, og ZUsrFakturertPeriode oppdateres:

cd nuug/styre/
../tools/medlemsliste-makeinvoices -i | less
# sjekk at fakturainformasjonen er korrekt.  ekstramedlem under bedrift etter hovedfaktureringen er vanskelig
../tools/medlemsliste-sendinvoices

Det er viktig å sjekke at XML-filen ser bra ut. Det må gjøres manuelt ved å sammenligne med spesifikasjonen. Det er sjekket for alle medlemstyper, og fungerer ganske bra.

Folk i utlandet fungerer ikke. Petter aner ikke hvorfor. Firma med mer enn ca. 15 medlemmer fungerer heller ikke. Årsaken er at det blir for mange linjer på fakturaen. Disse utfordringene bør vi finne en løsning på før faktureringen automatisere ennå mer, og f.eks. å opprette en cronjobb som sender ut fakturaer.

Når vi får inn endringsønsker etter at faktura/hovedfaktura er sendt ut så er prosedyren:

1. Kjør ut en kreditnota i sendregning, på hele den opprinnelige fakturaen. La den bli sendt på epost eller papir etter medlemmets ønske.
2. Endre i medlemsregisteret til å si at 2011-faktura ikke er laget, på bedriften og samtlige medlemmer tilnyttet den aktuelle bedriften.
3. Legg inn endringene (utmelding/innmelding)
4. Kjør fakturering på nytt.

Hvordan sende ut faktura manuelt og ignorere rabatten?

Denne brukes når du vil generere innmelding.xml uten å ta hensyn til Rabatten. Dette er nyttig for de som skal faktureres på slutten av inneværende år. Da vil normalt rabatt på 25% inntre da de ikke normalt vil bli med på USENIX før i april.

../tools/medlemsliste-makeinvoices -F

• Alternativt kan du editere innmelding.xml manuelt. Dette gjør du også hvis du må legge til en ekstra linje med info.

Send faktura manuelt slik:

../tools/sws-test -a send -t invoice -X innmelding.xml

Oppdater fakturaperiode i medlemsliste og sjekk inn.

• Ferdig!

Sende ut purring

Påminnelse om manglende faktura ved hovedforfall. Dette gjøres i god tid før jul!!!

Forslag til faktura- og purrerutine:

1. Hovefakturering kjøres i slutten av oktober med 30 dagers betalingsfrist.
2. Første purring kjøres ca. 1 uke etter forfall, etter at alle innbetalinger på forfall er registrert i medlemsregisteret.
3. Ny purring ca 1 uke før rapporten til Usenix skal sendes (dvs. ca 20. desember).
4. Siste purring kjøres i midten av januar.
5. Senere purringer sendes etter behov, for å fange opp ubetalte fakturaer som er utsendt gjennom året.

cd nuug/styre
../tools/medlemsliste-dump -pmLE - for å se listen
../tools/medlemsliste-dump -pmLE > epostliste.txt
../tools/mass-mail mal-mangler-kontingent.txt epostliste.txt

Hente ut PDF-utgaver av fakturaen til arkivet

for n in $(seq 2739 2912) ;
do
  ~/src/nuugcvs/nuug/tools/sws-test -d -x \
    "<select><invoiceNumbers><invoiceNumber>$n</invoiceNumber></invoiceNumbers><format>PDF</format></select>"
  mv output.pdf 2007-ut-faktura$n.pdf
done

Hente informasjon om betalte fakturaer

cd nuug/styre/
../tools/sws-test -d -x \
    "<select>ALL<where><states><state>paid</state></states></where></select>"

Registrer innbetalinger i medlemsregisteret

Denne metoden er ikke trygg, da den registrerte fakturaer som er trukket tilbake (med kredittnota) som om de er betalt.

cd nuug/styre/
../tools/medlemsliste-check -w # Sjekk konsistensen i fila
../tools/sws-test -d -x \
    "<select>ALL<where><states><state>paid</state></states></where></select>" > betalt.xml
vi betalt.xml # Fjern alle innbetalinger som ikke gjelder inneværende kontingentperiode
../tools/medlemsliste-makeinvoices -p betalt.xml > foo && mv foo medlemsliste.csv
../tools/medlemsliste-check -w # Sjekk konsistensen i fila
cvs commit -m "CVS_SILENT Registrert innbetalinger." medlemsliste.csv

Et script som er litt sikrere og som slår opp fakturanummer kan brukes slik:

cd nuug/styre/
../tools/medlemsliste-regbetaling 1266 1336
cvs commit -m "CVS_SILENT Registrert innbetalinger (RT #1234)." medlemsliste.csv

*Funket ikke på UIO 101073 november 2012 * Den ser ut til å sette _alle_ bedriftsmedlemmer betalt, selv om de er utmeldt Den vil ikke sjekke